أفضل ممارسات الشراء للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم
نُشِر في Apr 04, 2023 at 03:04 PM
تعتبر أفضل ممارسات الشراء مهمة ليس فقط للمؤسسات الكبيرة ولكن أيضًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs).
مع الموارد المحدودة، تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة العديد من التحديات التي تواجهها الشركات الكبرى عندما يتعلق الأمر بإدارة سلسلة التوريد والمشتريات.
في هذه المقالة، ستجد أفضل ممارسات الشراء للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وأفضل طريقة لاستخدامها.
ما هو مفهوم الشراء؟
هو عملية تأمين السلع أو الخدمات لتلبية احتياجات الشركة، أي يمكن استخدام مصطلح " المشتريات " للإشارة إلى كل من تخطيط وتنفيذ هذه الأنشطة.
كما أن المشتريات هي جزء مهم من أي عمل تجاري، خاصة للشركات الصغيرة ذات الميزانيات والموارد المحدودة. مما يعني أن الشركات الصغيرة تحتاج إلى فهم كيفية عمل المشتريات لاتخاذ قرارات ذكية حول كيفية إنفاق أموالها.
ما هي أفضل ممارسات الشراء؟
هناك العديد من الممارسات الرئيسية التي يجب اتباعها عند إدارة ممارسات الشراء للشركات الصغيرة والمتوسطة:
- حدد الموردين الرئيسيين في وقت مبكر:
عند بدء أي عمل تجاري جديد، من المهم اختيار الخيار الأرخص عندما يتعلق الأمر بشراء المستلزمات والمواد.
ومع ذلك، قد لا تصب هذه الاستراتيجية في مصلحتك بمرور الوقت إن كنت تعمل مع بائعين غير موثوقين أو بائعين لا يقدمون خدمة عملاء جيدة.
لكن إذا كنت تبحث عن أفضل ممارسات الشراء، فابحث عن الموردين الذين يقدمون منتجات عالية الجودة بأسعار تنافسية حتى يكونوا موجودين عندما تحتاج إليهم في المستقبل.
لا سيما أنه سيكون لدى هؤلاء البائعين أيضًا قوة تسعير أفضل مع مورديهم، مما يعني أنه يمكنهم توفير مدخرات لك.
- لا تخف من التفاوض:
أنت لست مجرد زبون، أنت أيضًا صاحب عمل يريد أفضل سعر ممكن لمنتجاته، فعند التفاوض على الأسعار عليك محاولة طلب صفقة أفضل مما هو موجود في عرض الأسعار من المورد الخاص بك.
لا تخف من طرح أسئلة حول هيكل التسعير الخاص بهم ولماذا اختاروا أرقامًا معينة بدلاً من أرقام أخرى.
ضع في اعتبارك أيضًا السؤال عما إذا كانت هناك أي خصومات أو عروض خاصة متاحة قد تؤدي لخفض التكاليف المترتبة عليها بشكل أكبر.
- ابحث عن موردين متعددين:
من المهم للشركات الصغيرة أن يكون لديها أكثر من مورد واحد لكل منتج أو خدمة ترغب بشرائها بحيث إذا فشل أحد الموردين أو توقف عن العمل، يمكن للآخرين تقديم منتجات أو خدمات مماثلة.
وهذا يضمن عدم حدوث اضطرابات في سير عمليتك الإنتاجية أو خطتك التسويقية فقط لمجرد عدم توفر السلع أو المنتجات التي تحتاج إليها.
- إنشاء نظام إدارة المشتريات
يمكن أن تساعد أنظمة إدارة المشتريات الشركات الصغيرة في إدارة أوامر الشراء والموردين والعقود والمستندات الأخرى المتعلقة بعملية الشراء.
كما يمكن أن توفر هذه الأنظمة معلومات حول شروط وأحكام العقد، بالإضافة إلى حالة الطلب وأوقات التسليم أي أنها تساعد على نجاح استراتيجية محاسبة الأعمال الصغيرة.
- استخدم تقنية الرافعة المالية:
تعد تقنية الرافعة المالية طريقة رائعة لتقليل التكاليف والتأكد من حصولك على أفضل سعر ممكن لمنتجاتك.
إذا كنت تبيع عبر الإنترنت، يمكنك التحقق من تطبيق Amazon's Price Check، والذي يتيح للمتسوقين مسح الرموز الشريطية للعناصر التي يرغبون في شرائها باستخدام هواتفهم الذكية حتى يتمكنوا من معرفة ما إذا كانت أرخص في المتاجر الأخرى قبل اتخاذ قرار الشراء.
وبالمثال هناك العديد من الأدوات التقنية التي تساعدك في العثور على أفضل الأسعار لمنتجاتك وخدماتك، مثل:
- مواقع مقارنة الأسعار.
- تطبيقات مراقبة الأسعار.
- أدوات مواقع الويب التي تعرض الأسعار الحية من الموردين الآخرين.
- استعن بأخصائي مشتريات:
يمكن أن يساعدك تعيين مدير مشتريات محترف في تحقيق أقصى استفادة من مشترياتك دون ان تتحمل الكثير من التكاليف.
لا سيما أن متخصصو المشتريات لديهم خبرة في التعامل مع العقود المعقدة وخطوط الإنتاج ويمكن أن يساعدوك في العثور على بائعين جدد والتفاوض على أسعار أفضل من أسعار الموردين الحاليين.
إنهم يعرفون أيضًا كيفية الامتثال للوائح الحكومية حتى لا تتعارض مع أي عملية شراء ترغب بالقيام بها سواء داخلية أو خارجية.
- إدارة تنفيذ العقود الرقمية:
إدارة العقود هي عنصر حاسم في عملية الشراء لأي عمل تجاري، من المهم أن يكون لديك نظام يسمح لك بتتبع جميع العقود الخاصة بك، سواء تم توقيعها إلكترونيًا أم لا حتى تتمكن من إدارة الامتثال والتأكد من أن شركتك تحقق أقصى استفادة من كل عقد.
لحسن الحظ، يتيح لك برنامج إدارة العقود إجراء جرد لجميع العقود الحالية الخاصة بك، بما في ذلك العقود الموقعة والعقود التي لا تزال قيد التفاوض، كما يتيح لك أيضًا تتبع أي تغييرات يتم إجراؤها على كل عقد بسهولة، بالإضافة إلى تاريخ انتهاء صلاحيته.
ختامًا،
الامتثال لـ أفضل ممارسات الشراء مهم جدًا لنجاح عملك، لا سيما أن هذه الممارسات يمكنها مساعدتك في اكتساب ميزة تنافسية وتقليل التكاليف وإدارة المخاطر.
والخبر السار هو أنه لم يفت الأوان للبدء في تحسين عملية الشراء لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة، إذ توفر دورات تدريبية في المشتريات في دبي معرفة المزيد حول المشتريات وأفضل السبل لإدارتها.
