وظيفة مدير المشتريات وأثرها الجوهري على نجاح واستمرار المنظمة

نُشِر في Aug 19, 2021 at 06:08 PM

تمثل وظيفة الشراء نشاطاً جوهرياً في مختلف المشروعات لدورها الرئيسي في توفير مئات الأصناف من المواد والمهمات والمستلزمات التي تتطلبها ظروف الإنتاج, ولا تعتبر هذه الوظيفة مجموعة من الخطوات أو الإجراءات التنفيذية لإتمام طلب الشراء, بل أصبحت تحتل مكانة عالية في الخرائط التنظيمية في مشروعات الإنتاج والخدمات على السواء.

إن دور إدارة المشتريات في الحصول على المواد والمهمات والخامات بالكمية المناسبة لغرض الاستخدام ومن مصدر الشراء المناسب وبالسعر والجودة وفي الوقت المناسب له وزن جوهري في التأثير على نسبة الأرباح واقتصاديات الأداء الخاصة بالمنظمة.

ماهية وظيفة الشراء

إن وظيفة الشراء هي تلك الأنشطة التي تحصل المنشأة عن طريقها على مختلف احتياجاتها من المواد والمهمات والمستلزمات والآلات والمعدات والخامات وذلك بالكمية والجودة والسعر والوقت ومن مصدر الشراء المناسب, بما يحقق استمرار عمليات الإنتاج والتشغيل, وبما يتفق وظروف المنشأة, وبما يحقق أهدافها بدرجة عالية من الكفاءة والاقتصادية في الأداء.

وتمتد أنشطة الشراء لتشمل تغطية كافة الأبعاد المتعلقة بالاحتياجات من حيث الكمية المناسبة بما يتفق وطبيعة ونوع المنشأة ونوعية إنتاجها ومنتجاتها, وكذلك فحص جودة المشتريات للتأكد من صلاحيتها وموافقتها للشروط قبل استلامها.

وتمارس في مختلف أنواع المشروعات سواء كانت عامة أو خاصة, كبيرة أو صغيرة, صناعية أو خدمية, هادفة أو غير هادفة إلى الربح.

التطور الذي صاحب مفهوم نشاط الشراء

تطورت وظيفة الشراء تدريجياً خاصة في المشروعات الكبيرة, وكبر حجم الإنتاج والتطور الصناعي وأصبحت حديثاً إدارة, لها جوانبها التخطيطية والتنظيمية والرقابية, كما لها موقع على خريطة التنظيم الإداري في المشروعات, يتساوى مع مستوى الإدارات الرئيسية.

بلغ التطور في هذا المجال ذروته حينما أدركت الإدارة الحديثة أن جهاز الشراء ومراقبة الإنتاج وقسم المناولة والشحن والتخزين أقسام ذات علاقة وثيقة ببعضها, كما أنها أنشطة متكاملة وأن هذه الأقسام تعمل معاً لتحقيق الهدف العام للمشروع, لهذا أصبحت هذه الأنشطة تخضع معاً تحت سلطة وإشراف مدير واحد وهو مدير إدارة المواد والمهمات أو مدير المشتريات.

أهمية تقييم أداء العقود

إن تقييم  أداء عقد معين بشكل دائم ومنتظم أمر هام لضمان توفير الخدمات والسلع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية المقررة, والوفاء بمعايير النوعية, ولاسيما للعقود الأكثر تعقيداً والأعلى درجة من المخاطر.

ويتضمن التقييم في مرحلة ما بعد منح العقد على عدة أنشطة لضمان أن يفي تسليم الخدمات بالشروط. ويشمل ذلك تحديد معايير الأداء, مثل مؤشرات الأداء الرئيسية, وقت صياغة العقود, وتقديم موارد كافية للتقييم, وقوة عاملة مدرّبة للإشراف على أنشطة المتعاقد.

أوجه القصور في مجال عقود الشراء

رغم الجهود الكبيرة التي تبذلها العديد من المؤسسات من أجل تعزيز رصد العقود بإصدار توجيهات وإجراءات رصد محسنة, أفيد أن الرصد لا يحظى بأولوية عالية في دورة حياة الشراء, حيث كان الهدف الرئيسي لكبار المديرين وموظفي العقود هو إتمام عملية منح العقود في الوقت المناسب, لدعم تنفيذ البرنامج ودعم المستفيد من الخدمة.

ومن نقاط الضعف الرئيسية في معظم المؤسسات هو الافتقار إلى مؤشرات أداء رئيسية مدروسة في مراحل إعداد العقد تتيح الرصد الفعال للأداء أثناء تنفيذ العقد. بالإضافة إلى أن الافتقار إلى التدريب في أنشطة إدارة العقود بعد منحها.

الموارد البشرية وبناء القدرات

إن التحدي الذي يواجه العديد من المؤسسات هو التدريب المنهجي لموظفي المشتريات, ومديري العقود. وقد اقتنى عدد من المؤسسات إقراراً منها بالحاجة إلى التدريب, أو استحداث دورات تدريبية في مجال الشراء وإدارة العقود وذلك لبناء قدرات الموظفين العاملين في مجال إدارة العقود في مرحلة ما بعد منحها مما يؤدي إلى معالجة مسائل تعاقدية حاسمة. 

خاتمة

وعليه فإن وظيفة الشراء تحكمها مجموعة من المبادئ والأهداف التي تساهم جميعها في خدمة أهداف المنشآت والنشاطات الأخرى فيها, كما أنها أساس في نجاح أو فشل المنشآت الاقتصادية. وعند الحديث عن وظيفة الشراء لا يمكن إغفال وظيفة التخزين التي تقترن بها, فهما معاً تشكلان المنفذ الرئيسي التي تعتمد عليه المنشآت في مواجهة ظروف المنافسة في الوقت الحاضر, واحتلتا مكانة بارزة على الخريطة التنظيمية للمنشأة. وأصبحت المنشآت تنظر لهاتين الوظيفتين من حيث أهميتها ودورهما الفاعل في تحقيق الأهداف والغاية التي تسعى لها.

بإمكانكم تطوير مهاراتكم من خلال حضور دورات تدريبية في إدارة المشتريات في لندن أو دورات إدارة العقود و المناقصات في دبي و اسطنبول