5 نصائح لتحسين إدارة العقود في مؤسستك
نُشِر في Jul 12, 2022 at 11:07 PM
غالبًا ما يتم التعامل مع نظام إدارة العقود بشكلية بحتة على اعتبار أن عملية إبرام العقد هي أمر أشبه بالروتيني ليس أَكثر من ذلك ولا أقل. إلا أن الحقيقة على عكس ذلك تمامًا لا سيما أنه يمكن وصف عملية إدارة العقود بأنَّها الركن الأساسي القادر على زيادة قدرتك التنافسية في العديد من الأعمال التجارية.
ناهيك عن ذلك، تلعب إدارة العقود دورًا رئيسيًا في وقايتك من العديد من المشاكل محتملة الحدوث لاحقًا كانخفاض الإنتاجية والمشتريات، وضعف القدرة على إنشاء قاعدة جيدة من العملاء، إلى جانب العديد من المشكلات التي يدور محورها في أفق المسؤولية.
بصفتك مُدير العقود في إحدى الشركات الرائدة فأنت مسؤول عن صياغة عقود المناقصات إلى جانب المستندات اللازمة ذات الصلة ومن ثم حفظها ضمن أقراص صلبة تسهّل عملِية الوصول إليها في وقت لاحق.
ليس هذا فحسب، إذ تقع على عاتقك مهمة إعداد وتطوير قوائم مرجعية تحدد منهجا واضحاً لإدارة العقود المبرمة في مؤسستك، جميع هذه المسؤوليات تجعلك ذا افتقار شديد لمعرفة استراتيجيات إدارة العقود بالشكل الصحيح.
لماذا تعد إدارة العقود أمر بالغ الأهمية (Contracts Management)؟
غالبًا ما تقع الشركات التي تمتلك نظامًا معقدًا وشبكة لا نهائية من العُملاء والموظفين رهينةً للفوضى وضعف القدرة على وضع خطة إدارة منظمة للحفاظ على أعمالها المختلفة وتحسينها.
على الرغم من أنها لو امتثلت لقواعد إدارة العقود والمناقصات لضمنت نموعلامتها التجارية بشَكل سريع وقانوني (legal)، لا سيما أنَّ عملِية إنشاء العقود وتنفيذها وتحليلها ستتكفل في إبعادها عن العديد من المخاطِر الناتجة عن سوء الإدارة والتنظيم.
إلى جانب ذلك هناك العديد من المهام والمزايا المحققة من عملية إدارة العقود والاتفاقيات نذكر منها:
- زيادة الكفاءة داخل مؤسستك في حال اتباع نظام الأتمتة في إِبرام العقود.
- تبسيط إنشاء التفاوض والعقود عن طريق تحديد الشروط والأحكام المطلوبة.
- إدارة العقد تفيد في تَطوير العلاقات وعمليات التواصل بين المشاركين في المشاريع.
- تنفيذ المشروعات بصورة أفضل من خلال الامتثال لـ كافة الأنشطة المذكورة ضُمن بنود العقد.
- تهدف إدارة التعاقد إلى تسهيل متابعة عَمليات الدفع والاستلام داخل كل مشروع متكامل.
ما هي أهم الخطوات الواجب اتباعها في عملية إدارة العقود؟
تتطلب الإدارة الفعالة لـ عقودِك التجارية عدة خطوات واضحة ومجربة عليك اتباعها حتى تتمكن من جني ثمار هذه العملية بشَكل أسرع. تتلخص هذه الخطوات في 5 مراحل عليك الامتثال لها ومحاولة الاهتمام في تطبيقها بصورة عملِية.
1- حدد احتياجاتك التعاقدية
كونك تتولى مهمة إدارة العقود والمشتريات فيجب عليك فهم احتياجات مؤسستك التجارية والهدف وراء تحصيلها، أيضا تَحديد المخاطِر المتعلقة والمترتبة على عدم تأمينها.
ما يساعدك على إنجاز هذه الخطوة بالشكل المطلوب هو التواصل مع كافة الموظفين داخل قطاعات مؤسستك و طلب تزويدك بقائمة تحتوي على جميع متطلباتهم.
كذلك الرؤية الواضحة لشركتك وتحديد الالتزامات المترتبة عليها سيلعب دورًا هامًا في اختيار الأشخاص المعنيين بتلبية احتياجاتك كما ترغب وأكثر.
2- اهتم في صيغة العقد المبرم بينك وبين الطرف الآخر
تشمل إدارة العقود التفاوض على الشروط والأحكام في العقود، لذا ضع قوالبًا معتمدة ومختلفة الاستخدام مهيأة للعقود الفورية وتعكس رغبات واحتياجات مؤسستك، مثلًا ضع نموذج لصفقات الترخيص وآخر للخدمات المهنية، وواحدًا للشركات العامة.
اتباع استراتيجية كهذه سيبسط إدارة العقود بكافة أشكالها، ويجنبك من إدخال المشتريات أو الخدمات غير اللازمة إلى محتوى العقود الحكومية أو الخَاصة التي تقوم في إبرامها لصالح مؤسستك.
لكن احرص دومًا على تحديث نماذج العقود الخاصة بمؤسستك حتى تتمكن من إدارة المناقصات المقامة بينك وبين الطرف الآخر بالشكل الذي يخدم مؤسستك.
3- تفاوض على عقودكَ
هذه المرحلة ستتطلب الكثير من مهارات الذكاء، لا سيما أنها تعتبر مرحلة صعبة نوعًا ما، ذلك بسبب احتمالية إخفاقها، حيث أنها تعتمد بشكل رئيس على فن المفاوضات مع الأطراف المتعاقدة.
كذلك لا بد من معرفتك بمهارات وقوانين العقود، وامتلاك أنواع خَاصة من مهارات الكتابة القانونية والإبداعية، علاوة على ذلك ستحتاج إلى كسب ثقة الطرف الآخر لتتمكن من إقناعه.
كل ذلك سيتطلب منك إعداد برنامج قوي ومعتمد للتحكم بكَافة العقود التفاعلية التابعة لمؤسستك، وحتى لا تبذل جهدًا إضافيا في كل عملِية إِبرام للعقود.
4- احصل على موافقة أرباب العَمل
سواء كنت تعمل في إحدى الشَركات الناشئة أو منظمة متوسطة الحجم أو حتى بكونك عنصراً من مؤسسة صغيرة الحجم، ستجد أن عملِية الموافقة على عقودِك المقترحة قد لا تكون بالسهولة التي تتوقعها.
لذا عليك الرجوع إلى الإدارات المتكفلة في تمويل المَشاريع بكل حركة وسكنة، حتى لا تعرض نفسك إلى المساءلة في حال حدوث خطأ غير محتمل يتعلق في العروض والخدمات المنصوص عليها ضُمن العقد.
ناهيك عن ذلك إن عملِية تقديم كافة المعطيات التي تختص بعقود مؤسستك لأرباب العَمل ومموليه ستسهم في توثيق هذه العقود وعدم تعرضها للمراجعة فيما بعد.
5- قم بتوقيع العقد
أخيراً حان وقت حصاد ثمار جهدك المبذول لزيادة إيرادات مؤسستك بتأمين وإدارة ما تحتاج إليه من خدمات واحتياجات، لكن لا تجعل تلك الفرحة تلهيك عن المسؤولية التي قد بدت واضحة الآن.
فإن كنت تنتمي لبعض الدول التي باتت تعترف بما يسمى التوقيع الإلكتروني، فاحرص على إجراءك لجميع العقود بالطريقة الإلكترونية لأنها الأسهل والأسرع والأضمن.
أما إن كنت تنتمي لدول لا تعترف بالتوقيعات الإلكترونية كتوقيعات معتمدة فهنا الأسلم لك وللطرف الآخر هو إجراء العقد كتابياً وبشكل يدوي.
نصائح عامة لإدارة عقودك بصورة أكثر فعالية:
إن كنت ترغب في تعزيز قدرتك التنافسية، وبناء سمعة قوية في السوق، وزيادة هامش الربح الخاص بك، فلا بد لك من الامتثال لنصائح الخبراء والمختصين في هذا المجال.
فيما يلي أبرز 5 نصائح ستمكنك من إدارة عقودِك بصورة تضمن بها تحقيق رغباتك وتطلعاتك في بناء علامة تجارية معروفة وموثوقة عند العُملاء.
1- وحّد عملية إنشاء العقود
تعتبر عَملية إنشَاء مسودات العقود الجزء الأكثر استهلاكا للوقت، غير أن أمر الصياغة للعقد (Contract drafting) بصورة فورية ومستعجلة قد تجعلك عرضة للخطأ، لذا عَملية توحيد النظام الأساسي لـ إدارة العقود ستصلح جَميع هذه المشكلات.
2- راجع عمليات عقودِك الحالية بانتظام وتأكد من إيجابية نتائجها
إن كنت ترغب في إيصال مؤسستك إلى الحد الأقصى من الكفاءة، فقارن أساليبك الحالية في عَمليات إدارة العقود مع مؤشرات الأداء المرنة والرئيسية التي تطمح بالوصول إليها. لا سيما أن قيامك بمثل هذه الإجراءات سيعطيك نظرة مستقبلية عن كيفية إدارة العقود القادمة التي من المتوقع أن تبرمها.
3- قم بتقييم ومراقبة مخاطر العقود
ليس هناك شيئًا إيجابيًا إلا وسيقابله آخرًا سلبيًا، لأجل ذلك لا بد من احتواء عقودِك التي أبرمتها على مخاطر لم تتمكن من تجنبها، لذا يجب أن تعرف ماهية هذه المخاطر وتخفيف آثارها الواقعة على مؤسستك، وذلك بإعداد استراتيجيّة خاصة تضمن تحقيق ذلك.
4- جمِّل سمعة مؤسستك عبر الإدارة الجيدة لعقود العمل
إحدى فوائد إدارة العقود أنها تسهم إسهامًا واضحًا في تحسين سمعة مؤسستك، وذلك عبر إنشَاء اتصال جيد مع العُملاء، ويتولى قسم إدارة العقود عَملية الإنشاء هذه، ذلك من خلال القيام بالعديد من الممارسات التي ستشعر عملائك بمدى سهولة التعامل معك مما سيضمن لك استمرارهم في العودة إليك بدلاً من البحث عن منافسين آخرين.
5- حقق التوازن بين أمن بيانات العقود وسهولة الوصول إليها
من المهم صيانة بيانات عقودِك من المحتالين والمخترقين، إلا أنه يبدو أمراً صعبا في ظل حاجتك الملحة إلى الوصول إليها بأقصى سرعة وأقصى سهولة ممكنة، لذا عليك استخدام أنشطة التخزين السحابي الفعالة في تحقيق هذا التوازن بنجاح.
ختاماً،
ستساعدك نصائحنا المذكورة أعلاه لإعداد اتفاقيات وعقود بالشكل الأمثل، كما أنَّ اتباعك للخطوات المدروسة في إدارة العقود وتنظيمها سينعكس إيجابًا على كافة الاستراتيجيات والأنظمة المتبعة في قطاع مؤسستك.
لكن إن كنت تطمح إلى تطوير مهاراتك وخبراتك في مجال إدارة العقود فيمكنك حضور بعضًا من الدورات التدريبية المعنية في هذا المجال مثل دورات إدارة العقود في لندن، لا سيما أن التحاقك بمثل هذه الدورات سيضمن حصولك على المؤهلات والمواصفات المطلُوبة لاحتلال منصب مدير العقود في أي من الشَركات الكبرى والرائدة.
