تطوير مهام المساعد الاداري: نحو إدارة أكثر فعالية

نُشِر في May 04, 2024 at 07:05 PM

تتغير مهام المساعد الاداري في بيئة التطور سريعة النمو اليوم وأصبح للمساعدون الإداريون دورًا ملحوظًا في دعم الكفاءة العملية والفعالية في المنظمة، بصفتك مساعد إداري فأنت من المكلفين بمساعدة الشركة على تبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية وإدارة المهام العامة وتقديم مختلف المساعدات التنظيمية، فما هي واجبات المساعد الإداري وما هي المهارات المميزة التي يحتاجها في المهنة وكيف تصبح مساعد محترف؟ جمعنا لك أفضل النصائح والممارسات في هذا الدليل.

ما هي مهام المساعد الاداري؟

بدايةً، إليك مجموعة من المهام الروتينية والواجبات التنظيمية الخاصة التي يجب عليك القيام بها ضمن وظيفة المساعدة الإدارية:

1. تنظيم المكاتب: التأكد من إعداد المكتب وتنظيم الملفات وصيانة المعدات والحفاظ على مساحة العمل مرتبة.
2. إدارة المراسلات: تنظيم الرسائل والرد على الاستفسارات والمكالمات وأشكال الاتصال وإعادة توجيهها.
3. إدارة المستندات: تنظيم التقارير والفواتير والمستندات المهمة وإرسال واستقبال الاستمارات.
4. البحث: جمع المعلومات وإعداد القوائم ورصد مصادر البيانات الرئيسية.
5. الجدولة: ترتيب الاجتماعات والمقابلات والمواعيد وخطط المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق. 
6. استخدام البرامج: برامج إنشاء جداول البيانات الإلكتروني ومعالجة النصوص وغيرها.
7. الإشراف والمتابعة: متابعة طلبات الموظفين الجدد وتنفيذ الإجراءات الادارية وإدارة المواعيد.

ما هي مهارات المساعد الإداري؟

هناك العديد من المهارات التي يجب على المساعد الإداري أن يتحلى بها وأن يعمل على تطويرها باستمرار، وتشمل:

- مهارة التواصل

يعد الاتصال الفعال من أهم المهارات الناعمة والمطلوبة في العمل الوظيفي، وهي تشمل الاستماع النشط والقدرة على استقبال المعلومات وإرسالها بشكل واضح ولبق، فيتطلب الاتصال اللفظي المباشر الاهتمام بلغة الجسد وردود الفعل ونبرة الصوت والاستماع النشط عبر المكالمات الهاتفية أو الشخصية. 

- مهارة الكتابة

ومن المهم أن يتمتع المساعد الإداري بمهارات الكتابة الصحيحة بما في ذلك ترتيب علامات الترقيم والقواعد النحوية والإملائية الصحيحة والتنسيق والصياغة ونبرة الصوت في الرسالة، فإن الممارسات الإدارية الفعالة للمساعد الإداري دائمًا ما تتطلب العمل على جميع المهام الكتابية اللازمة واحترافها لتجنب الأخطاء.

- مهارة حل المشكلات

الهدف من تطوير مهام المساعد الإداري في المقام الأول هو القدرة على التخلص من أكبر عدد من المشكلات التي تواجه فريق الإدارة العام، فتتوقع الإدارة القيام بجميع الواجبات التنظيمية التي تشمل تقديم الدعم والمساعدة في تحديد الأولويات والمشكلات والأعباء التي يشتكي منها العاملين والمديرين، وأن يكون المساعد الإداري قادر على اقتراح الحلول السريعة والتغلب على هذه التحديات في حال حدوثها.

- المهارات التنظيمية

بما أن التنظيم وجدولة أعمال الإدارة هي من أبرز جوانب مهام المساعد الإداري المطلوبة، فتركز الشركات ذات الرؤية الطموحة على تنمية هذا النوع من مهام المساعد الإداري في أقسامها من خلال توفير الدورات التدريبية في السعودية التي تجعل من الموظف شخص قادر على إدارة ذاته وشركته من خلال التخطيط الذكي والإداري وتقديم واجبات المساعد الإداري العامة لقسمه بنجاح.

- التكنولوجيا والمعرفة التقنية

أيضًا، من مهام ومسؤوليات المساعد الإداري هي التعليم المتقدم ومعرفة كيفية استخدام الحسابات عبر الانترنت مع إتقان التعامل مع البرامج الشائعة مثل خدمة البريد الالكتروني أو إدارة الإجتماعات او الفعاليات عبر المنصات الرقمية أو استخدام برامج حفظ المجلدات وإدارة الوقت والبحث عن الموقع المطلوب بسهولة.

- الاهتمام بالتفاصيل

كن منظمًا ودقيقًا للغاية فيما يتعلق بجمع البيانات وإدخالها أو حتى جرد المعلومات المحسابية مثل الأصول أو الراتب بحال كانت من ضمن مهامك، واهتم بأصغر التفاصيل داخل الهيكل التنظيمي وعند مراجعة المستندات الصادرة والواردة، وتعلم تنفيذ جميع مستلزمات ومهام الوظيفة من خلال حضور الدورة التدريبية المختصة من هيئة معتمدة.

كيف تطور مهاراتك كمساعد إداري؟

لتصبح مساعد إداري مؤهل ومحترف، إليك بعض النصائح التي يمكنك اتباعها:

- احصل على التدريب الفعال

تابع التدريب والتطوير المستمر بحسب التخصص المطلوب في مجال عملك، واحصل على المستوى الأعلى من المعرفة بالتحديثات والمستجدات والأدوات التقنية الجديدة والاستراتيجيات المختلفة المتبعة، من خلال الانضمام إلى دورات تدريبية في دبي.

- اكسب الخبرة العملية

قم بملاحقة الجهات التي تعلن عن وظائف المساعدين الإداريين ومن ثم التقدم لتحصل على فرصة تطوع أو وظيفة في منصب اداري مؤقت بهدف تعزيز مهاراتك وكسب الخبرات العملية، وكن على اطلاع دائم على أفضل الممارسات التي ستعزز من قدراتك المهنية.

- استفد من الشبكات المهنية والخبراء

حاول الانضمام إلى المحترفين والمهنيين في مجال عملك لتكسب منهم أفضل الاستراتيجيات والنصائح حول مجال عملك لتكون على دراية بمتطلبات الأقسام التي ستتعامل معها، واطلب التغذيات الراجعة من المدير المسؤول عنك لتتعرف على نقاط الضعف والقوة التي تتمتع بها.

وأخيرًا، إضافةً إلى دور التجربة العملية ومعرفة الأدوات الأساسية للمساعدة الاحترافية ضمن مهام المساعد الإداري، تذكر أهمية تطوير مهاراتك والتحسين المستمر لقدراتك العملية والذهنية من خلال الكورسات التدريبية في دبي لتضع نفسك في خانة المساعد الإداري المحترف والفعال الذي سيكون من الصعب الاستغناء عن مهامه ضمن المؤسسة.