السكرتير الفعال: الأدوار والمسؤوليات والتحديات
نُشِر في Aug 20, 2022 at 09:08 PM
عندما يذكر أمامنا هذا اللقب الوظيفي "السكرتير الفعال" فغالبًا ما يخطر إلى أذهاننا تلك المهام التقليدية المتمثلة في تنظيم جداول المواعيد ومساعدة المسؤول الإِداري ببعض مهامه بالإضافة إلى تحديد أوقات الاجتماعات اللازمة وما إلى ذلك من المهام التي لا تتطلب أي مهارات عالية.
لكن ومع موجة التطور سريعة الخطى التي يشهدها العالم ككُل، كان لمفهوم السكرتارية حظه من هذا التطور فتوسعت مهام السكرتير الفعال واستعيض عن هذا المسمى الوَظيفي بمسميات أخرى أكثر ملائمة وأكثر تخصصًا، مثل "المساعد الشخصي" و "مدير المكتب".
أيًّا كان اللقب الذي يطلق عليه، لا شكّ أن دور السكرتير داخل أي شركة أو منظمة يمثل العمود الفقري لها، أي من الصعب أن تقام أي مؤسسة ما لم ترتكز على الأدوار الأساسية للسكرتير الفعال.
لكن يبقى التساؤل المطروح من أين أتت هذه الأهمية الكبيرة للسكـرتيــر الفعال بل وما هي أدوار ومَسؤوليات هذا المنصب الوَظيفي، وما هي أبرز التحديات التي ستواجهك بصفتك السكرتير الناجح في شركتك، هذا هو تمامًا ما سنجيبك عليه ضمن هذا المقال.
من هو السكرتير الفعال (Effective Secretary)؟
كما تحدثنا سابقًا هناك عدة مسميات وظيفية تطلق على مفهوم "السكرتير الفعّال" لكن إن أردنا أن نتحدث عن هذا الدور الوَظيفي بشكل عام فيمكننا وصف السكرتير بأنه المحترف الإداري الذي تقع على عاتقه مهمة التأكد من أنَّ كافة أمور العمل تجري على ما يرام.
أي أنه الدَّور الداعم الذي يقوم بالمهام الإدارية لمساعدة مجموعة صغيرة ضمن المؤسسة أو حتى فرد واحد، فمثلًا ينفذ المراسلات التجارية ضمن مكتب المدير ويتولى مهمة تنظيم أعماله المكتبية إلى جانب قيامه بتنسيق الأعمال الإِدارية.
فضلًا عن ذلك، إنَّ مهام السكرتير الإداري لا تنحصر ضمن مجال واحد، أي أن طبيعة عمله الموسَّعة تمكنه من العَمل في شتى أنواع المجالات كالريادة والطب والقانون والمؤسسات التعليمية وغيرها.
ما هي مهام ومسؤوليات السكرتير الفعال؟
يمكن أن تتحول أدوار السكرتير الخاص من يوم لآخر بل من ساعة لأخرى وذلك تبعًا لاحتياجات صاحب العمل ومتطلباته، حيث تم تصنيف وظيفة مدير المكتب أو السكرتير الفعال بأنها إحدى أكثر الوظائف تشعُّبًا وأكثرها احتياجًا لاكتساب الصفــات الشخصيــة والعمليــة والمهنيـــة.
على سبيل المثال من الضروري اكتساب مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتارية، كما يجب أن يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة لديه، بالإضافة إلى إتقان فن الاتيكيت، إلى جانب بعض مقومات التفكير الإبداعي، وذلك لنجاح السكرتير التنفيذي في تأدية أدواره ومسؤولياته.
فما هي أهم هذه الأدوار والمسؤوليات؟
- استقبال رسائل البريد الإلكتروني والتواصل على الهاتف.
- تَقديم التقارير والفواتير بشكلٍ دوري بعد طباعتها.
- استخدام بعض الأنظمة المبتكرة في ترتيب الملفات.
- تنفيذ القرارات الإِدارية بالشكل المطلوب وتفعيلها.
- التفاوض الفعال وإقامة الفعاليات المختلفة.
- إعداد وكتابة جداول أَعمال المدراء وتنظيمها.
- التَواصل الفعال مع باقي أقسام المنظمة.
- إدارة سياسات العَمل داخِل المكاتب.
ما هي التحديات العامة التي تواجه السكرتير الفعال؟
غالبًا ما يواجه السكرتير الفعال عددًا لا يحصى من الضغوطات الخارجية والنفسية نظرًا للكم الهائل من الأعباء الملقاة على عاتقه وحده، علاوةً على مجموعة التحديات التي تتصدى لنجاحه وتعيق تنمية مهاراته كسرتير.
فما هي هذه التحديات وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال؟
- فهم الأعمال
إذ يقع على عاتق السكرتير الفعال فهم أعمال المُنظمة التي يعمل بها حيث أن ذلك يشكِّل أهمية أكبر من الإلمام بالنواحي الأخرى كالتكنولوجيا والبرمجيات، بحيث يكون قادرًا على تقديم الاقتراحات البناءة في أي وقت وضمن أي مَجال.
- عدم المساواة المهنية:
تتجه أغلب سلوكيات الآخرين إلى الانتقاص من وظيفة السكرتير بحجة أن مهامه تنحصر ضمن إطار المساعدة للمسؤول التنفيذي ليس أكثر من ذلك ولا أقل، أي أنه لا يمتلك الأحقية بحضور الاجتماعَات والمشاركة في عمليات صنع قرار.
لذا يجب على السكرتير الفعال أن لا يعير هذا الوصف أي اهتمام، بل يصنع منه تحديًا يطور نفسه من خلاله ويزيد من خبراته ومهاراته ليحظى بلقب السكرتير الناجح ويحصل على الترقي الوظيفي.
- القدرة على التكيف:
مع التغيير المستمر في عصرنا الرقمي الحالي، أصبحت المرونة والقدرة على التكيف صفة راسخة في الشركات لا تستطيع أن تحيد عنها يمينًا ولا شمالًا، وإلا وقعت رهينة السوق التنافسية الشرسة.
لذا على السكرتير الفعال أن يتمتع بسرعة ورشاقة أكبر في مواكبة التغيرات، وذلك حتى يستطيع ممارسة مهامه الروتينية دون مواجهة أي عوائق.
- الإدارة الفعالة للوقت:
على السكرتير الفعال امتلاك المهارات اللازمة لإدارة الوقت بشكل جيد، لا سيما أنه المسؤول الأول عن تَحديد مواعيد الاجتماعات وترتيب السفرات وإدارة الأنشطة التنفيذية الأخرى، مما يجعله ذا حاجة كبيرة لـ تطوير مهاراته في إدارة الوَقت.
فكيف إن كان يدعم أكثر من مسؤول تنفيذي لكل منهم جدول أعمال وأولويات مختلف عن الآخر، فهنا عليه أن يقوم بتنظيم وجدولة أولويات كل مسؤول دون أن يحدث بينها أي تضارب.
- التعامل مع الشخصية الصعبة:
لا سيما أنه يقع على عاتق السكرتير الفعال التحدث مع أي شخص يدخل إلى المُؤسسة سواء من المديرين أو العملاء أو الموظفين، لذا يجب أن يمتلك بعضًا من الصفات المرنة والسهلة في التواصل والتعامل مع مختلف أَنواع الشخصيات، هذا على وجه العموم.
أما على وَجه الخصوص فعلى السكرتير المتميز أن يتحلى بالصبر عند التواصل مع أحد الشخصيات الصعبة كالشخصيات سريعة الغضب أو الشخصيات اللجوجة أو حتى الشخصيات غير اللبقة في التعامل.
ختامًا
يمكننا اعتبار دور السكرتير الفعال سلاح ذو حدين، إذ على الرغم من سهولة تعلم وممارسة كافة مهامه، إلا أن عظم المسؤوليات والمخاطر الملقاة على عاتقه تجعلك تحسب عدد خطواتك قبل الإقدام على مثل هذه الوظيفة.
لكن بالطبع مع التدريب العملي المستمر يصبح كل شيء أسهل، لذا إن كنت مهتمًّا بالعمل ضمن مَجال السكرتارية فنوجهك لحضور دورات تدريبية متخصصة في هذا المجال مثل دورات سكرتارية في لندن حيث ستؤهلك عمليًا لتولي مهمة السكرتير الناجح.
