تحديات السكرتارية: كيف تبقى في الصدارة؟

نُشِر في Aug 12, 2022 at 04:08 PM

إذا حاولت أن تسأل الناس عن دور السكرتارية، فسيكون جوابهم بأنها الوظيفة التي تتعلق في الجلوس وراء المكتب وتتبع أوامر المدير! وهذا التصور هو أحد تحديات السكرتارية التي تجعل الناس يأخذون أفكاراً خاطئة عن هذه الوظيفة.
 

في الواقع إن  دور السكرتارية قد تطور؛ وتم استبدال كلمة "سكرتير" نفسها بعدد كبير من الألقاب الوظيفية الملائمة مثل "مساعد شخصي" أو "سكرتارية تنفيذية" أو "مساعد إداري" وغيرها..
 

هناك الكثير من التحديات التي تواجهها السكرتارية في العمل؛ فالسكرتارية في أذهان أصحاب الشركة يعملون على مدار الساعة  وغالبًا في الخلفية، ويصفونهم بالجندي المجهول!
 

بل إنهم لا يخدمون احتياجات مجلس الإدارة فحسب؛ بل يخدمون أيضًا احتياجات الموظفين والعملاء والمدراء وغيرهم..
 

وبدونهم من المحتمل أن يتعرض أداء الأعمال التجارية للخطر!
 

تابع القراءة لتتعرف على التحديات الخمسة التي تواجهها السكرتارية والنصائح اللازمة لتمكينهم في العمل وتقديم مهام بسهولة أكثر.

أهم تحديات السكرتارية ونصائح لمواجهتها:

من أجل أداء دورك بشكل فعال في أي مجال من مجالات السكرتارية العديدة؛ يجب أن تكون عند حسن الظن في ظل تحديات العمل، بالإضافة إلى امتلاك مهارات السكرتارية التنفيذية التي تساعدك في التغلب على تحديات كبيرة تؤثر بشكل مباشر على عملك في الشركة، فيما يلي أهم التحديات التي قد تواجهك عند عملك في مجال السكرتارية.

1. فهم مهامك بشكل جيد:

يعد فهم عمل الشركة التي تعمل بها أمرًا بالغ الأهمية لتكون سكرتارية فعالة للشركة، وقبل التركيز على أي تقنية أو برنامج، يجب أن تركز السكرتارية التنفيذية على مهارات العمل الأساسية وفهم الصورة الأكبر.
 

بالإضافة لذلك؛ يجب أن تكون بمهنة السكرتارية وإدارة المكاتب قادرًا على تقديم نصائح قيمة في جميع الأوقات، وذلك يتعلق بإدارة الشركة أو التمويل أو العمليات اللازمة، لذلك يعد الوصول إلى فهم جيد عن إدارة الشركة والعمل معها أمرًا ضروريًا لتطوير مهامك بشكل داعم لأعمال الشركة.
 

ونظرًا لأن السكرتارية تعمل كمركز للمعلومات، على الرغم من أنهم لا يشاركون في جميع الاجتماعات والمكالمات الجماعية، فإنهم يعرفون أكثر من الموظف العادي، هذا لأنهم أتقنوا التفكير التحليلي، وطرح الأسئلة الصحيحة وتجميع أجزاء من المعلومات معًا للحصول على الإجابات الصحيحة.

2. التعامل مع الشخصيات الصعبة:

المسؤول عن السكرتارية هو أول شخص من المرجح أن يأتي إليه المديرون والموظفون والموردون والعملاء وأعضاء مجلس الإدارة والزوار عندما يحتاجون إلى شيء ما في تنفيذ عملهم لذلك هم يواجهون على الدوام مجموعة ضغوط اقتصادية واجتماعية وتنظيمية ناتجة عن تحديات متزايدة يمكن أن تنشأ خلال تحديات العمل.
 

بشكل عام؛ يجب على موظفي السكرتارية أن يكونوا لطيفين دائماً، ولسوء الحظ؛ في بعض الحالات سيتعيّن على السكرتير العمل مع الأشخاص الذين يصعب التعامل معهم، فقد يعتبرك هؤلاء الأشخاص أقل أهمية من الموظفين الآخرين أو قد يرونك كشخص يمكنهم إطلاق العنان لغضبهم عليه.
 

تحتوي معظم مجالس الإدارة على العديد من الشخصيات التي لا تتوافق أحيانًا مع بعضها البعض، لذلك للتعامل مع هذه الشخصيات المختلفة يجب أن يتمتع السكرتارية بشخصية معينة، بحيث يمكنك مساعدة الأشخاص المنفعلين على الهدوء واستعادة الثقة والثبات في الشركة عن طريق غرس الثقة والتأكيد على أنه سيتم حل كل شيء في أسرع وقت ممكن.
 

من الواضح أنه بصفتك موظف سكرتارية للشركة؛ يجب أن تكون على دراية بالأدوار والشخصيات المختلفة من أجل تحديد أي مشكلة محتملة وكيفية التعامل معها.

3. القدرة على التكيف والمرونة في مواكبة التغييرات: 

تخضع الشركات للتغيير المستمر في العصر الرقمي اليوم، وإن الافتقار إلى القدرة على التحول، وزيادة الضغط التنافسي وعدم القدرة على الاستجابة بسرعة ومرونة تجاه هذا الأمر، كلها عوامل تدفع بالعديد من الشركات إلى الفشل.
 

تشكل التغيرات الثقافية الواسعة أيضًا على العديد من المدراء والإداريين والمهنيين تحديات متزايدة لتعزيز قدراتهم وقيمتهم في التعامل بمرونة والتكيف مع التغييرات والتي تفرض تحديات كبيرة تؤثر على مستقبل وحاضر الشركة.
 

في الحقيقة؛ ليست مجرد مسألة مقدار التغييرات التي تشهدها الشركات، ولكن أيضًا السرعة التي تظهر بها هذه التحركات، لذلك تحتاج الشركات باستمرار إلى أن تكون على رأس هذه الاتجاهات الناشئة حتى تتمكن من تنفيذ أي إجراءات مطلوبة. 
 

ونتيجة لذلك، يجب أن يأخذ موظفوا السكرتارية بعض الوقت لتثقيف أنفسهم.
 

على سبيل المثال؛ من خلال توسيع نطاق اهتماماتك المهنية لتصبح أكثر مرونة في أداء دورك ولتكييف نفسك مع هذه التغييرات يمكنك أن تأخذ دورة في مجال لا علاقة له بمجال خبرتك والذي يتحدى تفكيرك ويوسع عقليتك.
 

أما على المستوى الشخصي؛ إن مهارات الاتصال تجعلك مدير مكتب ناجح، لذلك حدد موعدًا مرة واحدة في الأسبوع لمدة ساعتين للتواصل وإجراء اتصالات مع الزملاء في جميع أنحاء الشركة التي تعمل فيها، حيث يواجه الجميع نفس التحديات، وبالتالي فإن تبادل الخبرات وتبادل الأفكار وتقديم المشورة لبعضهم البعض بشأن مواجهة تحديات الشركة المشتركة يمكن أن يكون فعالاً في تطوير قدرة الجميع على التعامل مع المشكلات.

4. التعامل مع اللوم: 

قد لا يكون السكرتير صانع قرار ولكن عندما تسوء الأمور، فإن كل الأصابع تشير إليه في الغالب، وليس بالضرورة أن يكون هو مصدراً للمشكلة لكن من خلال مسؤوليته عن حل المشكلة أو التحدي فقد يقع عليه اللوم الأكبر.

لتجنب التعرض للاتهام أو اللوم، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات مفصلة لمهامك اليومية في عملك، لذلك اكتب كل شيء وقم بإنشاء توثيق منهجي لنفسك يغطي جدول عملك من البداية إلى النهاية، وفي حالة ظهور مشكلات بشكل غير متوقع سيكون لديك مرجع حقيقي لتسهيل حل الأمور بسلاسة.

5. إدارة الوقت:

إذا كان العاملون في مجال السكرتارية يدعمون أكثر من مدير تنفيذي واحد، فقد تكون إدارة عبء العمل أحد أكبر الضغوط والتحديات التي تواجه المسؤولين عن تنسيق الفعاليات والاجتماعات وتحديد المواعيد وترتيب السفر وجدولة الأنشطة الأخرى.

وإن جدولة الأولويات المتضاربة بين المديرين التنفيذيين وتغييرات اللحظة الأخيرة تجعل إدارة الوقت الجيدة والمهارات التنظيمية الأخرى ضرورية لكل سكرتير يهتم بالتطور العصري في عمله.
 

غالبًا ما يُتوقع أن يواجه موظفو السكرتارية العديد من المسؤوليات وأن يكونوا متواجدين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع حيث يعمل معظم المديرين التنفيذيين الإداريين أيامًا طويلة، وغالبًا ما يؤدي هذا الأمر إلى صراع مع التوازن بين العمل والحياة الشخصية لكثير من موظفي السكرتارية. 

لذلك إن معرفة رسم الحدود هو نصف المعركة، حيث يمكن لبعض الموظفين جعل الموقف يبدو أكثر إلحاحًا مما هو عليه بالفعل، لهذا يجب أن يتعلم مسؤولو السكرتارية تقييم الموقف واتخاذ القرارات وفقًا لذلك.

أخيراً، 

يستغرق إتقان أي دور وقتًا وتركيزًا، وهذا لا يمنع كونك سكرتيرًا عظيمًا. لذلك من خلال الاستعداد وتطوير المهارات التي لديك وحضور دورات سكرتارية في برشلونة، سوف يساعد ذلك على منحك الثقة لتزدهر في دور السكرتارية الخاص بك.