كيفية إعداد محضر اجتماع احترافي: نصائح وتقنيات
نُشِر في Jun 17, 2024 at 08:06 PM
إعداد محضر اجتماع لا يقتصر على تدوين الملاحظات وتوثيق النقاط الرئيسية في الاجتماعات فحسب، فهل سبق لك واحتجت للرجوع إلى قرارات اتُخذت في اجتماعات السنوات السابقة؟ هل فاتك اجتماع لإنشاء حملة تسويقية جديدة واحتجت للأفكار والاقتراحات التي تمت داخل الجلسة لتستفيد من وجهات النظر المختلفة التي انطرحت؟
تحرص الشركات على إنشاء محضر اجتماع لتوفر قائمة بالقرارات والمعلومات التي تم صدورها خلال الاجتماعات للرجوع إليها مستقبلاً لأهداف متعددة مثل صنع قرار ما، فإليك طرق تسجيل محضر اجتماع دقيق واحترافي وأبرز النصائح للاستفادة منه.
ما هي أهمية إعداد محضر اجتماع احترافي؟
يمثل محضر الاجتماعات سجل دقيق يتم فيه عرض المقترحات والملاحظات والقرارات العامة التي اتُخذت في كل اجتماع جديد، وهو أداة أساسية تظهر الشفافية والضمان لمتابعة تنفيذ القرارات والإجراءات المتفق عليها لتجنب أية التباسات أو نزاعات مستقبلية يمكن أن تحدث.
وإن إعداد محضر اجتماع احترافي يعتبر بمثابة مرجعًا ضروريًا سيتم العودة إليه عند الحاجة وفي أي تاريخ كان للتأكد من التفاصيل التي تمت مناقشتها أو القرارات التي اتخذت ومشاركات الأعضاء في صنع القرارات في السابق حسب خدمات وأقسام كل مؤسسة.
تسهم هذه العملية في تعزيز الشفافية بين أعضاء الفريق والمنظمة بشكل كبير، فمن خلال إدراج مناقشات الأعضاء بتاريخ معين وكتابة مشاركاتهم بالحضور والأسماء، ستتمكن من تمييز كل محاضر وموظف وعقلياتهم ونقل التقارير والمعلومات بشكل فعال للأعضاء المشاركين والغائبين في أقل من دقائق.
كيفية تسجيل محضر اجتماع دقيق
إن تسجيل محضر اجتماع بدقة يتطلب خطوات منظمة لضمان كتابة النقاط المهمة والمناقشات العمومية بالشكل التفصيلي:
- التحضير قبل بدء الاجتماع:
قبل بدء اجتماعات الشركة، من المهم تحديد الغرض الأول من الاجتماع والأهداف المرجوة والقضايا التنسيقية المطروحة، من خلال جمع المعلومات الأساسية وتنظيم جدول الأعمال والتأكد من فهم النقاط المطلوبة للمناقشة ومن هم الحضور المتوقعين وما هي أدوارهم الرئيسية والثانوية.
ولضمان عقد اجتماع احترافي، من الجيد تحضير قالب جاهز يحتوي على المزيد من الأقسام للمعلومات الأساسية وجدول المحتويات والتوصيات والملاحظات وموعد الاجتماع المقبل، مع تهيئة مساحات كافية لتدوين أية ملاحظات إضافية يمكن أن تحتاج إلى إضافتها فيما بعد.
- إدراج المعلومات والمناقشات:
يحرص مدير اللجنة على كتابة اسم المحاضر والمنظمة أولاً مع رقم القسم ومكان الاجتماع (إذا كان مكتبيًا) أو رابط الاجتماع (إذا كان عبر الإنترنت)، وقسم الإدارة وأسماء الحضور والمعتذرين، ومن ثم بدء التلخيص المباشر من خلال التركيز على النقاط الرئيسية وحجج المساهمين وتسجيل القرارات التي تم اتخاذها وتحديد من وافق عليها ومن اعترض ولماذا اعترض، وتوضيح الإجراءات التي يجب اتخاذها والمسؤوليات النهائية والمواعيد المطلوبة.
- التركيز على التفاصيل المهمة:
على الرغم من أهمية التفاصيل التي تُذكر في عمل نموذج الشركة التنسيقي والنقاشات الجانبية في مجلس الإجتماعات العام، إلا أنه من الأفضل تجنب كتابة كل كلمة تقال، وبدلاً من ذلك التركيز على النقاط الأساسية في المحتوى والبنود النهائية ووجهات النظر المتعلقة في قضية الموضوع الذي يدور الاجتماع حوله، مع التأكد من أن كل قرار يجب أن يتضمن المسؤوليات والمواعيد النهائية المحددة.
- مراجعة المحضر وتنسيقه وإرساله
مراجعة المحضر في آخر الجلسة للتأكد من عدم وجود أخطاء أو معلومات مفقودة والتحقق من دقة الأسماء والتواريخ والأرقام وتنظيمه بشكل واضح ومنسق وتقسيمه إلى أقسام فرعية ضمن الملف النهائي، بحيث يحتوي كل قسم على المعلومات المطلوبة بشكل منظم وسلس، ومن ثم إرسال نسخة إلى الأعضاء المعنيين مع تحميل نسخة أخرى في الأرشيف للرجوع إليها مستقبلاً.
ما هي أهم فوائد محضر الاجتماع؟
إعداد محضر اجتماع احترافي يساعد في تعزيز الشفافية داخل المنظمة من خلال ضمان إدراج القرارات والمناقشات بشكل واضح، وتركز أهمية دورات السكرتارية على ضرورة توجيه العمل والمسؤوليات خلال الاجتماع وتحسين تنظيم المعلومات بشكل هيكلي لتسهيل استرجاعها لاحقًا.
بالإضافة إلى مزايا مثل التوصل لقرارات جماعية تتسم بالموضوعية والعمق والسماح للأفراد الجدد بالاستفادة من تجارب نموذج الكبار التنفيذيين في المؤسسة أو الجمعية أو البنك للحصول على الخبرة والممارسة وفرصة اتخاذ القرار ورفع معنوياتهم بالتجربة العملية.
ومن خلال تحديد المسؤوليات والمواعيد النهائية بوضوح في المحضر، يمكن تقليل العديد من النزاعات وسوء الفهم ومتابعة تنفيذ المهام المسجلة وتاريخ كل منها والإجراءات المتفق عليها وأيضًا تقييم أداء الفرق والأفراد من خلال مراجعة الإجراءات التي تم تنفيذها سواءً ليوم أو لشهر أو لسنة.
نصائح لإعداد محضر اجتماع احترافي
إليك نصائح مفصلة لإعداد محضر اجتماع احترافي خطوة بخطوة:
- قبل الاجتماع
قبل البدء بالاجتماع، إعداد القالب الجاهز يساعد على عملية تنظيم المحضر ويضمن عدم نسيان أي جزء مهم، يمكنك دائمًا إنشاء قالب خاص أو استخدام قوالب متاحة عبر الإنترنت، وعليك معرفة الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع وما هي أدوارهم والبحث في البنود الاساسية للمساعدة في فهم السياق والتدوين بشكل أفضل، ويجب تشمل الأقسام الأساسية في القالب:
- معلومات الاجتماع الأساسية (التاريخ، المكان، والحضور)
- جداول الأعمال
- البنود التي يجب ذكرها
- القرارات التي تتم الموافقة عليها
- الإجراءات اللاحقة
- التوصيات والملاحظات
- موعد الاجتماع المقبل
- أثناء الاجتماع
خلال الاجتماع، يجب على محاضر الجلسة توثيق المعلومات التي ذكرناها أولأً مثل مكان ووقت الاجتماع وأسماء الاعتذارات والحضور ومن يتولى رئيس الاجتماع أو اللجنة، وإن حضور دورات تدريبية في السكرتارية في دبي يبين أهمية الدقة والحيادية في التدوين والالتزام بالحقائق دون أي آراء شخصية مع الاستفسار عن النقاط غير الواضحة خلال الاجتماع قبل تدوينها، ومن ثم يمكن إدراج:
- ملخص المناقشات
- القرارات والإجراءات
- التوافقات والاعتراضات
- التوقيعات النهائية
- بعد الاجتماع
وأخيرًا عندما ينتهي الاجتماع، راجع ملاحظاتك بسرعة للتأكد من وضوحها ودقتها، وقم بتنظيم المحضر بشكل جيد باستخدام العناوين والفقرات لتسهيل قراءته، والتدقيق الإملائي والنحوي والتأكد من التفاصيل الصغيرة مثل دقة الأسماء والتواريخ والأرقام، وبعد أن يصبح المحضر جاهزًا بإمكانك إرسال نسخة إلى جميع الحاضرين وأي أعضاء معنيين لم يحضروا الاجتماع، مع ضرورة حفظ نسخة في أرشيف المنظمة لإمكانية الرجوع إليها مستقبلاً.
- نصائح إضافية:
من أجل إعداد محضر اجتماع فعال، يجب أن يكون لديك القدرة على الاستيعاب والفهم وسرعة البديهة والتعبير السليم وترابط الأفكار بفعالية، وحاول ألا تستغرق الكثير من الوقت عند إعداد المحضر وتوزيعه بعد الاجتماع، مع تجنب الحشو والمصطلحات المعقدة ليكون واضحًا وسهل القراءة، وإذا كنت تعد محاضر اجتماعات بانتظام، حافظ على نفس التنسيق والنمط لسهولة المقارنة بين عدة اجتماعات مختلفة.
وفي الختام، إن إعداد محضر اجتماع احترافي في أي شركة يتيح الفرصة للحفاظ على سجل دقيق ومنظم لمجريات الاجتماعات وتوثيق القرارات وتعزيز الشفافية والتواصل الفعال داخل المؤسسات وتوجيه الاعمال بشكل أفضل وأكثر فعالية، ومن خلال التدريب الفعال من هيئة رسمية أو مراكز معتمدة في التدريب ستتمكن من إدارة لجنة المجلس في اجتماعاتك القادمة وتجهيز معدات احترافية سواءً من أجل المدير التنفيذي أو الأعضاء المعنيين في المشاركة والحضور.
