أهمية دورات السكرتارية في عام 2024: دليلك لاختيار الأفضل
نُشِر في Dec 23, 2023 at 10:12 PM
تعد دورات السكرتارية وإدارة المكاتب من الأساسيات التي تعزز كفاءة وفعالية العمل الإداري؛ حيثُ تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين فيها بمجموعة شاملة من القدرات التي تجعلهم أكثر كفاءة وقدرة على التعامل مع تحديات العمل الإداريّ الحديث.
سنسلط الضوء في هذا المقال على أهمية دورات السكرتارية التنفيذية، وما هي المهارات التي من الممكن تعلمها عند حضور دورة السكرتارية وإدارة المكاتب، بالإضافة إلى استخدام التكنولوجيا في مجال السكرتارية.
ما هي أهمية دورات السكرتارية؟
يعد دور السكرتارية أمرًا بالغ الأهمية في إدارة أي منظمة أو شركة؛ وتأتي دورات السكرتارية وإدارة المكاتب التنفيذية لتلعب دورًا حاسمًا في تطوير هذا الجانب الحيوي من الأعمال، إذ أنها تُعزز من مهارات السكرتير المكتبي والموظفين الإداريين، وتوفر له الأدوات والمعرفة اللازمة لتنظيم العمليات بشكل أفضل وزيادة الإنتاجية.
تشمل دورة السكرتارية مواضيع مهمة مثل فن إدارة الاجتماعات، حيث يتعلم المشاركون تنظيم اجتماعات فعالة وفعّالة تساهم في تحقيق أهداف المنظمة، بالإضافة إلى ذلك، تركز هذه الدورة على تنمية مهارات التواصل الفعّال، مما يسهم في تعزيز التفاهم بين أعضاء الفريق وتحسين التفاعل مع الزملاء والعملاء.
ولا تقتصر دورة السكرتارية وإدارة المكاتب التنفيذية على المهارات الأساسية فقط؛ بل تتناول أيضًا مواضيع متقدمة مثل التعامل مع وسائل الاتصال الإلكترونية المتقدمة واستخدام التقنيات الحديثة لتسهيل العمليات الإدارية، كما أنها تشمل مواد حول تنظيم الموارد البشرية، حيث يتعلم المشاركون كيفية تنظيم وإدارة الموظفين والموارد بكفاءة، وبالتالي إنَّ هذه الدورة تزيد من فرص الحصول على وظائف مع دخلٍ عالٍ والوصول إلى مستويات مهنية أعلى.
والآن سنتعرَّفُ على الخبرات المتوقع الحصول عليها بعد إكمال هذه الدورة.
ما هي المهارات المكتسبة من دورة السكرتارية؟
تقدّمُ دورة السكرتارية وإدارة المكاتب مجموعة شاملة من الخبرات المهمة والمطلوبة في أي مجال، كما أنَّ للتدريب في مجال السكرتارية والمكاتب فوائد عديدة في تعزيز وتطوير مجموعة واسعة من المهارات الأخرى التي تشمل ما يلي:
1- مهارات التَّواصل: تساعد دورة السكرتارية في تعلم التفاعل مع مختلف الشخصيات داخل وخارج المنظمة بشكل فعال، وذلك من خلال التَّواصل الشفوي والكتابي، فهي تشمل قراءة العديد من الأمور مثل الرسائل الإلكترونية والبريد الإلكتروني والملفات المطلوبة، وكتابة الخطابات والمذكرات والمراسلات الاحترافية، والتعبير عن الأفكار بمفهوم وأسلوب واضح.
2. تنسيق الفعاليات والاجتماعات: تشمل دورة السكرتارية العديد من المفاهيم الإدارية مثل التخطيط والتنظيم للاجتماعات والفعاليات بما يشمل جداول الأعمال والإعدادات اللوجستية المتاحة.
3. مهارات التفويض والإدارة الفعالة: كما تتضمن هذه الدورة الحصول على مهارة القدرة على التنسيق وتفويض المهام بشكل فعال وتحديد الأولويات في العمليات اليومية لضمان الإنتاجية القصوى.
4. التفاعل مع التكنولوجيا: تتضمن دورات السكرتارية التعلّم على البرامج والأدوات الإلكترونية المستخدمة لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب مثل برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وبرامج البريد الإلكتروني.
5. القانون والتشريعات المتعلقة بالسكرتارية: بكل تأكيد، يجب أن تتضمن دورات السكرتارية شرح حول الوثائق والسياسات المتعلقة بالإدارة والسكرتارية التنفيذية للمكاتب والالتزام بها.
6. مهارات التفكير النقدي وحل المشكلات: إحدى القدرات والمهارات المتميزة التي تتضمنها دورات السكرتارية؛ حيثُ أنَّ تحسين القدرة على تحليل نوع البيانات المختلفة واتخاذ القرارات الصائبة في مواجهة التحديات والمشكلات يعد أمراً بالغ الأهمية في التميز ضمن المؤسسات والشركات الرائدة.
7. القدرات اللغوية والكتابية: يمكن تحسين وتطوير قدرات الكتابة والقراءة باللغة المحلية واللغات الأجنبية إذا كان ذلك مطلوبًا، وذلك ضمن دورات السكرتارية.
8. إدارة الضغط والتوتر: تسمح دورات السكرتارية بتعلم التَّعامل مع الضغوط العملية والتوتر والبقاء فعّالًا في الظروف الصعبة، وامتلاك زمام القيادة والمبادرة في أوقات الضغط.
9. التفاهم الثقافي: تساهم دورة السكرتارية في تعريف المتدربين بالجوانب العديدة للثقافات المختلفة وكيفية التَّعامل معها بفعالية في بيئة العمل المتنوعة.
10. التطور التكنولوجي الجيد: تقدم دورات السكرتارية متابعة دقيقة للتطورات التكنولوجية والتكنيكات الحديثة في مجالات السكرتارية وإدارة المكاتب التنفيذية للبقاء على اطلاع دائم وتحسين الأداء.
بهذه المعرفة الشاملة التي يمكن تعلمها في دورات السكرتارية وإدارة المكاتب التنفيذية، يصبح المهنيون في هذه التخصصات قادرون على تقديم الدعم التقني والمهني الفعال للإدارة وضمان ممارسات السكرتارية الناجحة وسير العمليات المستهدفة كاملة بسلاسة وبفاعلية.
كيف يمكن إتقان السكرتاريا في عصر الرقمنة؟
يعد استعمال الأجهزة والأدوات التكنولوجية في المكاتب أمرًا حاسمًا لنجاح السكرتير الاحترافي والموظف الإداريّ، تتيح دورة السكرتارية وإدارة المكاتب التنفيذية للمشاركين تحقيق فهم شامل للأدوات والتقنيات الحديثة التي يمكن استخدامها لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة في العمليات الإداريّة.
أحد الجوانب الرئيسية ضمن دورة السكرتارية وإدارة المكاتب هي استعمال برامج إدارة المكاتب مثل برامج مايكروسوفت أوفيس " Microsoft Office " أوجوجل وورك سبيس " Google Workspace " بالطريقة الذكية، حيثُ يتعلم المشاركون إنشاء وتحرير جداول المراسلات والمستندات والعروض التقديمية، وكيفية التصنيف والترميز والفهرسة بشكل احترافي باستخدام هذه الأدوات، كما يتعلمون استعمال أنظمة إدارة معلومات وبيانات لتخزين واسترجاع المعلومات بسهولةٍ وفعاليَّةٍ.
بالإضافة إلى ذلك، للبرنامج التدريبي في قطاع السكرتارية وإدارة المكاتب عدة فوائد في استعمال أدوات التَّواصل الإلكتروني مثل Microsoft Outlook أو Gmail. يتعلم المشاركون إدارة البريد الإلكتروني بعناية وكفاءة، وجدولة الاجتماعات، ومشاركة المستندات عبر البريد الالكتروني، مما يسهل التَّواصل الداخلي والخارجي.
وفيما يتعلق بالتكنولوجيا الحديثة الخاصة بالسكرتارية، تُدرَّس ضمن هذه الدورات التدريبية كيفية استعمال أدوات الأعمال الإلكترونية ذات الجودة التعاونية العالية عبر الإنترنت مثل Slack أو Microsoft Teams، حيث يمكن للمشاركين التفاعل مع زملائهم وإدارتهم بشكل فعّال وفي التوقيت الحقيقي، كما يتم التركيز على استعمال البرمجيات الحديثة المخصصة لتبسيط الواجبات والمهام الروتينية وتوفير الوقت والجهد، وخاصةً بإدارة الوظائف التي تتسم بالمرونة في دوام المكاتب أو التي تتمُّ عن بُعد.
وفي الختام، لا يمكن إنكار أهمية دورات السكرتارية التنفيذية في تطوير وتنمية الخبرة السلوكية والإدارية والفنية لدى الموظفين في المكاتب، تأكد أن حضورك دورات السكرتارية وإدارة المكاتب ليس إلا استثماراً ضرورياً لمساعدتك في تحسين مهاراتك وتعزيز الكفاءة والفعالية في المكتب، مما يسهم بدوره في تحقيق الهدف العام والشامل للمؤسسية بنجاح.
