التدريب على إدارة العقود: مفتاح النجاح في الأعمال
نُشِر في Aug 31, 2023 at 12:08 PM
يعد التدريب العملي على إدارة العقود أمرًا بالغ الأهمية لتعظيم قيمة اتفاقيات العمل وتقليل المخاطر. ومع ذلك، تحتاج العديد من المؤسسات إلى المساعدة لتحسين كيفية إنشاء العقود والإشراف عليها وتنفيذها.
في هذه المقالة، ستجد المزيد حول فوائد التدريب على إدارة العقود وكيفية تنفيذها في شركتك اليوم.
ما هي فوائد التدريب على إدارة العقود؟
تشكل العقود أساس العديد من علاقات العمل، إلا أن سوء إدارة العقود يمكن أن يؤدي إلى ضياع الفرص وعدم الامتثال والنزاعات، يمكن أن يؤدي التدريب المناسب على إدارة العقود لفريقك إلى تحقيق فوائد كبيرة لمؤسستك، وذلك يتضمن:
- تحسين مهارات التفاوض:
الجزء الأكثر أهمية في إدارة العقود هو القدرة على التفاوض بشأن الشروط والأحكام المواتية، يمنح البرنامج الفعال للتدريب على إدارة العقود موظفيك المهارات اللازمة لترتيب انشاء العقد لصالح شركتك، وتجنب الظروف والنزاعات غير المواتية، سواء مع ممثلي الحكومة أو غيرهم من المتخصصين في هذا المجال.
يتيح الحصول على شهادة التدريب على إدارة العقود المناسبة للموظفين أن يكونوا عمليين أثناء التعامل مع جمهور المستثمرين، وفهم احتياجاتهم ورغباتهم وإنشاء عروض تناسب كلا الطرفين بشكل جيد.
- إدارة أفضل للمخاطر:
من خلال التدريب على إدارة العقود، سيصبح موظفوك أكثر وعياً بمخاطر العقد. تساعدهم خبرتهم في تحديد المشكلات المحتملة واتخاذ خطوات لمنع ظهور المشكلات القانونية، مما يضمن حماية عملك.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد التدريب على إدارة العقود موظفيك في تحديد أي نقاط ضعف في شروط العقد والعمل بسرعة لحلها، فإذا ظهرت مشكلة، يمكن لموظفيك الاستجابة بسرعة وفعالية، مما يقلل من التأثير السلبي على عملك.
- تحسين مهارات الاتصال:
يساعد التدريب على إدارة العقود موظفيك على تحسين مهارات الاتصال لديهم في جميع جوانب العمل، بما في ذلك كيفية تطوير إدارة علاقات مع الموردين (SRM) والعملاء والتواصل بفعالية.
وهذه هي المفاهيم الأساسية عندما يتعلق الأمر بإدارة العقود لأنها تعمل على تحسين تدفق المعلومات بين الأقسام المختلفة داخل شركتك.
- زيادة التعاون:
العقود هي عادة جهد تعاوني بين مختلف الأقسام والأفراد، ستساعد دورات إدارة العقود فريقك على التركيز على العمل معًا بشكل أكثر فعالية، مما قد يؤدي إلى خدمة أفضل لعملائك، خلال هذا التدريب، يمكن للمدير أو الخبير تطبيق خبرته، ومساعدة الفريق على اكتساب المزيد من المعرفة، وتقديم خدمات تعاقدية موحدة خلال أي عملية تفاوض.
- علاقات أقوى مع الشركاء:
عندما يعرف موظفوك كيفية إدارة العقود بشكل جيد، سيكونون أكثر قدرة على الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين والعملاء من خلال عملية التعاقد، يمكن أن يؤدي ذلك إلى شراكات أقوى تفيد الطرفين على المدى الطويل وتحسن سمعة الشركة، لهذا السبب إدارة العقود مهمة.
- تحسين عملية الشراء:
كما ذكرنا سابقًا، إن التدريب على إدارة العقود يساهم بإعداد الموظفين ويعلمهم كيفية التفاوض مع البائعين ويساعدهم على فهم مبادئ القانون، بهذه الطريقة، يمكنهم التعامل مع سلسلة التوريد الخاصة بشركتك بطريقة أفضل، بدءًا من شراء المنتجات من أفضل البائعين المحليين إلى إنشاء المعاملات التعاقدية.
من خلال الفهم القوي للعقود وأفضل الممارسات، يمكن لفريق المشتريات الخاص بك التفاوض بشأن شروط وأحكام أفضل، وتحديد البنود عالية الخطورة، والتعامل مع المستندات القانونية بشكل صحيح، والتأكد من تنظيم العقود لرفع مستوى قيمة مؤسستك.
كيف تنفذ برنامج تدريبي لإدارة العقود في شركتك؟
إن تنفيذ برنامج التدريب على إدارة العقود لصالح موظفيك يمكن أن يحقق فوائد كبيرة مثل تقليل المخاطر وتحسين الامتثال وزيادة القيمة من العقود.
لكن كيف تبدأ في إنشاء مبادرة تدريبية فعالة؟ فيما يلي الخطوات الأساسية لتنفيذ برنامج التدريب على إدارة العقود في شركتك:
- تحديد الموظفين المهمين:
تحديد من يشارك في تطوير أنشطة إدارة العقود مثل التفاوض، والصياغة، والتسعير، والمراجعة، والموافقة، وإدارة العقود. يجب أن يتلقى هؤلاء الموظفون تدريبًا رسميًا. قد يشمل موظفين في الإدارة والمبيعات والمشتريات والشؤون القانونية والمالية وإدارات الامتثال والمديرين ومنسقي المشروع.
- تقييم احتياجاتك:
قم بتقييم ممارسات إدارة العقود الحالية الخاصة بك وحدد مجالات التحسين، معرفة ما إذا كان هناك أي فجوات في معرفة أو عوز في تطوير مهارات الموظفين، سيساعد هذا التقييم في تحديد نطاق ومحتوى برنامج التدريب
- تطوير منهج دراسي:
يجب أن يغطي المنهج أساسيات قانون العقود، وأفضل الممارسات لكل مرحلة من مراحل مدة التعامل مع العقد، والأدوات والقوالب، وشروط العقد الرئيسية التي يحتاج الموظفون إلى فهمها. يمكن أن يشمل كلاً من التدريب الأولي والمستمر.
قم بإنشاء نظرة عامة أو مقدمة، وحدد دورتك في مستويات من المبتدئين إلى المتقدمين، واتبع نهجًا منظمًا في قاعة الدروس.
- اختر تنسيقات ممتعة:
يجب أن يتناسب التدريب مع أنماط التعلم المختلفة، تشمل الخيارات الدورات التفاعلية عبر الإنترنت ومقاطع الفيديو القصيرة ودراسات الحالة القائمة على السيناريو والاختبارات والعروض التقديمية والندوات والتدريب.
التمارين العملية مفيدة أيضًا، يجب على المدرب أن يختار أنسب شكل من أشكال التعليم لكي يناسب المتعلم.
- استشر أخصائي:
يمكن أن يساعد الاختصاصي المعتمد في إدارة التدريب التعاقدي كثيرًا في البرنامج؛ يمكنهم تقديم النصائح والحيل حول أفضل السبل لممارسة إدارة العقود ومساعدة المشاركين على تعلم المزيد حول إدارة العقود من محترف. بالإضافة إلى ذلك، تعد دورات إدارة العقود طريقة رائعة لمعرفة المزيد حول الموضوع من الخبراء - إذا كنت لا تستطيع التشاور مع أحدهم -.
- معالجة القضايا المشتركة:
يغطي أفضل تدريب لإدارة العقود موضوعات مثل كيفية اكتشاف شروط العقد غير المقبولة، وضمان الامتثال وتخفيف المخاطر، والحفاظ على علاقات الموردين الإيجابية، وحل النزاعات، واكتساب أقصى قيمة من العقود.
- المراقبة والمتابعة:
تتبع إكمال الموظف وفهم مواد التدريب، تقييم كيفية تطبيق الموظفين للمفاهيم على أنشطة ووظائف إدارة العقود الفعلية، توفير تدريب تنشيطي وفرص لتعزيز الدروس المستفادة.
- القيادة بالقدوة:
يجب أن يخضع كبار المسؤولين التنفيذيين والقادة لنفس التدريب على إدارة العقود مثل الموظفين الآخرين.
إنهم بحاجة إلى فهم الممارسات الجيدة لتحديد الأولويات الصحيحة وتعزيز الثقافة وتوجيه أفعالهم وقراراتهم بحسب معايير تتبعها المنظمة بأكملها.
يجب أن تعلم الآن أن تحسين إدارة العقود هو المفتاح لتحسين أداء شركتك، عند تنفيذه بشكل صحيح، يمكن أن يحقق التدريب على إدارة العقود فوائد كبيرة مثل تقليل المخاطر المالية والقانونية، وتحسين العلاقات مع البائعين، وتحسين الامتثال وزيادة قيمة العقد.
