خطوات أساسية للحماية من الاحتيال في المشتريات
خطوات أساسية للحماية من الاحتيال في المشتريات
خطوات أساسية للحماية من الاحتيال في المشتريات
كل عام، تخسر الشركات مليارات الدولارات بسبب الاحتيال في المشتريات، سواء كانت فواتير متضخمة أو عروض مزيفة أو بائعين وهميين، فإن عمليات الاحتيال في المشتريات تقلل أرباح الشركات إذا تركت دون مراقبة، يمكن أن تلحق ضررا خطيرا بالنتائج النهائية للشركة، وسمعتها، وعلاقاتها مع الموردين.
أي يمكن أن يمثل الاحتيال في المشتريات استنزافًا كبيرًا لموارد شركتك وسمعتها، ولكن لا يجب أن يحصل ذلك. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تحديد عمليات الاحتيال في المشتريات ومنعها والتعافي منها.
الاحتيال في المشتريات هو نوع من الاحتيال يحدث عندما يستخدم شخص ما التلاعب بالمعلومات أو التأثير للحصول على ميزة أو مكاسب في معاملة تجارية أو التسبب في الفساد أو الخسارة.
الشكل الأكثر شيوعًا للاحتيال في المشتريات هو الرشوة، حيث يقدم الشخص أو يقبل المال أو أي مزايا أخرى مقابل معاملة تفضيلية في العقد.
ومع ذلك، يمكن أن يحدث الاحتيال في المشتريات في أي مرحلة من مراحل عملية الشراء أو تسعير المنتجات أو اختيار البائعين أو حتى إدارة عناصر المخزون. يمكن أن يحدث ذلك من خلال بيانات مصرفية أو فواتير مزيفة أو أسعار مزيفة أو صفقات غير عادلة أو أي محاولة متعمدة للتلاعب بعملية الشراء بطريقة من شأنها إلحاق الضرر بالشركة.
تكمن مشكلة الاحتيال في الشراء في أنه من السهل إخفاءه ومن الصعب اكتشافه، إنه أيضًا مجال توجد فيه ثغرات لدى العديد من المنظمات في برامج الامتثال الخاصة بها. ومع ذلك، هناك دائمًا ثمن يجب دفعه عند حدوث الاحتيال.
عندما يتعلق الأمر بالاحتيال في المشتريات، فهناك العديد من الطرق التي يمكن للموظفين والموردين غير الشرفاء من خلالها السرقة من شركتك. يمكن أن يساعدك فهم الأنواع المختلفة من الاحتيال في التعرف على العلامات الحمراء وتقوية الضوابط الداخلية لمنع الخسائر. تتضمن بعض أنواع مخططات الاحتيال في المشتريات ما يلي:
الاحتيال في المشتريات يكلف الشركات مليارات الدولارات كل عام. بينما قد يبدو من المستحيل منع بعض حالات الاحتيال، إلا أن هناك خطوات استباقية يمكن للشركات اتخاذها لحماية نفسها.
إذا كنت ترغب في حماية شركتك من الاحتيال في المشتريات، فإليك بعض النصائح التي ستساعدك خلال هذه العملية:
- إجراء العناية الواجبة على الموردين الجدد:
يعد إجراء العناية الواجبة على مورد أو بائع جديد أحد أهم الخطوات التي يمكنك اتخاذها لحماية نفسك من الاحتيال.
يجب عليك التحقق من المراجع قبل السماح لأي بائعين جدد بالعمل من أجلك. في حين أن هذا قد يبدو منطقيًا، إلا أن العديد من الشركات تفشل في القيام بهذه الخطوة الأساسية وينتهي بها الأمر بالتعرض للغش من قبل البائعين عديمي الضمير.
- استخدم أدوات تقييم المخاطر:
تستخدم العديد من الشركات أدوات تقييم المخاطر كطريقة لتحديد المجالات المحتملة حيث قد يكون هناك نشاط احتيالي يحدث داخل مؤسساتهم. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تحديد المجالات التي يوجد فيها خطر أعلى لحدوث الاحتيال، مما يسمح للشركات بتنفيذ تدابير مضادة قبل ارتكاب أي جريمة.
على سبيل المثال، إذا كان لديك موقع في الخارج مع القليل من الإشراف ، فمن المحتمل أن يكون هذا مجالًا قد يحدث فيه الاحتيال في الشراء.
سيساعدك استخدام أداة تقييم المخاطر أو بعض القوى الإدارية مثل المحامي المتمرس في تحديد مقدار الإشراف الذي يجب أن يتمتع به هذا الموقع وأنواع العمليات التي يجب وضعها للتخفيف من المخاطر في هذا المجال.
- مراقبة أنشطة الشراء:
هناك طريقة أخرى لمنع الاحتيال في المشتريات وهي إجراء التحقيقات ومراقبة أنشطة المشتريات الخاصة بشركتك. يشمل مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات المعاملات الداخلية والخارجية.
يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء سياسة تتطلب الموافقة على جميع المشتريات التي تزيد عن مبلغ معين بالدولار من قبل شخص غير مشارك في عملية الشراء أو البيع التي أدت إلى ذلك.
من خلال قيام طرف خارجي مختص بمراجعة هذه المعاملات، يمكنك المساعدة في ضمان شرعيتها وعدم تأثرها بأي نشاط احتيالي.
- وضع سياسات وإجراءات واضحة:
هناك طريقة أخرى للوقاية من الاحتيال على عملية الشراء الخاصة بك وهي وضع سياسات وإجراءات واضحة لشراء السلع أو الخدمات.
يجب أن تتضمن هذه القواعد كيفية إنشاء العقود، وما هي المعلومات التي يجب تضمينها فيها، ومن لديه سلطة الموافقة على عمليات الشراء، والمزيد.
إذا كان لديك قسم مشتريات يتعامل مع هذه المعاملات نيابة عن الإدارات الأخرى داخل مؤسستك، فيجب أن يكون لديهم أيضًا مجموعة السياسات والإجراءات الخاصة بهم التي تحكم كيفية عملها.
يمكن أن تعلمك الدورات التدريبية على المشتريات في دبي كيفية وضع سياسات واضحة والتعامل مع تقنيات الاحتيال في المشتريات الأخرى بأفضل طريقة ممكنة.
- نفِّذ نظام الإبلاغ عن المخالفات
يلعب المبلغون عن المخالفات دورًا حيويًا في مكافحة الاحتيال في المشتريات، المبلِّغ عن المخالفات هو الفرد الذي يبلغ عن نشاط غير قانوني أو غير أخلاقي داخل المنظمة، لكن كيف يساعدون في الوقاية من الاحتيال في المشتريات؟
يمكن أن يساعد المبلغون عن المخالفات في كشف الأنشطة الاحتيالية وحماية الشركة من الخسائر المالية ومنع الإضرار بالسمعة، أفضل طريقة لاستخدام نظام الإبلاغ عن المخالفات هي تصميم إجراء مجهول لأفراد الشركة للإبلاغ عن أي خداع أو احتيال من خلال نموذج آمن أو صندوق شكوى.
بهذه الطريقة يمكن لإدارة الشركة تلقي هذه المطالبات وإجراء تحقيق دون التسبب في تعارض بين الموظفين.
يعد إصلاح الاحتيال في المشتريات والأمور الفاسدة الأخرى التزامًا لنجاح أي شركة ، كما أن تأمين شركتك ضد الرشاوى وأشكال الاحتيال الأخرى هو السبيل لتكون على رأس الطليعة للمنافسة الناجحة.