ميزانية المشروع وتقدير التكلفة: التحكم في تمويل المشروع
نُشِر في Jun 19, 2023 at 09:06 AM
تُعرف عملية إعداد ميزانية المشروع بأنها جميع العمليات المتعلقة بالتكاليف والنفقات الخاصة به وميزانية المؤسسة بالكامل، وهي أحد أهم النماذج التي يجب تواجدها ضمن عملية التخطيط والتحليل قبل البدء في خطوات تنفيذ المشروع، فإذا تمكنت من تحقيق موازنة المشروع باستخدام أفضل الاستراتيجيات استنادًا إلى معلومات واقعية ستتمكن من ضمان نسبة كبيرة لنجاح مشروعك على المدى الطويل.
ففهم كيفية وضع ميزانية المشروع ومعرفة أين سيتم إنفاقها والتحكم بها سيسهل عليك إدارة مشروعك والتحكم في الوقت وإدارته، ولذلك تُلقي هذه المدونة الضوء على أهمية وضع ميزانية المشاريع وكيفية إنشائها وكيفية الحفاظ على مشروعك ضمن الميزانية المحددة بشكل فعال.
لماذا وضع ميزانية المشروع مهمة؟
ميزانية المشروع هي عملية حساب جميع التكاليف اللازمة للبدء في مشروعك الخاص والاستمرار به لفترة طويلة الأجل دون أي خسارة، فهي أن تضع ميزانية لمشروعك من خلال تقدير نسبة النفقات والتكاليف التشغيلية الصغيرة والكبيرة والإيجارات وتحديد قيمتها المتوقعة ضمن فترة زمنية معينة.
وترشدك إدارة تكلفة المشروع إلى طريق واضح وتبعدك عن التشتتات وهدر الموارد والأموال والوقت دون فائدة، لا سيما أن جميع المشاريع التجارية الناشئة تحاول استغلال كل جزء من الموارد والأموال والوقت الذي تمتلكه في إطار تطوير خطة واضحة وناجحة للمشروع بالشكل الصحيح.
كما تساعدك ميزانية المشروع على تتبع أنشطة العملية كافة والانتهاء منها في الوقت المحدد استنادًا إلى ميزانية المشروع وبالتالي امتلاك القدرة على تطوير مشروعك مع مرور الوقت.
كيفية وضع ميزانية مشروع ناجحة؟
بعد أن تعرفت قليلًا على إدارة ميزانية المشروع المالية وأهميتها، إليك الآن كيفية إنشاء نموذج الموازنة للمشاريع الناشئة بشكل صحيح لوضع ميزانية مشروعك الخاص بنجاح:
- تحديد الأنشطة:
من المهم في بداية الأمر أن تعمل على تحديد الميزانيات والأنشطة وأي متطلبات لمشروعك بشكل تفصيلي وأن تقوم بتدوينها والتعديل عليها بما يتناسب مع مخططاتك إلى أن تحصل على خطة متكاملة تساعدك على فهم احتياجاتك كاملةً وتكون بمثابة خارطة طريق.
- تحديد التكاليف:
لإكمال مراحل المشروع بشكل ناجح، عليك الآن تقدير تكاليف الأنشطة وجميع النفقات المرتبطة بعملك التجاري مع أخذ بعين الاعتبار أي تعديلات يمكن أن تطرأ بشكل غير متوقع وإمكانية إدارتها بشكل كامل.
- إدارة المخاطر المتعلقة بالمشروع:
من الجيد أن يكون هناك ضوابط أخرى ضمن مخططاتك تساعد على إدارة المخاطر العامة لمشروعك وإدارة الإنفاق وتحديد التهديدات وتحديد جميع الفرص التي تساعد على الحفاظ على تكاليف المشروع آمنة وعدم إهدارها فيما لا يعتبر من الأساسيات في الوقت الحالي.
- وضع وصف تفصيلي:
عند الانتهاء من وضع ميزانية لمشروعك بشكل محدد، من المهم أن تضع وصف تفصيلي شامل يعتبر بمثابة مرجع يتضمن جميع الوثائق والمستندات والمعاملات المالية المستخدمة وجميع التفاصيل مدونةً بشكل تفصيلي.
- استخدام التقويم والجدولة:
لا شك أن جدولة المشروع الجديد وإعداد تخطيط جاهز لإدارة الميزانيّة العمومية، يساعدك على أن تتجاوز التشتتات والتسويف وأن تركز على خطوات المشروع لتنفيذ جميع مراحله ضمن التوقيت الزمني المطلوب ودون أي تأخير.
كيف تحافظ على مشروعك ضمن الميزانية؟
تبين دورات إدارة المشاريع في دبي ضمن مراكزنا المعتمدة ما هي مزايا الحفاظ على المشروع ضمن نطاقه ومدى أهمية ذلك وكيفية تطبيق هذه المهمة باحترافية ضمن خططك العملية، أما الآن إليك بعض الأساليب لتحقيقها:
1- تذكر تجاربك السابقة وتعلم منها:
لا شك أنك قد قمت سابقًا بتخطيط عددًا من مشاريع مماثلة قبل أن تستلم مثلها الآن وأنك قد استخدمت تقارير وجداول زمنية تساعد على التعريف بالمشاريع وبياناتها المالية والميزانية وكذلك مصادر الدخل والتوقيت المتاح لديك، فالآن عليك أن تتذكر جميع هذه التجارب السابقة وأن تستفيد من الدروس والملاحظات التي قد خرجت بها لتضع خطة ميزانية التشغيل الصحيحة والواقعية دون أي يكون هناك أي مبالغة في التوقعات.
2- إنشاء مساحة صغيرة للتغيرات مستقبلاً:
مهما حاولت أن تجعل ميزانية مشروعك محدودة لابد أن تحتاج مستقبلاً في مرحلة ما إلى بعض التعديلات او التغيرات الجديدة التي يمكن أن تطرأ في عملك وأن تحتاج إلى تعديل على الجداول بشكل طفيف، فلكي لا تضطر إلى تغيير بيانات أساسية أو التعرض لمشكلات كبيرة من الأفضل أن تُنشئ مساحة مالية بسيطة وجاهزة لأي اقتراح في الفترات القادمة.
3- ضبط الموظفين وتتبع الجداول:
من الجدير بالإشارة إلى أن جداول أنشطة المشروع التي تعطي بيانًا عامًا حول جميع الخطوات التي يقوم بها الموظفون والفرق والنجاحات التي يحرزونها وما إذا كانوا بالفعل ينجزون المهام في الوقت المحدد، هي من البيانات المهمة التي عليك تتبعها بهدف تسجيل أي تقدم والتعامل مع أي تأخير بوقت مبكر.
وفي الختام
إن مفهوم تحديد ميزانية المشروع ووضع تقديرات محددة للميزانية بالكامل باستخدام أفضل الاستراتيجيات الشائعة لتقدير إجمالي حجم التمويل والإنفاق المالي المتوقع لمشروعك، تعد من أبرز المتطلبات لنجاح مشروعك القادم وتحديد الأنشطة والتكاليف وإدارة المخاطر المتوقعة بشكل مبكر.
ولذلك من المهم أن تركز على دعم مهارات فريقك من خلال تقديم الدورات التدريبية التي تساعدهم في معرفة كيفية إدارة الميزانيات وتخطيط التكلفة والقدرة على التحكم بها، وبالتالي نجاح المشروع على مدى طويل وتحقيق الأهداف.
