إدارة ميزانية المشروع: لِمَ هي مهمة في إدارة الأعمال؟
نُشِر في Feb 01, 2023 at 07:02 PM
التخطيط الجيد هو السر وراء نجاح أو فشل أي عمل كان صغيرًا أم كبير، وعليه فإنَّ إدارة ميزانية المشروع والتخطيط لها هي واحدة من أهم العناصر الرئيسية لعملية التخطيط، جمع بيانات الشركة المالية والتوقعات وتحليل سوق العمل ومراعاة الخطط الاستراتيجية كل ذلك مطلوب لإدارة ميزانية المشروع بالشكل الأمثل.
لكن كيف تتم عملية إدارة ميزانية المشروع ولِمَ هي مهمة هذا ما سنتعرف عليه في المقال التالي، تابع معنا.
لماذا إدارة ميزانية المشروع مهمة في إدارة الأعمال؟
تُعرف الميزانية بشكل عام بأنّها مجموعة من الخطط المالية الديناميكية من جمع بيانات وتحليل والبحث خلف التفاصيل الدقيقة واتخاذ قرارات رائدة بخصوص تخصيص الأموال، تُستخدم هذه الخطط في توقع إيرادات ونفقات مشروع أو شركة ما المتوقعة خلال فترة زمنية لاحقة، عادةً ما توضع الخطط شهرية أو ربع سنوية أو سنوية.
ينبغي أن تتمتع هذه الخطط بالمرونة والديناميكية بحيث من الممكن التعديل عليها في حال تغير أي شيء في خطة العمل أو بيئة السوق، بالرغم من التحديات الكبيرة التي تواجه إعداد ميزانية جيدة من شأنها تحسين الشركة أو المشروع إلا أنّه من خلال اتباع مراحل إدارة المشروع بشكل صحيح يمكن الوصول إلى نتيجة تستحق الجهد المبذول.
توضح الأسباب التالية أهمية إعداد ميزانية في الأعمال التجارية، وهي:
- ضمان توفر الموارد:
جوهر الميزانية هو ضمان توفر الموارد في الشركة أو المشروع بحيث تكفي لتحقيق الأهداف المرسومة لها، إذ يفيد التخطيط المالي الاستباقي في تحديد الأمور التي تتطلب صرف المزيد من الموارد فيها والأمور التي تتطلب تقليصها فيها.
على سبيل المثال، إن احتاج فريق ما إلى موظف جديد لتوسيع الأعمال فإن التخطيط المسبق للميزانية يسمح بتعيينه مقابل تقليص نفقات أخرى من ناحية ثانية.
- تحديد الأهداف الداخلية والإبلاغ عنها:
من خلال إدارة ميزانية المشروع يمكن تحديد المقدار اللازم من الإيرادات للوصول إلى الأهداف، حيث يمكن استخدام الميزانية لتحديد الأهداف المالية المتوافقة مع مستوى الشركة وفريق العمل، إذ يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق للوصول إلى نتيجة مقبولة مقابل النفقات المصروفة.
على سبيل المثال، تهدف شركة ما للوصول إلى 10000 مستخدم جديد خلال عام لكنها لم تحقق سوى 4000 مستخدم، هنا يجب التفكير ما هو الخطأ؟ ماذا يجب أن نفعل؟ هل نعيد توزيع النفقات بشكل آخر؟ هل ندفع المزيد من الموارد للتقدم؟
من خلال التخطيط الجيد لإدارة ميزانية المشروع وتحديد الخطوة التالية يمكن الحصول على إجابات لتلك الأسئلة.
- تحديد أولويات المشروع:
من الجوانب الثانوية لإدارة ميزانية المشروع هو تحديد الأولويات والمبادرات في المشروع، عند تحديدها يمكن أخذ فكرة عن العائد المحتمل من الاستثمار في المشروع وكيف تتوافق هذه الأولويات مع قيم الشركة وما هو مدى تأثر الأهداف المالية العامة للشركة بها.
- زيادة فرص التمويل:
في وضع الشركات الصغيرة والناشئة التي تبحث عن مستثمرين، تساعد إعداد ميزانية للمشروع وإدارتها في جذب المستثمرين، حيث يدل وجود معلومات موثقة عن ميزانية المشروع وتوقعاتها المستقبلية على اهتمام الشركة بوضعها المالي وتطوره.
- وجود خطة محورية:
إعداد الميزانية أشبه بخارطة الطريق في حال سارت الأمور كما هو مرسوم لها، وهذا يعني معرفة النفقات والمبالغ المصروفة والمكتسبة، لكن كما هو معلوم لا يمكن التنبؤ بأي شيء في عالم الأعمال، إذ يمكن أن تؤثر بعض الأحداث والظروف الخارجية بشكل مباشر على إيرادات الشركة وتغيّر من أولوياتها بلحظة.
كأقرب مثال، ما حدث خلال عام 2020 عندما انتشر وباء الكورونا حول العالم، كان التأثير الاقتصادي المنعكس بسببه كبير بشكل لم يكن متوقعًا أبدًا، أجبر حينها المدراء التنفيذيين للشركات بإعادة صياغة ميزانياتهم بسرعة للحد من الخسائر الهائلة.
لكن من خلال إدارة ميزانية المشروع يمكن المحافظة على تفكير مرن قادر على إعادة توجيه الخطط والمساعدة في قيادة الشركة خلال أصعب الأوقات.
ما هي خطوات إعداد ميزانية المشروع؟
عن طريق اتباع الخطوات التالية يمكن إعداد ميزانية جيدة تفيد في تطوير المشروع وتقدمه:
- تحديد مجال عمل المشروع:
بدايةً يجب تخصيص جميع النفقات لإيضاح المجال الذي سيعمل به المشروع والجداول الزمنية ومواعيد التسليم، الطريقة الأمثل لذلك من خلال إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS) للمشروع، يتيح ذلك تفصيل كل ما يتعلق بتسليم المشروع ويُسهل الحصول على تقييمات وتخصيص الموارد لوضع الميزانية.
- تحديد الموارد:
تتمثل الخطوة الثانية في تحديد حجم الموارد اللازمة لإكمال المشروع، يجب مراعاة العوامل التالية عند تحديد حجم هذه الموارد:
- التوظيف: العامل الأكثر كلفةً لكنه عامل القوة، يجب تحديد عدد الموظفين اللازمين للقيام بالأعمال وعدد الموظفين الإضافيين في حال لزم الأمر.
- المعدات: يختلف نوع وعدد المعدات وفقًا لاحتياجات المشروع، قد تكون آلات وأجهزة ومعدات ثقيلة أو برامج وبرمجيات.
- المبيعات والتسويق: قد يحتاج المشروع إلى تسويق وقد لا يحتاج تبعًا لطبيعته، يجب أن توضع بعين الاعتبار في حال تطلب الأمر.
- التدريب: في بعض الحالات يتطلب المشروع تدريب الفرق والأعضاء على شيء جديد مضاف إلى المشروع.
إضافةً إلى العوامل السابقة، قد يتطلب المشروع بعض التكاليف الإضافية كالسفر والتعاون مع شركات أخرى يجب أن تراعى.
- تخصيص المبالغ:
بعد الانتهاء من فرز كل ما سبق، يجب البدء بتوزيع الأموال لكل مورد من الموارد التي يحتاجها المشروع، يجب وجود سجلات للاعتماد عليها، يُنصح بالنظر إلى ميزانيات مشاريع أخرى مشابهة واستخدام تكاليفها كدليل إرشادي.
- إعداد الميزانية:
بمجرد تخصيص التكاليف لكل مورد، يمكنك صياغة التقديرات الأقرب للميزانية ضمن جداول بيانات أو من خلال برامج مخصصة لإدارة المشاريع، كما يجب الأخذ بعين الاعتبار مصاريف الطوارئ، أيضًا صياغة الجداول الزمنية للميزانية.
يُنصح بمشاركة تقديرات الميزانية ومراجعتها مع الأعضاء الآخرين في الفريق للحصول على ملاحظاتهم وتحديد الوقت الذي يستغرقونه لإكمال مهامهم، تساعد تلك الملاحظات في الانتباه لبعض العناصر المُغفلة أو الأخطاء المرتكبة.
- الحصول على الموافقة النهائية وتنفيذها:
يُنصح بإجراء تدقيق لغوي للميزانية قبل إرسالها إلى أصحاب القرار وإرفاقها بتبريرات لجميع التقديرات المذكورة، عند الحصول على الموافقة يمكن البدء بتنفيذها، كما ينبغي مراقبة عملية التنفيذ بدقة خلال الفترة الأولى بحيث لا تتجاوز النفقات الكميات المقررة وأن يحقق أعضاء الفرق الأهداف خلال الوقت المحدد.
ختامًا،
يُنصح من أجل إدارة ميزانية المشروع بشكل أفضل الاطلاع على ميزانيات مشاريع مشابهة واستشارة الخبراء ذوي الصلة، مع مراجعة كافة بنود الميزانية بدقة والتأكد من أنّ جميع التكاليف والأنشطة المنفذة متوافقة مع الميزانية وتحديثها باستمرار مع متطلبات السوق.
كما يمكن الاستفادة من دورات تدريبية في إدارة المشاريع في دبي التي يسرنا في مركز لندن بريمير للتدريب تقديمها لك لإعطائك فرصة التوسع في مجال الإدارة.
