دليلك إلى مراحل إدارة المشروع الخمسة

نُشِر في Jul 06, 2022 at 09:07 PM

إن إدارة المشروع هي عملية قيادة فريق العمل خلال مراحل إدارة المشروع المختلفة من أجل تحقيق هدف معين. 

يمكن تقسيم هذه العملية إلى خمس مراحل أساسية: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. في هذا المقال، سنلقي نظرة فاحصة على كل مرحلة من هذه المراحل وكيف يمكنها مساعدتك في بدء مشروعك.
 

ما هي مراحل إدارة المشروع؟

في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع الخمسة هذه يمكنك الحصول على نتائجًا مذهلة للمشروع الخاص بك، والتحكم به من أجل إطلاق أفكار مشاريع فعالة، فإليك أهم مراحل إدارة المشروعات لإدارة أو تأسيس المشروع من البداية إلى النهاية.

 

المرحلة الأولى: البدء "Initiating"

إن بدء المشروعات هي  المرحلة التي يتم فيها التفكير العميق حول الهدف المطلوب من المشروع، من خلال تنظيم الأفكار، تخطيط عمليات الدراسة والتنفيذ والتخطيط، ووضع مهام كل مرحلة، وما هي الجدوى من كل خطة، وهنا يتم إنشاء أصغر منتج قيم واختباره.

كما أن هذه المرحلة هي الوقت الذي تعرض فيه مشروعك على المستثمرين والمشاركين فيه، وإعطائهم صورة مبدئية لتتمكن من إنشاء إدارة صحيحة من البداية من خلال تقسيم العمليات والأفكار الرئيسية للمشروع.

وهنا ستقوم أيضًا بتقييم الجمهور المستهدف، تحليل المنافسين، إدارة المهمات، وتحديد المهارات التي سوف تحتاج إليها ومن سيقوم بها، وتخصيص أدوات الترويج الخاصة بك، ومراقبة أداء المشروع، ووضع الميزانية اللازمة وتحليلها.

المرحلة الثانية: التخطيط "Planning"

يعد التخطيط خارطة مفصلة لما سوف تعمل عليه في هذا المشروع، والهدف من هذه الخارطة هو أن تستطيع الاطلاع على الصورة الكاملة للمشروع بسهولة دون أي تعقيدات، مما سيجعلك تفكر بمراحل أبعد.

ودائمًا ما تأتي عند تخطيط المشاريع أفكار فعالة ومفيدة لم تكن بالحسبان، وبذلك يجعلك التخطيط تفكر أفضل لإدارة المشروع الخاص بك، لأنك عندها سترى التقييم النهائي الذي يحدد ما إذا كنت بحاجة إلى أشياء إضافية أم لا.

أو حتى إذا ما كنت قد أضفت أشياءً اعتبرتها أساسية ولكنك لست بحاجة إليها بالفعل، حينها يمكنك أن تتخلص منها ومن ثم يسير المشروع بخطوات أسرع، كما أنك ستعرف ما إذا كان هناك موارد زائدة أو موارد ناقصة بالمشروع.

فهذا الجزء بالتحديد بحاجة إلى تعديل وتحديث مستمر بحسب هدف وخطة إدارة المشروع التي يتم إجراؤها، فيحدث أن تكون المراحل أو التصنيفات الأساسية التي تتضمن جزء ما من هذا المشروع لم يتم تنظيمها بالشكل الصحيح، فهي هنا بحاجة إلى تحديث.

وفي مرحلة التخطيط أيضًا تعد الرسوم البيانية، جدول المحتويات، الجداول الزمنية، التطبيقات التي تعتمد على الخرائط الذهنية ستساعدك على معرفة كيف يتم إنجاز عمليات التخطيط بالطريقة الأسهل عند اتباعك لـ خطوات المراحل هذه في كل مشروع.
 

المرحلة الثالثة: التنفيذ "Executing"

وهي مرحلة بدء تنفيذ خطة المشروع من قبل مدير الفكرة، وذلك من خلال توزيع الأعمال على الفريق وأن يبقى مدير المشروع على اطلاع دائم بجميع التفاصيل وبآخر مستجدات المشروع في كل مرحلة فيه.

وهنا تأتي مهمة إدارة المهام الصحيحة، حيث عليك أن تلجأ لجميع ما يساعدك على إدارة المشروعات مع تطويرها بالشكل الصحيح والتأكد من أن خطوات المشروع الخمس هذه عالية الجودة.

كما أنه عليك في هذه المرحلة معرفة الميزانية المطلوبة وتحليلها، فهذا هو المكان الأساسي لتحقيق الأمور التي تتعلق بالتنفيذ، ومن ثم بدء الإنجازات وتحليل ما إذا كان هناك مخاطر ناتجة أو متوقعة عند بدء خطوات المشروع.

المرحلة الرابعة: السيطرة "Controlling"

عندما تبدأ تخطيط المشروع، يجب أن تتابع عمليات تنفيذه بتنظيم محكم، وأن يكون المشروع بالفعل تحت سيطرتك بصفتك المدير، لذلك عليك في هذه المرحلة التحكم وفحص كل نوع أو فكرة قد تم تنفيذها.

على سبيل المثال أن تتأكد ما إذا كان تأسيس المشروع يجري بالجودة المطلوبة، وأن تتبع ما إذا كان الجدول الزمني للمشروع يسير وفق الخطة الموضوعة، وما إذا كان يتم إنفاق الميزانية المحددة أيضًا بالشكل الصحيح، بالإضافة إلى التوثيق الدائم، مع إعداد الجداول والبيانات.

كما أنه هناك عدة طرق أخرى من أجل أن تعرف أو تراقب بياناتك ويكون المشروع مسيطراً عليه في كل مراحل إدارة المشروع الخمس هذه، مثلًا أن تعمل على جدولة الاجتماعات وطلب التقارير باستمرار من أجل إدارة المشاريع بفعالية أكثر.

بالإضافة إلى المراقبة الفعالة من قبل الإدارة المسؤولة عن مراحل إدارة المشروع، يجب الانتباه إلى التطوير المستمر، وإدارة المخاطر، حتى التأكد من أن المشروع مسيطرًا عليه.

المرحلة الخامسة: الإغلاق "Closing"

تساعد مرحلة الإنتهاء هذه على التحقق مما تم فعله في نهاية المشروع، وهي هنا كالدليل المعرفي لإلقاء نظرة على النتائج في مراحل إدارة المشروع الخاص بك، وإذا لم تكن صاحب المشروع فيمكنك أن تحصل على الموافقة في هذه المرحلة.

لا بأس هنا أن تسمع بعض الانتقادات أو افكار كان يجب فعلها في مرحلة ما من مراحل المشروع.

ومن الجدير بالذكر أن أهم ما يجب عمله خلال مراحل إدارة المشروع هو أن تقوم بتوثيق الصعوبات التي تواجهها وما هي الدروس المستفادة، وذلك لإدارة أفضل للمشاريع المستقبلية.

هل تتناسب هذه المراحل مع جميع أنواع الأعمال؟

الإجابة هي نعم، فمهما كان المشروع الذي تعمل عليه، أنت بحاجة دائمًا إلى مراحل إدارة المشروع الخمس هذه التي من خلالها سوف تحصل على عملية ناجحة سواءً أكان مشروعك مبتدئًا أم لا.

كما أن حضور دورات تدريبية في إدارة المشاريع في لندن سوف يساعدك على الحصول على التعريف الصحيح لمراحل إدارة المشروع الخاص بك بطريقة أعمق والتي تُعرفك على الفرق بين استخداماتها في إطار تطور وإعداد مشاريعك.