إدارة نطاق المشروع: دليل سريع لضمان نجاح مشروعك

نُشِر في Sep 18, 2022 at 10:09 PM

يتمثل حلم كل مدير مشروع في إنجاز مشاريعه بسلاسة من البداية إلى النهاية وبالوقت المعيَّن لها، بل ودون تجاوز لميزانيتها المحددة، إلا أنَّ ذلك سيبقى حُلمًا ما لم يتمكن من إدارة نطاق المشروع بنجاح. 
 

إذ من البديهي أنه عندما يتم البدء بتشغيل مشروع بنطاق غير محدد، أي بعدم امتلاك فكرة كافية عن مقدار العمل اللازم لإنهاء المشروع وكم يتطلب من أيدٍ عاملة وكذلك كم تبلغ الميزانية العامة المحددة له، فإنه بالطبع لن يستغرق كثيرًا من الوقت حتى يعلن فشله.
 

أي أنَّ الإدارة الجيدة لنِطاق المَشروع ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتوثيق السليم لكافة عناصر المَشروع وبرصد توقعات تقدم المشروع أو تراجعه، لذا يعد من الواجب إنشاء تخطيط مسبق للمشاريع بغية إحراز نتائج مرضية وتجنبًا لأي مخاطر محتملة.
 

من هذا المنطلق وإيمانًا منَّا بأهمية إدارة نطاق المشاريع أعددنا لك دليلًا سريعًا وشاملًا يقودك إلى ضمان نجاح مشاريعك ويطلعك على كيفية تحديد نطاق المشروع بشكل فعال، هذا فيما لو اقتفيتَ آثاره خطوةً خطوةً. 

ماذا تعني إدارة نطاق المشروع (Project scope management)؟

بشكلٍ نظري يمكن اختصار تعريف نطاق المشروع بأنه العملية التي تسمح بالتأكد أنَّ مشاريع الشركة تحتوي على جميع الأعمال والعمليات والوظائف المتعلقة بإنجازها على أكمل وجه، مع ضمان عدم وجود أي عَمل زائد لا يضيف قيمة إيجابية للمشروع.
 

أما من الجانب العملي فإنها تعني إِعداد قائمة تتضمن كل ما يجب أن تحتويه خطة المشروع من مهام أساسية أو فرعية إلى جانب الجدول الزمني الذي يحدد وَقت إنجاز كل مهمة بهدف تنفيذ المشروع بالوقت المُحدد. 
 

ولا يفوتنا أن ننوه إلى ضرورة التطرق إلى الميزانية التي يتطلبها إنجاز المَشروع بالإضافة إلى بيان الموارد المطلوبة في كل مَرحلة والتحقق من جودة كل منها. 
 

بصورة عامة إدارة نطاق المشروع هي هيكلية تهتم بالدرجة الأولى في مراقبة منهجيات إدارة المشروع وتحديد ما هو مدرج ضمن خطة إنجازه وما لا، كل ذلك لضمان خروج المشروعات النهائية بدقة عالية وجودة لا متناهية.

كيفية التخطيط الناجح لإدارة نطاق المشروع؟

من المهم تقسيم استراتيجية إدارة نطاق المشروع الناشئ إلى خطوات بسيطة تسيرُ بسلاسة الواحدة تلو الأخرى، لا سيما أن ذلك سيساعدك على معرفة كيف يمكن للتخطيط الجيد أن يصب في مصلحتك أنت وأعضاء المَشروع ويغنيكم عن عمليات زائدة وغير مهمة. 

- التخطيط لنطاق المشروع


تعتبر هذه الخطوة بسيطة نسبةً إلى باقي الخطوات، فبوصفك مدير المَشروع أنت مسؤول عن الاجتماع مع أصحاب المصلحة وأرباب العمل إلى جانب المديرين التنفيذيين وذلك من أجل وضع خطة مبدأية لنطاق المشروع وتحقيق فهم متماسك حوله.
 

كذلك يجب أن تتضمن هذه الخطة التَحقق من صحة هذا النطاق وكيفية إدارته والتحكم فيه، لا سيما أن كل ذلك سيسهم في رسم الخطوط العريضة لنجاح المَشروع.

- جمع المتطلبات اللازمة 

الآن وبعد أن فهمت المساحة المحددة لنطاق المَشروع فإنه يقع على عاتقك تأمين متطلبات المشروع المختلفة وذلك لتحقيق أهداف المشروع، لكن بالطبع الأمر ليس بهذه البساطة إذ لا يكفي أن تسأل عميلك عن مواصفات المنتج أو الخدمة التي يرغبها. 
 

لا سيما أن تجميع المستلزمات للمشروع وتأمينها تعد عملية اكتشاف بحد ذاتها، قد لا يستطيع أَصحاب المصلَحة معرفتها بل ولا معرفة الجودة اللازِمة لها، لذا يمكنك تحديدها من خلال استطلاع آراء المستهلكين المستهدفين ومعرفة أي من الميزات يفضلونها سواء إن كان المشروع يتعلق بخدمة أو بمنتج. 

- بيان نطاق المشروع

بالطبع أنت قطعتَ أشواطًا كبيرة من هذه الخُطوة في المرحلة التي خططت بها للمشروع، لكن يجب أن تحدد ذلك بِصورة كتابية ليكون الشكل العَام للمشروع واضح تمام الوضوح، ولتكون هذه الصورة الكتابية مرجعية رسمية لك ولفريق العمل طوال وقت المشروع. 

من المهم أيضًا تضمين العمليات الزائدة أو الغير ضرورية في هذه الخطة وذلك من أجل استبعادها وعدم إهدار وَقت وجهد إضافيين على تنفيذها.
 

- إنشاء هيكل عام لتقسيم الأنشطة والمهام

المقصود في الهيكل العام لتقسيم المهام أي إعداد الوثيقة الرئيسية التي ستتولى مهمة إسناد وظيفة كل شخص إليه، إذ بواسطة هذه الوَثيقة سيتم التعرف على مسؤوليات كل فرد من أفراد المشروع والوقت المحدد لإعداد كل منها.
 

بالنسبة إلى هذه الخُطوة تجدر بنا الإشارة إلى وجود بعض المنصات المجانية والمدفوعة التي قد تعينك في تنظيم و تجزئة المهام بين جَميع الأعضاء المشاركة في اكتمال المشروع، كذلك سيمكنك من خلالها متابعة إجراءات التنفيذ وتوثيق عمل كل عضو. 
 

- التحقق من صحة نطاق مشروعِك

تمثل هذه الخُطوة أهم خطوات إدارة نطاق المشروع فقبل بِدء التَنفيذ عليك تسليم نطاق المشروع الذي قمت بإعداده إلى المعنيين من أَصحاب المصلَحة والمدراء التنفيذيين حتى تضمن الحصول على الضوء الأخضر لإكمال باقي خطوات التَنفيذ. 
 

كذلك حتى لا يقع على عاتقك وحدك تحمل مسؤولية حدوث أخطاء غير ناتجة عن تسيب منك وإنما لم تكن في إطار النظام المدروس، وبالمثل ربما يكون مصير هذا المشروع إخفاقًا لم يتم أخذه بالحسبان، فحتى لا تعرض نفسك للغرامات أو أي من المخاطر المحتملة. 
 

- نطاق التحكم

على الرغم من أنك وصلت إلى مرحلة ما بعد الإنجاز إلا أن مهمتك كمدير للمشروع لم تنتهِ بعد، إذ يجب متابعة مراحل ما بعد التَنفيذ والتي تتمثل بإعداد تقارير أسبوعية أو شهرية تتتبع سير أعمال  المشروع بالشكل المطلوب، وذلك لضمان تحقيق الأهداف المرجوة من تطوير وإدارة نطاق المشروع. 

ولا يفوتنا التنويه إلى وجوب الاستعداد التام لأي تغييرات قد تُطلب منك أو من أحد أعضاء الفريق، وذلك بهدف إيصال المشروع لأعلى نقطة نجاح ممكنة ولتزيد من رصيد سمعتك كمدير مشروع ناجح ومتعاون. 

ختامًا

 إدارة نطاق المشروع عنصر لا يمكن الاستغناء عنه بأي مجال، خاصة أنه يُعنى بتحديد أَعمال الفرق وفق طريقة مبسطة وسهلة الإحكام، كما أنَّ نطاق المشروع الفعال يضمن بدء أي مشروع بالقدم اليمنى ويتأكد من تسليمه تبعًا للوقت المتفق عليه إلى جانب أنه يبين التكاليف القابلة للاستهلاك. 
 

لذا وبما أن إدارة نطاق المشروع مهمة تتكئ على مدير المشروع فحسب، فمن المهم تنمية مهاراتك وخبراتك ببناء استراتيجيات فعالة من أجل إدارة نطاق مشاريعك بشكلٍ أفضل، من هذا المنطلق نوصيك بحضور دورات إدارة المشاريع في لندن لا سيما أنك ستتعلم من خلالها الطرق العَملية لـ إدارة نطاق المشروع عبر أمثلة حقيقية وسيناريوهات واقعية.