مراحل ادارة المشروع: دليل شامل
نُشِر في Jul 06, 2022 at 09:07 PM
كما في أي سوق، يتوقف نجاح أي مشروع في السوق السعودي على وجود قائد كفء قادر على توجيه دفة قيادة مراحل ادارة المشروع بكفاءة، قد يتبادر إلى ذهنك أنّ وظيفة مدير المشروع تقتصر على تنظيم الاجتماعات وضبط المواعيد النهائية، لكن في الواقع، يمتد دوره إلى ما هو أعمق وأعقد من ذلك.
دليلنا التالي يوضح كل التفاصيل المتعلقة بإدارة المشاريع بمراحلها الخمسة والمسؤوليات الواقعة على عاتق مدراء المشاريع والمهارات التي يحتاجونها لأداء مهامهم بكفاءة وفعالية، فتابع معنا لأخذ فكرة عامة تساعدك في إدارة مشروعك.
من هو مدير المشروع وما هي مسؤولياته؟
يُعرف مدير المشروع بأنّه العقل المدبر المسؤول عن رسم مسار المشروع منذ نقطة البداية وحتى نقطة النهاية، عليه أن يمتلك رؤية شاملة تمكّنه من المواءمة بين الأهداف الإستراتيجية ومتطلبات أصحاب المصلحة، وأن يمسك بزمام الأمور للتأكد من سير الأعمال بسلاسة وكفاءة، وبناءً على ذلك تكون أبرز مسؤوليات مدير المشروع ما يلي:
التخطيط الجيد للمشروع:
يحتاج التخطيط وضع أساس متين يبدأ بتحديد نطاق المشروع وأهدافه بوضوح، يتضمن ذلك وضع خطة تفصيلية تشمل الموارد والمهام وجداول التسليم، بالإضافة إلى تحديد المنتجات النهائية اللازمة لتحقيق نجاح المشروع.
تنسيق فريق العمل:
على مدير المشروع اختيار فرق عمل متنوعة من حيث المهارات والخبرات وتوجيه أعضائه بما يتناسب مع خبراتهم، يضمن التنسيق الجيد تركيز جهود الفرق والتعاون الفعال معًا لتنفيذ مهامهم بفاعلية، بالإضافة إلى حل النزاعات إن وجدت وتنظيم اجتماعات دورية فعالة للتأكد من وضوح المهام للجميع.
إدارة المخاطر:
يتعين على مدير المشروع تحديد أي تحديات أو مخاطر محتملة مبكرًا ووضع خطط للتخفيف من تأثيرها على الجدول الزمني للمهام والميزانية وجودة العمل لتجاوز أي عقبة مهمة بسهولة.
الإشراف على الميزانية:
يعمل مدير اﻟﻤﺸﺮوع على متابعة دقيقة للتكاليف ووضع ميزانية دقيقة منذ بداية عملية البناء وتعديلها عند الحاجة مع السعي لتحقيق الكفاءة المالية دون تجاوز الحدود المالية المخصصة.
التواصل مع العملاء:
يُعد التواصل الشفاف مع أصحاب المصلحة عاملّا رئيسيّا لنجاح المشروع، يقدم مدير المشروع تحديثات دورية لهم ويستجيب على استفساراتهم ويعمل على ملاءمة المشروع لمتطلباتهم.
الحفاظ على معايير الجودة:
يحرص مدير المشروع على أن تتوافق مخرجات ونتائج المشروع النهائية مع المعايير والمواصفات المطلوبة، من خلال عمليات مراقبة الجودة، وذلك لتلبية رضا العميل النهائي.
ما هي أهم المهارات اللازمة لأي مدير مشروع ناجح؟
نجاح المشروع يعتمد امتلاك مدير المشروع مجموعة من المهارات الأساسية التي يمكن له من خلالها أداء مهامه بكل كفاءة، وهذه المهارات تشمل:
- يجب أن يتمتع بمهارة التواصل والقدرة على إيصال المعلومات بوضوح، سواء شفهيّا أو كتابيّا، لأصحاب المصالح والفريق بما يضمن التفاهم المتبادل والعمل نحو تحقيق الغايات والأهداف المشتركة.
- امتلاك القدرة على إعداد التقارير المالية وامتلاك أسرار تمويل المشروع ﻹدارة الأمور المالية بكفاءة والخروج بمشروع متماسك من جميع الجوانب.
- المرونة والقدرة على الاستجابة للتغيرات غير المتوقعة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
- حل المشكلات والتحديات اليومية بواسطة التفكير النقدي لتحليل المشاكل وابتكار حلول فعالة تقلل من تأثير الخطر على المشروع.
- القيادة المحفّزة للفريق لدعم معنويات الأعضاء وتشجيعهم على تقديم أفضل ما لديهم.
- المهارات التنظيمية التي تساعد في خلق التوازن بين الإجراءات العديدة وتعيين الأولويات، بما يضمن السير في الاتجاه المخطط له وفق الجدول الزمني والوقت المحدد.
ﻳﻤﻜﻦ أن يساعدك التسجيل في إحدى دورات إدارة المشاريع لندن المُقدمة من مركز لندن بريمير سنتر للتدريب المهني في هذا الشأن، إذ تقدم لك كل دورة من تلك الدورات التدريبية المتاحة على الموقع الإلكتروني فرصة ذهبية لصقل مهاراتك الإدارية والقيادية ونيل وظيفة متميزة في مجال إدارة المشاريع، يتميز المركز بتقديم دوراته صفيًا أو أونلاين عبر منصة (Live online learning) أو على شكل مقاطع فيديو تعليمية تفاعلية مسجلة مسبقًا عبر منصة (Self-learning).
ما هي مراحل ادارة المشروع؟
تنقسم مراحل ادارة المشروع (Project management) عادة إلى خمس مراحل رئيسية في أي مشروع مهما كان نوعه أو مجال عمله، هذا اﻟﻤﺮاﺣﻞ الخمس تضمن في حال تطبيقها بدقة الخروج بمشروع متميز قادر على المنافسة والنجاح في أي سوق، وهي:
ﻣﺮﺣﻠﺔ البدء بالمشروع (Initiation):
المرحلة الأولى من مراحل ادارة المشروع تبدأ في تعريف الفكرة العامة منه وتحديد أهدافه، يضع المدير وثيقة واحدة أساسية مثل ميثاق أو دراسة الجدوى، وهي خطوة ضرورية من خطوات إدارة المشروعات للحصول على الضوء الأخضر من الأشخاص المعنيين في بدء المرحلة القادمة، يتعاون المدير مع الأطراف المعنية بما يضمن فهم الجميع لمتطلبات المشروع وأهميته.
مرحلة التخطيط (Planning):
التخطيط هو أساس مراحل ادارة المشروع الناجحة، وفي هذه المرحلة يتم إعداد خريطة طريق شاملة تتضمن معلومات مفصلة عن كافة الأنشطة والمواعيد والأدوار والموارد المتوفرة، كما يجب عليه مراجعة مختلف نماذج دورة حياة المشروع لاختيار الشكل الأنسب منها لاعتماده.
من الأدوات المستخدمة في تخطيط وتنفيذ المشروعات طريقتي SMART أو CLEAR، يعتمد استخدام طريقة SMART على تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس والتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب، بينما تركز طريقة CLEAR على تحديد أهداف واضحة وتعاونية ومحددة ضمن النطاق وعاطفية مرتبطة بالهدف.
كما يتعين على المدير تحديد خطة شاملة تشمل تقسيم الميزانيات والجدول الزمني وخطة الاتصالات واستراتيجية لإدارة التهديدات والمخاطر لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
مرحلة التنفيذ (Execution):
المرحلة الثالثة من مراحل ادارة المشروع يتحول فيها التخطيط النظري إلى عمل واقعي، يبدأ الفريق في التنفيذ المباشر ﻣﻦ خلال إنجاز مهامه وفقًا للجدول الزمني والخطة الموضوعة، يوجّه مدير المشروع فريقه ويُجري تعديلات حسب الحاجة للاستمرار بالعمل، مع الاستفادة ﻣﻦ أدوات التتبع المستندة إلى السحابة في نمذجة وتحديث العمليات بمرونة في الوقت الفعلي.
مرحلة مراقبة أداء المشروع ورصده (Performance and Monitoring):
يتم في هذه المرحلة تتبع الأداء العام للمشروع، حيث يعتمد مدير ﺍﻟﻤﺸﺭﻭﻉ على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في عملية المراقبة والرصد وفي تقييم مدى التقدم نحو الهدف المحدد، ويقوم في تحليل المخرجات وجدولة المواعيد وتعديل الموارد لضمان الالتزام بالجداول الزمنية المحددة والميزانية والجودة والتحكم بجميع المعطيات، تعتبر هذه المرحلة ذات أهمية كبيرة لضبط الإيقاع وتصحيح المسار عند الحاجة.
مرحلة الإغلاق (Closing):
في نهاية المشروع، يقوم مدير المشروع بعقد اجتماعًا بهدف إنهاء الخطة ومراجعة الاعمال التي تم إنجازها وتقييم النجاحات والإخفاقات للاستفادة منها في اﻟﻤﺸﺎرﻳﻊ المستقبلية وإغلاق المشروع، يُعد هذا التقرير تقريرًا نهائيًا ويجمع جميع الوثائق والنتائج ويضعها في مكان واحد للمراجعة المستقبلية، مما يسهل عمليات التقييم والمراقبة والتحكم في أي تعديلات عند الحاجة.
ختامًا،
يتطلب تنفيذ ﻣﺮاﺣﻞ ادارة المشروع في السوق السعودي الكفاءة والعمل بشكل دقيق، نظراً للتحديات والفرص الكبيرة التي يوفرها هذا السوق المتنامي، إن النجاح لا يأتي من التفكير والتخطيط والتنفيذ وحدهما، بل من الإدارة الفعّالة ومدى قدرة مدير المشروع على الاستجابة للتحديات المختلفة، من خلال اتباع هذه المراحل الخمس، يُمكن للمشروعات أن تحقق نتائج تتوافق مع توقعات العملاء وتلبي تطلعات أصحاب المصلحة، مما يسهم في تعزيز فرص النجاح والنمو في المملكة.
