أتمتة الشراء: تعزيز كفاءة المشتريات
نُشِر في Aug 20, 2023 at 08:08 AM
أتمتة الشراء هي جزء أساسي من تسهيل عمليات الشراء، كونها توفر الوقت وتحد من الأخطاء البشرية وتساعد على زيادة الكفاءة.
ولكن ما هي أتمتة الشراء بالضبط؟ وكيف يمكنك أن تقوم بهذه العملية؟
سنجيبك عن هذه الاسئلة في هذا المقال، فإذا كنت تبحث عن معلومات أكثر حول أتمتة الشراء وأفضل طريقة لبدء هذه العملية، تابع معنا.
ما هو مفهوم أتمتة الشراء؟
في حين أن مصطلح أتمتة الشراء غني عن التعريف إلا أن التقنية الكامنة وراءه معقدة بعض الشيء، فقد تتم عملية أتمتة الشراء باستخدام برامج الأتمتة أو باستخدام أداة إدارية لجعل المهمة التي تتم يدويًا تتم بشكل تلقائي.
ولكن كيف يحدث هذا؟
إذا أردنا أن نفهم كيف تحدث عملية الأتمتة، يجب علينا أولاً أن نفهم ما هي أنواع المهام التي يمكن أتمتتها، فهي مهام مثل:
- مصادر التوريد.
- معالجة المشتريات.
- بناء العقود.
- حساب التكلفة والمدفوعات.
- إنشاء طلبات الشراء.
- إصدار أوامر الشراء.
تُكمن الخطوة التالية في معرفة الطريقة التي تُنشئ فيها الشركات عملية الأتمتة، وهي تتم على الشكل التالي:
لنفترض بأن هناك شركة تعمل في مجال التصنيع تريد بدء خط إنتاج جديد، واحتاجت هذه الشركة الوهمية إلى إنشاء سلسلة توريد لهذا المنتج، ولكن لاحظ المدير بأن هناك العديد من الخطوات المتكررة التي تبطئ من سير العملية، مما جعل التصنيع أكثر مباشرة وأقل كفاءة.
لنقل إن هذه الشركة قررت إيجاد طريقة لتسرع من عمليات شراء المواد الخام، فمن المنطقي أن تعمل على تحديد الأعمال الروتينية والمتكررة وتقوم بأتمتتها باستخدام أدوات مثل (SaaS) أو (Kissflow).
على سبيل المثال، إذا أرادت شركة شراء مواد خام لمنتجاتها، يمكنها استخدام أداة (Kissflow) لإنشاء نموذج طلب يمكن أن يملؤه الموظفون عندما يحتاجون إلى شراء أي شيء.
بعد ذلك عندما يكون هناك أمر شراء جديد على وشك الحدوث، يمكن للمدير إرسال هذا النموذج كمرفق بالبريد الإلكتروني أو تضمينه في تطبيق مثل سلاك (Slack)، عادةً ما تتطلب حالة النموذج ملء بيانات حول المواد اللازمة وتكلفة كل وحدة، والتي يمكن للموظفين العثور عليها بسهولة عبر المخزون.
بهذه الطريقة يمكن للشركات إنشاء آلية عمل لكل مهمة واستخدام تقنيات الشراء لإيجاد طرق استراتيجية، تجعل العمليات رقمية ومركزية دون الحاجة إلى عمل متكرر ومكثف لكل آلية عمل.
ما هي فوائد أتمتة الشراء؟
إذا استطعنا تلخيص فوائد أتمتة الشراء في ثلاث نقاط رئيسية فسوف تكون: التوفير والكفاءة والبيانات.
دعنا نناقش التوفير أولاً: أتمتة الشراء تساعد الشركات على توفير المال من خلال التخلص من العمل اليدوي المتكرر الذي يستغرق الوقت والمال.
وعندما يتعلق الأمر بالكفاءة: ليس من الصعب أن نتخيل كيف أن أتمتة الشراء ستزيد من الكفاءة بالفعل، فالتقنيات في جميع عالم الأعمال تخدم هدفًا واحدًا وهو جعل الأشياء أكثر كفاءة، ونفس الشيء ينطبق على أتمتة الشراء.
وأخيرًا وليس آخرًا: يمكن للشركات استخدام أتمتة الشراء لاتخاذ قرارات تجارية مستقبلية أكثر ذكاءً (وبشكل تلقائي)، وذلك من خلال جمع البيانات حول تجاربها السابقة ثم استخدامها لدعم الكثير من عمليات صنع القرار.
كيف تساعد الأتمتة في تبسيط عمليات الشراء؟
إن أتمتة الشراء تُمكن الأعمال التجارية من تبسيط دورة الشراء وتحسين النتائج وجعلها أسهل استخدامًا، وكل هذا في حين أنها تعمل على خفض الديون وتعزيز الإنتاجية أيضًا.
ولكن ما علاقة ذلك بتبسيط عمليات الشراء؟
كلما كانت الشركة أكثر فعالية في اختيار البائعين وشراء السلع وبيعها كلما كانت أكثر ربحية، وهذه هي أتمتة الشراء بالضبط، فهي تبسط عمليات الشراء من خلال أتمتة مهام مثل التتبع والتفاوض والتسعير، مما يسمح للشركة بالتركيز على أجزاء أخرى أهم من الإنتاج.
والاستفادة من التقنيات تجعل هذا كله في غاية السهولة، بدءًا من الاستعانة بالمورد إلى الفواتير والدفع، بالإضافة إلى أن التقنيات تقلل من خطر الخطأ البشري الذي يمكن أن يسبب مشكلات في المعالجة.
كيف يمكن للمؤسسات الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط عمليات الشراء؟
هناك عدة طرق يمكن للمؤسسات من خلالها الاستفادة من التقنيات التكنولوجية لتبسيط عمليات الشراء، إليك بعض الأمثلة عنها:
- أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): هي طريقة رائعة لإدارة احتياجات الشراء وتفيد في تحديد المصادر والمناقصات وإعداد الفواتير ومعالجة المدفوعات، فهي توفر منصة مركزية تسمح لك بالوصول إلى جميع المعلومات والبيانات حول كل عملية شراء والتحكم بها من مكان واحد.
- الحلول القائمة على الأنظمة السحابية: يمكن أن تساعد الشركات أيضًا على تبسيط عمليات مشترياتها عن طريق تمكين الفرق من الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها لمعالجة جميع عمليات الشراء.
- التعليم: أهم جزء لتطبيق التقنيات الجديدة والمحسنة هو تدريب فريقك على كيفية استخدامها، على سبيل المثال حضور دورة تدريبية في تقنيات الشراء في لندن هو وسيلة ممتازة يمكن للرؤساء التنفيذيين استخدامها للتأكد من أن موظفيهم في أعلى القمة عندما يتعلق الأمر بأتمتة الشراء.
إن أتمتة الشراء تسمح للشركات بالتحول من ممارسة العمليات اليدوية والمتكررة إلى استخدام عمليات آلية تساعد على توفير الوقت، فمن خلال استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي والتقنيات الجديدة أو أي نوع من البرامج، يمكن لعملك الخاص اليوم استخدام أتمتة عمليات الشراء وخلق إدارة أفضل لسلسلة التوريد.
