الشراء في الوقت المناسب: استراتيجيات بسيطة للمؤسسات الناجحة
نُشِر في Aug 14, 2023 at 12:08 PM
واحدة من أكثر الأساليب التي شاع استخدامها مؤخرًا خلال السنين الأخيرة هو الشراء في الوقت المناسب ﻓﻲ محاولة للتقليل من التكاليف والنفايات على حد سواء، لكن ماذا يعني هذا المفهوم؟
يمكن من خلال المقال التالي التعرف على هذا الأسلوب وأهمية اختياره لشراء الحاجات، مع الإشارة إلى عيوبه وأساسياته وكيفية تنفيذها لتحقيق أهداف مؤسستك، تابع معنا.
ما هو الشراء في الوقت المناسب (Just-in-Time Procurement)؟
يُعرف مفهوم الشراء في الوقت المناسب (JIT) على أنه استراتيجية إدارية تعتمدها الشركات الراغبة بتحسين إدارة سلاسل التوريد خاصتها، فهو قائم على تسليم المنتجات والبضائع والخدمات بالكميات اللازمة والسعر المناسب بمجرد الحاجة إليها، الأمر الذي يحد من النفايات والتكاليف بنسب كبيرة.
حظي هذا الأسلوب من الشراء بشعبية كبيرة بسبب المرونة والكفاءة العاليتين وفعاليته من ناحية التكلفة، لا سيما أنَّ التسليم والشراء في الأوقات المناسبة يتطلب تنسيق دقيق ما بين المورد وشركات التصنيع بما يضمن شراء ووصول المواد بالوقت المخطط له تمامًا للبدء بالإنتاج أو الشحن، يتطلب ذلك أيضًا مراقبة دقيقة للجداول الزمنية ومستوى المخزون والقدرة على التنبؤ بالطلبات.
أهم ما يميز عملية الشراء في الوقت المناسب أنها لا تحتاج لمساحات تخزين كبيرة، إذ تقوم شركات الإمداد بتسليم المواد بالسعر المتفق عليه والوقت المناسب ضمن خطة محددة لاستخدامها فورًا ضمن العمليات الإنتاجية الأساسية، وذلك له دور في تقليل تكاليف تخزين السلع وكذلك عدم الوقوع في مشاكل المخزون الزائد الذي من شأنه أن يسبب التلف أو التقادم.
لكن بالرغم من ذلك كله، تبتعد بعض الشركات عن هذا النهج في السياسات الخاصة بها لأنها لا تضمن مصداقية الموردين في تقديم الطلبات في توقيتها، علاوةً على ذلك يمكن لبعض العوامل المؤثرة أيضًا تأثير على مصادر الإمداد اللوجستي مثل الظروف الجوية والاضطرابات، وقد تسبب مشاكل جسيمة بالكمية والوقت المحدد في حال لم يتم إدارتها بالشكل الصحيح.
ما هي الأساسيات التي يقوم عليها الشراء في الوقت المناسب؟
للشراء في الوقت المناسب عدة عناصر أساسية يقوم عليها، وهي:
- تحديد أنواع وأشكال النفايات الرئيسية المراد تقليلها وكيف يمكن ذلك.
- كيفية استخدام الموارد وحجم النشاط المطلوب والأعباء الزائدة المفروضة على الموظفين والمعدات على حد سواء.
- إمكانية التنبؤ باختلاف الطلبيات من وقت لآخر، والتي تعرضت للكثير من الالتباس مؤخرًا بسبب انتشار الوباء والأوضاع الراهنة.
لكن العامل الأكثر حسمًا في كل هذه العملية يبقى القيام بعملية اختيار موردين موثوقين وتعزيز العلاقات والتواصل الفعال معهم، وكذلك إيجاد بعض المصادر البديلة في حال تطلب الأمر.
كيف يفيد الشراء في الوقت المناسب الشركات؟
تبرز أهمية ﺍﻟﺸﺮﺍﺀ في الوقت المناسب في مساعدة الشركات الباحثة عن خفض الفاقد مع المحافظة على مستوى عالٍ من الكفاءة في جميع مراحل سلسلة التوريد الخاصة بهم، إذ تعمل الشركات التي تتبع هذا النهج في سياسات الأعمال لديها على طلب ما تحتاجه من مواد عند احتياجها فقط، وبالتالي تتخلص من تكاليف تخزينها، إضافةً إلى قدرتها على التفاوض مع الموردين المناسبين على عروض للأسعار كونهم يطلبون بشكل مستمر ومتكرر.
من المميزات الأخرى لهذا الأسلوب هي الكفاءة العالية، حيث تمتلك الشركة القدرة على تحسين أوقات استلام العملاء وتقليل المهل الزمنية، والذي يسمح في تعزيز ولاء العملاء نظرًا لتزويدهم بالخدمة عند حاجتهم لها وفي التوقيت المناسب بما يلبي توقعاتهم أو حتى يتجاوزها.
للشراء في الوقت المناسب أيضًا دور في تعزيز مراقبة الجودة، كون المورد مطالب بتقديم منتجات ذات جودة عالية في أوقاتها المناسبة وبشكل مستمر، وبالتالي تنخفض نسبة الحصول على مواد أو معدات معيبة.
علاوةً على كل ذلك، يساعد الشراء في الوقت المناسب المؤسسات على زيادة مرونتها في الاستجابة لتقلبات الأسواق بشكل سريع، ليصبح بإمكانهم إجراء تعديلات سريعة على جداول الإنتاج خاصتهم وفقًا لتغير الطلبات مع خفض مستويات المخزون في نفس الوقت.
ما هي العيوب التي تحيط بالشراء في الوقت المناسب؟
بينما تقدم تقنيات المشتريات في الوقت المناسب العديد من الفوائد للشركات إلا أنّ لها عددًا من المخاطر والعيوب التي يجب أن تعلم بها أي شركة قبل أن تحول سياسة الشراء لديها، وهي:
- الاضطراب في الإمداد:
في حال واجه أحد الموردين تأخير أو إغلاق غير متوقع في مصدر الإمداد أو ليس بالجودة المتفق عليها، يمكن أن ينعكس ذلك تأخيرًا في إرسال الطلبية، وبالتالي تأخر في الإنتاج وخسائر في المبيعات.
- نقص أماكن التخزين:
تعتمد تقنيات الشراء في الوقت المناسب على الدقة في التنبؤ والجدولة الأمر الذي يترك هامش صغير جدًا للخطأ، وبالتالي في حال سوء التنسيق أو ارتفاع الطلب فجأةً أو مشاكل في الجودة قد تتراكم المواد والأصناف الواردة دون توفير مكان لتخزينها.
- التواصل غير الفعال:
التنسيق الدقيق هو جوهر هذا النهج من المشتريات، لذا عند وجود مشاكل في التواصل بين الإدارات والمورد أو خلاف حول الجدولة أو الكميات المطلوبة يمكن أن يحدث خلل في سلسلة التوريد والتخزين.
نتيجةً للمخاطر السابقة يجب على الشركات الاستثمار بكل جديد في عالم المشتريات من أنظمة وبرامج جديدة وتطوير الموظفين والفرق لديها، وذلك عبر إلحاقهم في دورة تدريبية في تقنيات الشراء في لندن على سبيل المثال، لا سيما أنها تضمن إكسابهم كافة المهارات التي تصبُّ في صالح منصبهم الوظيفي كمسؤولي شراء فضلًا عن إكسابهم مهارات الشراء في الوقت المناسب فحسب.
كيف يُنفذ الشراء في الوقت المناسب بالشكل الصحيح؟
تنفيذ الشراء في الوقت المناسب هو قرار استراتيجي من شأنه تغيير سياسة العمل لديك لكنه بحاجة إلى تخطيط وتنفيذ دقيقين لضمان تحقيق الفوائد وألا ينعكس سلبًا، عند اتباع الخطوات التالية يمكن ضمان أنّك في الطريق الصحيح نحو التنفيذ الناجح لاستراتيجية الشراء في الوقت المناسب لعملك:
الخطوة الأولى من خطوات التنفيذ تتمثل في قيام الإدارة بتقييم جميع عمليات سلسلة التوريد الحالية المُعتمدة مع تحديد المخاطر وأوجه القصور والاختناقات، يساعد هذا في تحديد الأجزاء التي تحتاج للتحسين العاجل وكيف يجب تطبيق الشراء الصحيح لمعالجة ذلك الموضوع.
بعد ذلك، يجب البحث عن أفضل صفقة واتخاذ القرار المناسب للبدء بشراء الطلبيات وبناء علاقة طيبة مع مصدر الإمداد المناسب والقادر على تأمين المواد في أوقاتها الصحيحة وبالكمية اللازمة والجودة المطلوبة، التواصل هو مفتاح نجاح هذه الخطوة.
من العناصر الهامة أيضًا في التنفيذ الصحيح هو الاستثمار في التقنيات التكنولوجية المختلفة الحديثة، كما يجب تدريب الموظفين جيدًا على طريقة استخدامها.
ختامًا،
بالرغم من العيوب التي تحيط بتقنيات الشراء في الوقت المناسب إلا أنّ فوائدها تفوق ذلك بكثير عند التنفيذ الصحيح لها، فهي تعتبر أداة قوية للشركات الباحثة عن تبسيط عملياتها والحد من تكاليفها.
