أنواع المشتريات الرئيسية التي يجب معرفتها
نُشِر في Nov 25, 2022 at 08:11 AM
لا تقتصر أنواع المشتريات على عملية البيع والشراء التقليدية التي نعلمها جميعاً، حيثُ يبيع الشخص الخدمات أو المنتجات لشخص آخر يمثل المشتري، بالتأكيد تختلف الأمور كثيراً عندما يكون نوع الشراء ضمن ما يسمى سلاسل التوريد.
اليوم، تمثل أنواع المشتريات عصباً أساسياً للنجاح ضمن أي شركة مهما كان مجال عملها، فإذا لم تحصل الشركة على المواد الأولية التي تحتاجها كيف ستنجز العمل؟
إذاً إنَّ استخدام المشتريات ضمن الشركات ليست عمليات ثانوية بل متطلبات أساسية، ولهذا السبب أصبحت الإدارات الحديثة تولي إدارة أنواع المشتريات اهتماماً خاصاً.
سنسلط الضوء في مقالتنا هذه على مصطلح الشراء وأهميته، أنواع المشتريات الرئيسية، ومراحل عملية الشراء.
ما هو مفهوم أنواع المشتريات وما أهميته؟
يمكن تعريف مصطلح الشراء بأنه مجموعة من الأنشطة والأفعال التي تقوم بها الشركات للحصول على السلع والخدمات، وعلى الرغم من أنَّ عملية الشراء واسعة جداً وتحتوي العديد من المراحل التي تحتاج تخطيط دقيق، مثل التواصل والتفاوض وغيرها، إلَّا أنَّ بعض الشركات لا تزال تعتبر أن عملية الشراء ما هي إلَّا إصدار إجراءات وقرارات لشراء السلع فقط.
قد تعمل الشركات كبائع أو كمشتري، وقد تعمل أيضاً بالتبادل أي تعطي سلعة ما وتأخذ عوضاً عنها، مهما كان عمل الشركات فإنها تحتاج إلى التخطيط للحصول على سلع ومواد أولية أجود وأفضل من سلع المنافسين وبأسعار مناسبة، وبالتالي تحتاج إلى تطبيق سياسة أو نظام أنواع المشتريات بشكل فعال.
تعتبر المشتريات ذات أهمية كبيرة لكافة الشركات، والأسباب هي:
- تساعد مدير سلاسل التوريد على توفير أو تأمين موردين موثوقين يقدمون توريدات بأسعار تنافسية وجودة مناسبة.
- تعنى بمتابعة حركة وتغيرات السوق ومواكبتها بكافة أنواعها وبسرعة كبيرة.
- تساعد الموظفين على فهم أنواع سلاسل التوريد.
- تساعد على إدارة المخاطر المالية الخاصة بالتوريد.
- لا يمكن أن يتم العمل دون أنواع المشتريات المختلفة مثل السلع أو الخدمات أو الموارد الأولية.
إذاً لا غنى للشركات عن معرفة أنواع المشتريات، هذا ما تناقشه الفقرة التالية
ما هي أنواع المشتريات الرئيسية؟
لإدارة المشتريات purchase management بشكل أفضل يجب تحديد الفرق بين أصناف وأنواع هذه المشتريات، ويتم ذلك اعتتماداً على نظام الشراء، قسم مباشر أو غير مباشر، أو اعتماداً على نوع وطبيعة المشتريات السلع والبضائع أو الخدمات.
أولًا: اعتماداً على نظام الشراء:
- الشراء المباشر:
يشمل الشراء المباشر جميع المشتريات أو السلع التي تساعد الشركة في عمليات الإنتاج النهائية للمنتجات، إنَّ الأطراف التي تعمل وفق الشراء المباشر هم الموظفون في الشركات والموردون المتعاقدون مع الشركة.
إليك أمثلة لبعض مشتريات النوع المباشر: المواد الأولية للإنتاج، الأجهزة والآلات، عناصر الآلات، منتجات جاهزة لبيعها بسعر أعلى وزيادة المبيعات.
تذكر أنَّ للمشتريات المباشرة التأثير الأكبر على تحديد أداء الشركات ومبيعاتها وأرباحها.
- الشراء غير المباشر:
يشمل نوع الشراء غير المباشر تلك المشتريات التي لا تساهم في تحقيق أي ربح مباشر للشركات، ولكنها تدعم الأعمال اليومية في المشاريع والشركات ولا يمكن أن يقوم العمل دون استخدامها، مثل شراء الأثاث والمستلزمات المكتبية، أو إنشاء حملات التسويق الإلكتروني، أو شراء الاستشارات، أو صيانة الأجهزة والمعدات.
تعتبر المشتريات من نوع غير المباشر في الشركات الصغيرة أو الناشئة من مهام مديري المكاتب، بينما في الشركات الأكبر حجماً فهي مـن مهام إدارة المرافق.
ثانيًا: اعتماداً على طبيعة المشتريات:
- شراء السلع أو البضائع:
يشمل شراء السلع جميع المشتريات المادية سواء أكانت مشتريات مباشرة أم غير مباشرة والتي قد تحتاجها الشركة، بالإضافة إلى الاشتراكات التابعة للبرامج التي تستخدمها الشركة.
لكي يكون شراء السلع في شركتك ناجحاً يجب أن تكون سلاسل التوريد لديك أكثر وثوقوية، وهذه بعض الأمثلة على شراء السلع والبضائع: المواد الخام الأولية، المستلزمات المكتبية، الأجهزة أو الآلات.
- شراء الخدمات:
يتلخص هذا النوع من المشتريات بشراء المساعدة من الأشخاص الخارجيين، وهذه المساعدة تكون على شكل خدمات متعددة مدفوعة، مثل التعاقد مع موظفي المبيعات المؤقتين، أو شراء استشارات خارجية، أو توقيع عقود قصيرة الأجل مع أشخاص تعمل في مجال العمل الحر، أو استئجار بعض البرامج والتطبيقات لسنة واحدة مثلاً.
يشمل شراء الخدمات المشتريات المباشرة والمشتريات غير المباشرة، ولكي يكون شراء الخدمات لديك ناجحاً تذكر أن تنتقي الأشخاص ذوي المهارات العالية لأداء المهام.
عناصر الشراء الثلاثة:
يوجد ثلاثة عناصر رئيسية للمشتريات، وهم الأفراد والعملية والوثائق أو المستندات، نستعرض شرحًا يسيرًا لكل منها:
1- الأفراد:
هناك نوعان من الأفراد، الأول موظفو الإدارة في الشركات الذين لديهم القدرة على تقديم طلب لبدء عملية الشراء، والثاني مورد مسؤول عن بيع السلع أو الخدمات للشركة.
تذكر أنَّ المورد أو البائع الذي يقدم لك الخصم المناسب في الأسعار والوقت المناسب والجودة العالية، هو المورد الأفضل لتوريد السلع إليك.
2- العملية:
تمثل التطبيق الفعلي لعملية الشراء التي تحدث بين المورد والشركة، وهي عنصر النجاح الأساسي الذي يساعد الشركات على النمو والتطور، تهدف عملية الشراء إلى تحقيق نظام توريد ذو جودة عالية وأسعار منافسة وتوقيت مناسب.
إذا كانت عملية الشراء غير منظمة أو فاشلة فقد تكون مدمرة للشركات، فعلى سبيل المثال إنَّ شراء آلالات باهظة الثمن دون الحاجة إليها أو دون دراسة الجدوى الاقتصادية لها يُسرّع من إفلاس بعض الشركات.
3- المستندات والوثائق:
تشمل المستندات جميع العقود الورقية والإلكترونية بين طرفي عملية الشراء، أي كل من المشتري والبائع أو الشركة والمورد)، ومن الضروري جداً إنشاء المستودعات والمخازن لوضع مستندات وفواتير عمليات الشراء والبيع التي تحدث داخل شركتك فيها، وذلك لضمان معالجة جميع الأمور القانونية أو الحكومية.
كما يمكن الاستفادة من هذه العقود في تقييم أداء الموردين، والاستفادة من الأخطاء لتجنبها في المستقبل.
مراحل الشراء:
لإنشاء خطة مشتريات ناجحة، يمكن تقسيم مراحل الشراء إلى ثلاث مراحل، مرحلة التوريد، مرحلة الشراء، مرحلة الدفع:
- مرحلة التوريد:
المرحلة الأولية في مراحل الشراء، حيثُ تحدد الشركة قائمة بالمواد التي تحتاجها، ومن الممكن أن تستعين الشركة بالموردين المحترفين لتقييم هذه القائمة.
- مرحلة الشراء:
المرحلة الوسطى في عملية الشراء، تتضمن التواصل مع الموردين والتفاوض معهم لاختيار أفضل مورد للشركة، ومن ثمَّ استلام المشتريات من الخدمات أو البضائع والسلع وفحصها للتأكد من مدى مطابقتها للمواصفات المطلوبة وخلوها من العيوب.
- مرحلة الدفع:
يتمُّ في هذه المرحلة حساب الفاتورة العامة المترتبة على الشركة وتسديدها للموردين بعد التأكد من كافة السلع المستلمة، لا تنسَ في هذه المرحلة الاحتفاظ بنسخة من جميع فواتير الشراء، وبنسخة من العقود والمستندات التي توقعها.
وختاماً؛ بالتأكيد أصبحت تدرك الآن مدى أهمية إدارة المشتريات للشركات، ولكن يجب علينا التأكيد أنَّه لا يمكن تعلم إدارة أنواع المشتريات في مقالة واحدة، لهذا يمكنك حضور دورات المشتريات في دبي لإتقان عملية الشراء بالكامل والتعرف على أنواع المشتريات عن كثب.
