أهم 6 خطوات لإنشاء خطة مشتريات ناجحة

نُشِر في Sep 11, 2022 at 09:09 PM

لا يمكنك بدء أي عملية شراء داخل مؤسستك ما لم تضع خطة مشتريات تسيرُ على هديها وتقتدي ببنودها بدءًا من الألف وانتهاءً بالياء، إذ تعد عملِية التخطيط هذه ضرورية لتقليل تكاليف الشراء مع الحفاظ على كميات السلع المطلوبة ومعايير الجودة المنشودة.

لا سيما أن خطة المشتريات تعينك على اتخاذ القرار المناسب بشأن ما تحتاجه من سلع إلى جانب من سيؤمنها ومتى يجب شراءها وما هي الجودة المطلوبة في كل سلعة، كل ذلك حتى لا تقع مستودعاتك رهينةً لتكدس السلع التي لا ضرورة لها وتقع أنتَ رهينًا للخسارة. 

كما تشمل خطة المشتريات كافة المعلومات المتعلقة بعمليات الشراء مثل كيفية تنفيذ عملِية الشراء وتحديد أنواع العقود المستخدمة وتواريخ التسليم والخدمات المتفق عليها بين البائع والمشتري. 

لذا ولأنَّ خطة المشتريات تقي مؤسستك من عدة مخاطر ومفاجآت اللحظات الأخيرة لا بدَّ لك من الإلمام بأسس وخطوات إعداد خطة مشتريات مناسبة لمؤسستك، وهذا هو تمامًا ما ستتعرف عليه في هذا المقال.

ما هي عناصر خطة المشتريات؟ 

إن أردنا وضع خطة المشتريات في عبارة بسيطة فإنها تتمثل بعملِية تَحديد وتوحيد احتياجات المؤسسة للمُشتريات إلى جانب وضع جدول زمني لمكان ووقت الشراء. 

كما تشتمل على التأكد من أن الخَدمات أو العناصر أو حتى المواد التي تم شراؤها بحالة جيدة وموافقة للمعايير المعتمدة. 
 

أيضًا من المهم أن تتضمن خطة المشتريات عدة عَناصر أخرى أساسية وهي: 

• إنشاء مقاييس محددة ليتم الاعتماد عليها في الحكم على أداء المورد.
• الحصول على موعد محدد لتسليم المنتجات أو الخَدمات المتفق عليها.
• وضع مجال زمني محدد بحيث يتوافق مع خِطط إطلاق المشروع. 
• وَضع خطة لإِدارة عمليات استلام المنتجات والمشتريات.
• إدارة الاستراتيجية التي ستبنى عليها الصفقة والعقود. 
• وَضع المعايير التنظيمية العَامة للمُشتريات اللازمة للمشروع. 
• تحديد نَوع وعدد الموردين المشاركين بخطة المشتريات. 

ما أهمية خطة المشتريات (Procurement Plan)؟

بعد أن أثبت أسلوب التخطيط للمُشتريات نجاحه في العديد من المنظمات والشركات سواء الخاصة منها أو الحكومية، أصبحت كافة الشركات تتسابق في وَضع خطة استراتيجية لإدارة متطلباتها واحتياجاتها بشكل أفضل. 

لا سيما أن من أهم ما حققه التخطيط الناجح للمشتريات هو ضمان تجميع كافة متطلبات واحتياجات الشَركة في مكانٍ واحد تجنبًا لحدوث أي تشتت أو خطأ غير مقصود. 

بالإضافة إلى أنه ومع وضع خطة مشتريات سنوية ستضمن الشَركة حصولها على منتج ذا جودة عالية وبسعر أقل، خاصةً مع وجود المناقصة أو عرض السعر كجزء أساسي في الخطة. 

ولا يفوتنا أن ننوه إلى احتمالية خلق شراكة طويلة الأمد بين البائع والمشتري فيما لو كانت خطة المشتريات فعالة وناجحة، مما سيبسط مشروع المشتريات اللاحق وكذلك المشاريع الأخرى المستقبلية. 

ما هي الخطوات الرئيسية لوضع تخطيط ناجح للمشتريات؟ 

يجب أن تؤدي الخطة العامة للمشتريات مهمة تلبية احتياجات شركة العمل بحيث يتم تدفق سلسلة التوريد بـ طريقة سلِسة ومُحكمة. 
 

لذا ولأجل تنفيذ مثمر وناجح لخطة مشترياتِك، عليك الاتكاء على خطوات عامة وعالمية: 

- تَحديد الحاجة إلى الخَدمات أو السلع:

إذ بمجرد الإعلان عن الاحتياجات الخاصة بالشركة يجب إجراء بحث شامل ومكثف وذلك لتحديد كمية الإمداد المطلوب من المنتجات أو الخدمات وكَذلك لوضع التكلفة المالية المعنية في تأمين هذه الاحتياجات. 
 

ثم يقع على عاتق مسؤول المشتريات وَضع خطة مالية ملاءمة للاحتياجات المطلوبة، أيضا يتعين عليه تَحديد جدول زمني لإتمام عملية الشراء. 

- البحث عن البائعين المحتملين:

 تكون هذه الخطوة بإعداد قائمة تتضمن مجموعة من البائعين القادرين على تلبية جميع اللوازم الشرائية التابعة لتقرير الإدارات والتي تم إدراجها في الجدول الزمني. 

ثم على الموردين إرسال أسعار العروض (سعر العطاء) أو مناقصات البيع، وذلك ليتم اختيار العرض الأنسب باستخدام بعض المعايير مثل الجودة والتكلفة والتوقيت الأنسب للتسليم. 

- تَحديد نوع العقد الأنسب:

تعتبر هذه الخطوة إحدى أهم خطوات إِنشاء خطة المشتريات، لا سيما أنها تبحث في الشروط والأحكام المُعتمدة من الشَركة، إذ يعد من الواجب الالتزام بها واختيار نَوع العَقد بما يتناسب معها. 

حيث أن هناك عدة أنواع من العُقود التي تستخدم لتسوية الاتفاقيات بين البائع والمشتري لكن لا يسعنا أن نتطرق إليها في بضعة أسطر علاوة على أنه ليس هذا محور حديثنا. 

- الإدارة المناسبة للمخاطر:

خاصة أن هناك العديد من المخاطر المحتملة التي قد تصادف اللجنة العَامة المسؤولة عن عمليات توريد الموارد، مثل العوائق في طريق الشحن أو النزاعات المحتمل حدوثها بين البائع والشركة، أو حدوث سوء تقديرات لجودة هذه المَوارد. 

أي أنَّه يقع على عاتق مدير المشتريات الناجح الأخذ بالحسبان لجميع العوائق التي قد تؤدي إلى تأخير وصول احتياجات الشَركة بالوقت المناسب والمُدرج في الجدول الزمني. 

- تحديد تفاصيل الدفع:

إذ من المهم تَحديد الطريقة التي سيتم الدَفع من خلالها إلى جانب العملة التي ستستخدم في عملية الشراء، كَذلك هل ستكون الدفعات المتفق عليها بين البائع والمشتري سَنوية أم شهرية. 

كل هذه الـتفاصيل المتعلقة بمبلغ الدَفع ستسهم بالطبع في الحد من النزاعات التي قد تحصل بين البائع والمشتري بالإضافة إلى ضمان عدم وُجود أي تعارض بينهم. 

- تحديِد المتطلبات القانونية:

هذه الخطوة هي الأخيرة والأهم على الإطلاق لأنها تقدم ضمانًا لامتثال البائع والمشتري إلى القوانين الحُكومية المتعلقة بِخطة الشراء.

لا سيما أنه يجب على الشركة المستورِدة للمنتجات أن تلتزم بكافة قوانين خصوصية المستهلك واللائحة العَامة للحماية والصيانة، بحيث لا تنتهك أي من هذه التشريعات حتى لا تقع مواردها رهينةً للحجز الحكومي. 

ختامًا 

تتحول المشتريات اليوم إلى وظيفة أساسية وتكتيكية لكافة الأعمال التجارية، حيث أنه لكل شَركة احتياجات ومتطلبات شِراء متنوعة قد تختلف عن شركة أُخرى مما يستلزم وَضع خطط مشتريات دورية ومختلفة عن بعضها البعض.

لذا ستمكنك الخطوات المدرجة في هذا المقال من قطع أشواطًا طَويلة وتحقيق كفاءة أعلى في وَضع خطة مشترياتك،أيضًا يُمكنك الاستعانة ببعض الدورات المتخصصة في هذا المجال مثل دورة المشتريات في المملكة المتحدة لا سيما أنَّها ستكون ساعدك الأيمن في وَضع خطة مشتريات ناجحة وفعالة لشركتك.