تدقيق الجودة: فهم أهمية هذا النهج وأساسياته

تتمتع أي شركة تتبع تدقيق الجودة كجزء أساسي من سياسات العمل لديها بقيمة عالية، نظرًا لدوره الكبير في تعزيز النمو وتقييم كفاءة عملياتها وتحديد الأسباب الجذرية التي تقع خلف أوجه القصور فيها بما يسمح بإجراء تعديلات تصحيحية بسرعة وفعالية.

هذا غيضٌ من فيض الفوائد التي يقدمها تدقيق الجودة، عليك بمتابعة قراءة المقالة الشاملة التالية للغوص أكثر في عالم التدقيق وأهميته وكيف يتم بشكل صحيح.

ما هو تدقيق الجودة في الأعمال (quality auditing)؟

التعريف البسيط لتدقيق الجودة أنَّه عنصر أساسي من معيار نظام الجودة (الأيزو) ISO 9001، وهو عبارة عن عملية مراجعة وتقييم ممنهجة ومستقلة لنظام إدارة الجودة (QMS) الداخلي المعتمد ضمن الشركات والشركات بهدف تحديد إن كانت أنظمة الجودة وأنشطتها تتوافق مع الخطط الاستراتيجية المطبقة ضمن الشركة وإن كانت تُنفذ بشكلها الفعال والمناسب بما يضمن تحقيق الأهداف العامة للشركة.

لذا يُطبق تدقيق الجودة بهدف التأكد من درجة مطابقة كل ما يتعلق بصناعة وإعداد الخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركة مع البرامج والمعايير التي يحددها برنامج تتبع ومراقبة الجودة الخاص بها، بما في ذلك برنامج مراقبة الجودة الإحصائية، من جانب آخر يتكون التدقيق من مرحلتين أساسيتين، هما: تحليل نظام تكوين المنتج أو الخدمة وتحليل تلك العناصر.

تقوم عمليات تدقيق الجودة عادةً إما من طرف مدققين داخليين وتسمى حينها تدقيق الطرف الأول، أو يجريه مدققين خارجيين يفهمون سياسة الشركة وعملياتها ويسمى حينها التدقيق بتدقيق الطرف الثاني أو الخارجي، أو يجريه فريق متخصص بالتدقيق على فترات زمنية محددة ومتفق عليها وتسمى حينها بتدقيقات الطرف الثالث، يضمن ذلك وجود نظام أو برنامج واضح لمراقبة جودة العمليات وثقافة التنفيذ.

ما أهمية تدقيق الجودة في الأعمال؟

بغض النظر عن كونها جزء أساسي من سياسات وعمليات الامتثال والإجراءات التنظيمية، إلا أنّ عمليات تدقيق الجودة حاجة ضرورية بهدف تقييم مستوى نجاح العمليات والأنظمة والمنتجات القائم منها والمنفذ حديثًا، فضلًا عن كونها أداة حيوية للتأكد من الأدلة الموضوعية للعمليات، وكذلك تقديم الأدلة لتقليل المشاكل وإزالتها.

من الضروري أن يحتوي برنامج تدقيق الجودة على أمثلة حول الممارسة الجيدة ذات الفائدة لتحقيق أقصى استفادة للشركة، بدلًا من الاكتفاء بمجرد تحديد أوجه عدم المطابقة والمشكلات في العمليات والتدابير التصحيحية، لذلك دور في مساعدة الإدارة على مشاركة البيانات وتعديل الممارسات العملية بما يضمن تحسين وتدقيق مستمر لمجمل الشركة وعملياتها.

ما هي الأنواع الشائعة لتدقيق الجودة؟

لتدقيق الجودة مجموعة من الأنواع والأشكال إلا أنّها جميعها تندرج تحت الثلاث تصنيفات الأساسية التالية:

- تدقيق العملية:

يدقق هذا النوع ﻋﻠﻰ مختلف العمليات ضمن الشركة وإن كانت تُنفذ ضمن المعايير المحددة ومدى فعاليتها، علاوةً على ذلك يدقق في كمية توافق العمليات مع الشروط التشغيلية كدرجة الحرارة والضغط والتركيب والوقت اللازم ودقة التنفيذ.

كذلك توافق الموارد المختلفة من مواد ومعدات وأشخاص بما يحقق مخرجات مناسبة والطرق المتبعة للقيام بذلك والبيئة التي تنفذ فيها وغيرها.

- تدقيق المنتج:

يقوم هذا النوع على فحص مدى توافق منتج أو خدمة ما مع المتطلبات والمعايير حسب المواصفات القياسية واحتياجات العميل ومعايير الأداء.

- تدقيق النظام:

يتأكد هذا النوع من التدقيق من درجة فعالية ومناسبة جميع عناصر نظم الإدارة مع متطلبات الجودة وإبقائها في حالة تطوير وتوثيق مناسب للمتطلبات المحددة.

ما دور مدقق الجودة في المحافظة على المعايير؟

يُعرف مدققو الجودة بأنهم الأشخاص الذين يفهمون جميع الأسس والمعايير والأنظمة المرتبطة بالجودة والصناعة للقيام بإجراء تدقيقاتهم وفقًا لها، وهم المسؤولون المباشرون عن إلزام المنظمات والمؤسسات بتقديم خدمات ومنتجات مطابقة للمعايير الصناعية، والذي يجب أن يكون ذو خبرة واسعة في مجالات الجودة والأنظمة المتعلقة بها بشكل عام، لذا يمكن أن تساعد دورة مدقق جودة معتمد في دبي في إعداد مدققين كفء في هذا المجال.

بالنسبة للمسؤوليات التي يتحملها مراقبي الجودة فهي متنوعة وتشمل كل مما يلي:

• التحليل البياني لتحديد أسباب المشاكل المحتملة وتقديم الحلول.
• تقييم ممارسات وإجراءات الالتزام باللوائح والقوانين الدولية والحكومية، مثل قوانين التوظيف ومنع التمييز وحجم الأجور.
• مقابلة الموظفين للاطلاع على المشاكل عن كثب وتحديد أسبابها والحلول الممكنة.
• القيام بتحقيقات ومراجعات تضمن الالتزام بالسياسات الداخلية والمعايير التنظيمية.
• الاعتماد على الدورات التعليمية والتدريبية والتي تشمل الطرق الممكنة لمراقبة الجودة وتحديد المجالات التي يتعين على الشركة دعمها لتحسين مهارات موظفيها والاستثمار في التعليم.
• إدارة العمليات ومراقبتها بما يضمن مطابقتها لمعايير الجودة والدقة الخاصة بالشركة.
• تحديد المخاطر والتهديدات التي يُحتمل أن تؤثر على الشركة مستقبلًا.
• تتبع تقييمات أداء بالموظفين من أجل ضمان مطابقتها للجودة ومتطلبات التوظيف.
• دراسة خطط تنفيذ العمليات وتقييم إجراءات سير العمل.
  
  

كيف يمكن إجراء عملية تدقيق الجودة بشكلها الصحيح؟

قد تبدو عملية تدقيق الجودة أمرًا صعبًا ما لم تتم بالشكل الصحيح، لذا يجب اتباع الخطوات التالية لضمان التنفيذ الصحيح لها:

- تحديد نطاق التدقيق:

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد المجالات العالية الخطورة التي تحتاج إلى تدقيق في المؤسسة، الهدف هنا تحليل أداء العمل وإعطاء الموظفين اتجاه واضح خلال عملية التدقيق.

-nالتخطيط والاستعداد:

الإعداد الجيد هو عامل نجاح التدقيق، لذا يجب أخذ الوقت الكافي للتخطيط والاستعداد للتدقيق، تبدأ العملية باختيار المدققين هل هم مدققين داخليين أم خارجيين، بعد ذلك يبدأ العمل مع المدقق لتحديد الشكل العام للتدقيق ومن ثمّ ترك بعض الوقت للبدء به، يجب أن يشمل تخطيط التدقيق كل مما يلي:

• تحديد جداول زمنية مع إشعارات مسبقة بمواعيد إجراء التدقيق.
• تحديد الموارد المطلوبة.
• تنظيم وجمع الوثائق والأوراق المطلوبة.
• استكمال التدقيق.
• الإبلاغ عن النتائج.
• متابعة التحسينات اللازمة.

- إجراء التدقيق:

تهدف هذه الخطوة إلى بدء العمل الميداني الحقيقي للتدقيق، ويشمل ذلك مقابلة الموظفين وإدارة التدقيق وتقييم الضوابط والأنظمة والتواصل المستمر مع الأطراف المعنية في مختلف أنحاء الشركة.

- الإبلاغ والمتابعة:

بعد الانتهاء من إجراء التدقيق يجب وضع تقرير شامل ومفصل يتضمن جميع النتائج ويعطي تفصيلًا حول مطابقة أو عدم مطابقة المنتجات والعمليات مع المتطلبات الموضوعة، مما يسمح بتتبع الأداء والجودة وتحسينها.

- الإجراءات التصحيحية:

إن كانت النتائج لا تلبي معايير الصناعة أو الشركة يجب إيجاد حل لتلك المشكلة على الفور، لذا يجب التركيز على مجال أو اثنين ووضع التحسينات لها ومن ثمّ تتبع التقدم، بواسطة الفحص والتحسين الدوري والمنتظم يمكن التأكد من الامتثال لمعايير ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ مع مرور الوقت.

ختامًا،

يُخبر التدقيق الكثير حول ثقافة المؤسسات ونشاطها التجاري، كما يوفر نظرة مهمة عن درجة نجاحها ويطمئن كل من المدراء التنفيذيين والمستثمرين وأي من أصحاب المصلحة الآخرين الذين لهم علاقة بها عن الحالة العامة لها للعمل على التحسين إن تطلب الأمر.