أساسيات تنظيم معارض ومؤتمرات: دليل شامل
نُشِر في Dec 02, 2023 at 01:12 PM
عندما نتحدث عن تنظيم معارض ومؤتمرات لا نتكلم عن سباق متسارع الخطى وحسب، بل الأمر أشبه بماراثون، لذا قبل أن ننطلق في هذا الدليل الشامل عن التفاصيل الأساسية لكيفية تنظيم المعارض ﻭﺍﻟﻤﺆﺗﻤﺮﺍﺕ والفعاليات بشكل عام، قمّ بإعداد كوب من الشاي واستعد للغوص في مجموعة من الأساسيات المساعدة للوصول إلى نتائج مرضية في النهاية.
ما هي أفضل خطوات تنظيم معارض ومؤتمرات؟
عندما تبدأ بالتفكير في تنظيم معارض أو مؤتمرات عليك أن تبدأ بالتفكير في كل تفصيل بسيط يمكن أن تصادفه على الطريق لتنظيم حدث رائد، في حال لم ترغب بتوظيف شركة متخصصة بتنظيم المعارض والمؤتمرات.
لا بدّ أن تضع في اعتبارك كل خطوة وما تتطلبه من مهارات وموارد لإنجازها على أكمل وجه، الدورات العلمية الإدارية المتخصصة مثل دورات تنظيم المعارض والمؤتمرات الرائدة هي أحد الحلول المناسبة التي يمكنها مساعدتك في التميز هذه المهمة.
لا تنسى تخصيص الوقت والجهد الكافيين لإتمام مختلف المهام، مع الأخذ بعين الاعتبار وضع مجال للمناورة مع أي تحديث قد يحصل في اللحظات الأخيرة، إن كنت مستعدًا للاطلاع على كامل التفاصيل حول كيفية التخطيط والتطوير لمؤتمر أو معرض وغيرها من الفعاليات الناجحة مثلما يفعل المحترفون بالفعاليات العالمية، ابدأ بتصفح الخطوات التالية:
- حدد الغرض والهدف الأساسي:
أي خطة من دون هدف ملموس تبقى مجرد أوهام، لذا أول ما عليك القيام به هو سؤال نفسك بعض الأسئلة العامة لتحديد الأفكار والأهداف التي ترغب بتحقيقها من ذلك المؤتمر والمعرض، بما في ذلك لمن أنظم هذا الحدث ولماذا أقوم بذلك وما الذي أريد الوصول إليه منه وما هي المقاييس التي تحدد نجاح الحدث أو فشله؟
عندما تجيب على تلك الأسئلة فإنك ستمتلك فكرة واسعة عن المتطلبات اللازمة لإدارة هذا الحدث، كما ستمتلك المعلومات الكافية التي تمنحك المجال لتحسين أي جزء من خطتك واقتراح حلول مبتكرة في أي وقت لتحقيق النجاح.
- جهز الفريق المناسب:
تنظيم وإدارة مؤتمر ومعرض ناجح هي جهود جماعية تتطلب تضافر جهود الجميع للوصول إلى الهدف الرئيسي، لذا اعمل على توظيف ورش عمل ذوي خبرة عالية بالفعاليات تقوم بتنفيذ قائمة المهام المتعددة الموجودة لديك، يشترط أن يشمل فريقك على متخصصون بكل قسم مثل موظفي تخطيط الحدث وأخصائيين إدارة الأماكن ومنسقين متطوعين وموظفي التسويق وغيرهم.
تعيين الشخص المناسب في المكان المناسب يوفر للإدارة إمكانية تطبيق نظام المساءلة ويضمن تنفيذ مختلف المهام.
- توظيف وتدريب المتطوعين:
المتطوعين هم مفتاح التخطيط لأي حدث ناجح، ولكن قبل البدء بالعمل معهم لا بدّ من فهم أنواع المتطوعين وأدوارهم وكيف يمكنك توظيفهم وكيفية تطوير خبراتهم، يمكن لهؤلاء العمل في تنفيذ مهام التسجيل الأولي وتقديم الضيافة وفي مواقف السيارات وفي استلام المعاطف وغيرها من المهام البسيطة.
للبحث عن متطوعين ابدأ من قوائم الاتصال الخاصة بك وانشر على وسائل التواصل الاجتماعي والمواقع التطوعية، بعد أن تنتهي من توظيفهم حدد القادة المسؤولين عن إدارتهم والذين سيعملون على تدريبهم.
- حدد الميزانية:
تعد الميزانية إحدى أهم مراحل تنظيم وإدارة معارض ومؤتمرات وفعاليات ناجحة، الخطة المالية القوية تساعدك أنت وفريقك في توليد أفكار واقعية، وذلك يعني أن أبرز أحداث معرضك أو مؤتمرك تبقى في قائمة أولوياتك ويمكنك تعديلها وفق ميزانيتك.
إضافة لذلك، يجب أن تتضمن الميزانية العديد من النفقات مثل نفقات المكان الذي سيشهد الحدث وتأميناته وتكاليف الديكور وأنظمة الصوت والتصوير والإضاءة والأطعمة والمشروبات التي يمكن أن تقدمها وفقًا لعدد الأشخاص الذين يتوقع حضورهم ونفقات الموظفين العاملين في المكان ومصاريف الدعاية والإعلان وهل يمكن تقديم أي خدمات ترفيهية للحضور وغيرها المزيد من التكاليف.
- اختر التاريخ:
المعارض والمؤتمرات المتكررة تكون بتواريخ ثابتة غالبًا، لكن إن كنت تعمل على تنظيم وإدارة مؤتمرات ومعارض حديثة فلا بدّ لك من تحديد تاريخ مناسب، حدد التاريخ الذي يمنحك الوقت الكافي للتخطيط للحدث مع مراعاة الأعياد الدينية والوطنية وأيام العطل ومدى ملائمته لجداول الحضور من المتحدثين والمقدمين والضيوف البارزين.
- ضعّ خطة الحدث:
الآن حان الوقت لإعداد خطة رئيسية تشمل كافة الجوانب المتعلقة بالحدث، بما في ذلك بما في ذلك إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة (الموردين والمستثمرين والموظفين والعملاء والمساهمين وكالات التسويق والعلاقات العامة ولجان المشتريات) وتنظيم المكان وإدارة الخدمات اللوجستية (التصاريح والعقود والتأمينات) وخدمات الطعام والتأكد من حضور المتحدثين والضيوف والأنشطة وحملات الدعاية والتسويق والتسجيل والاشتراك وغيرها من الجوانب.
من الضروري تدوين كل تفصيل حتى لا يتم نسيان أي شيء وضمان تحرك كل شيء بسهولة، مع إعداد جدول زمني مفصل للأحداث والتخطيط لها بحيث يتضمن تنسيق أوقات تنفيذ كل مهمة ومن المسؤول عنها.
- احجز المكان:
بمجرد أن تحدد تاريخ معرضك أو مؤتمرك ابدأ بالبحث عن المكان الذي يلبي متطلبات الحدث خلال أقرب وقت، التاريخ والمكان ركيزة أساسية للبدء بالحملة التسويقية، عند اختيار المكان عليك الأخذ بالحسبان عدة عوامل بما فيها حجم قاعات الاجتماع والعرض وسعتها وإمكانية الوصول والتأمين والتجهيزات المتوفرة فيها من إضاءة وصوت وشبكات wifi وخارجها من مواقف السيارات والتكاليف وتقييم كل عنصر منها ومدى ملائمته للمؤتمرات والمعارض.
- صمم الهوية البصرية:
أن يكون كل شيء خاص بك ويميزك عن الآخرين عنصر هام في إبراز مدى اهتمامك في تنظيم وإدارة معرضك ومؤتمرك، لذا اعمل على تصميم هوية بصرية تجارية مميزة وخاصة تُعبر عن نبذة مما ترغب بإيصاله من هذا المعرض التجاري والمؤتمر وطبقها على جميع عناصر حدثك.
- التأكيد على الضيوف والمتحدثين:
وجود متحدثين وضيوف مهمين يعزز من مكانة مؤتمرك أو معرضك، لذا اعمل جاهدًا على دعوة أكبر عدد ممكن من الخبراء والقادة والمدراء والمؤثرين وتأكد من تواجدهم حقًا في الحدث، ذلك سيكون له دور كبير في زيادة عدد الزوار أو المشاركين في الحدث.
- تواصل مع الشركات الراعية:
تقدم الجهات والشركات الراعية تمويلًا جزئيًا أو كليًا للأحداث التي تجد فيها مصلحة بزيادة انتشار شعبيتها، بالمقابل تتحمل التكاليف الكبيرة لمثل هذه الأحداث وتزيد من فرص المشاركة فيها، لذا ابحث عن شركات راعية لتمويل حدثك جزئيًا او كليًا أو تواصل مع المؤسسات والمجتمع المحلي للحصول على بعض المساعدة المعنوية أو المالية، يمكنهم المساعدة في تأمين المكان أو دعم استراتيجية التنظيم .
- ابدأ بالترويج للحدث:
يدعم وجود ضيوف ومتحدثين هامين المؤتمرات والمعارض لكنه ليس كافيًا للترويج له، لذا اعمل على تجهيز حملة تسويقية ودعائية قوية تجذب كل من ترغب بحضوره إليك، يمكن إطلاق الحملة عبر منشورات وسائل التواصل الإجتماعي أو رسائل بريد إلكتروني أو حملات دعائية على لوحات الإعلان الطرقية والصحف الرقمية والورقية أو عبر المحطات التلفزيونية والإذاعية المحلية والإقليمية.
- جدولة المهام:
بعد الانتهاء من كل المهام الفنية واللوجستية السابقة لم يتبقى عليك سوى جدولة المهام والمراسم وتنظيمها لكي لا يحدث أي تأخير أو مشكلة كبيرة غير موضوعة بالحسبان، ابدأ بتحديد عدد الأيام التي سيستمر خلالها المؤتمر أو المعرض، هل سيمتد على يوم أم أكثر؟ ومن ثمّ جدول مهام كل يوم منها من لحظة فتح الأبواب حتى لحظة إغلاقها والتنظيف من بعدها.
ختامًا
هذا كان دليلنا حول إجراءات إقامة وتنظيم معارض ومؤتمرات رائدة، نضمن لك إن قمت بتطبيق الخطوات السابقة بشكلٍ احترافي بأنّ كل شيء سيكون تحت السيطرة، وتذكر بأنّ التفاصيل هي جوهر نجاح أي حدث رائع.
