إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة: استراتيجية القيادة الفعالة في عالم الأعمال

نُشِر في Jul 02, 2023 at 05:07 PM

"ما هي الطريقة المثلى في إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة لضمان النجاح في دورك القيادي؟" إن كنت مديرًا أو صاحب عمل تتعامل مع مجموعة متنوعة من الناس ذات ثقافات وتبعيات مختلفة، قد يطرح عليك السؤال السابق كثيرًا.

الإجابة على ذلك السؤال ليست بالأمر السهل، فهي تعتمد على طريقة الفهم والتواصل والتعاون ﻣﻊ جميع المجموعات والأطراف المعنية للوصول إلى النتائج المُرضية للجميع، موضوع نقاش مقالنا التالي أهمية إدارة العلاقات مع أﺻﺣﺎب المصلحة وأفضل الاستراتيجيات حول كيفية القيام بذلك لخلق بيئة عمل متوافقة.

ماذا تعني إدارة العلاقات مع أﺻﺤﺎب ﺍﻟﻤﺼﻠﺤﺔ (Managing Stakeholder Relationships)؟

قبل أن نبدأ بتعريف إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة علينا التعريف بأصحاب المصالح أنفسهم، يطلق مصطلح صاحب مصلحة على أي فرد أو شخص أو مجموعة أو أي طرف له تأثير مباشر على أهداف وسياسة عمل أي شركة أو منظمة أو مؤسسة. 

تتعدد وتختلف مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين وفقًا لنماذج وأنواع الأعمال وتنقسم إلى أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، هم يشملون جميع الأطراف ذات الصلة على سبيل المثال:

• الموردين.
• المستثمرين.
• الموظفين.
• العملاء.
• المساهمين.
• وكالات التسويق والعلاقات العامة.
•  لجان المشتريات.

أما بالنسبة لإدارة اﻟﻌﻼﻗﺎت مع أصحاب المصلحة فهي تعرف بأنّها عملية تهدف لإدارة الاتصالات والاجتماعات الرئيسية مع هؤلاء من أجل إشراك كل من له علاقة بكل ما يدور حول المشروع والتعرف عليهم وعلى توقعاتهم وبناء الثقة والتواصل الفعال معهم ومعالجة أي مخاوف تنتابهم بخصوص عمل المشروع وتنفيذه.

لأصحاب المصلحة دور حيوي في تحديد طريقة معالجة المؤسسات لأهداف التنمية المستدامة، إذ يتوجب على الشركات التي ترغب في تحقيق تلك الأهداف والتميز في سوق المنافسة تحديد أصحاب المصلحة المعنيين من العملية بهدف تحقيق تفاعل فعال معهم وتحديد احتياجاتهم وقياس كيفية تأثير الشركة عليهم وإبلاغ السوق بمدى أهمية أصحاب المصلحة في توليد قيمة الشركة.

لماذا تعتبر إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة مهمة؟

تعد العلاقات مفتاح نجاح المشاريع، ومن هنا تبرز أهمية إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة، عندما تكون قادر على تقييم توقعات ﺃﺻﺤﺎﺏ المصلحة وفهم احتياجاتهم ستكون قادرًا على تلبيتهم بفعالية أكبر وفهم أهداف المشروع ولما هي ضرورية، كل ذلك يساعد في تحقيق نتائج أفضل.

علاوةً على ذلك، يفيد بناء العلاقات وإدارتها في تنمية الثقة وتشجيعهم على تقديم كامل الدعم للمشروع، الأمر الذي ينعكس بالكثير من الآثار الإيجابية على سير العمل، توفر إدارة اﻟﻌﻼﻗﺔ الجيدة مع أصحاب المصلحة بعض الفوائد، مثل تقليل المخاطر وتطوير وإدارة علاقات طويلة الأجل وتحسين سمعة المنظمة وخلق ميزة تنافسية.

ما هي أفضل الاستراتيجيات الإدارية ﻹدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة؟

التنفيذ الصحيح لإدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة يعني تحويلهم إلى داعمين وأنصار للمشروع، وبالتالي سيكونون أكثر تقبلاً للقرارات ويساعدون في تحقيق نتائج إيجابية.

لكن الفشل في إشراكهم قد يعني تحمل تكاليف زائدة وتأخر كبير في العمل، لذا من الضروري تبني استراتيجية عمل صحيحة لضمان النجاح، من تلك الممارسات والاستراتيجيات الفعالة ما يلي:

- تحديد أصحاب المصلحة وترتيب الأولويات:

يجب تحليل مختلف أصحاب المصلحة الذين لهم ﻋﻼﻗﺎت معينة مباشرة وغير مباشرة بالمشروع وتقسيمهم بدقة إلى مجموعتين رئيسيتين هما: من لديه مصالح متأصلة في المشروع ومن يتأثر بنتائج المشروع فقط، بعد ذلك يمكن تقسيم هاتين المجموعتين إلى من له مشاركة مباشرة في العمل ومن له تأثير على القرار ومن يجب أن يبقى على اطلاع بخصوص القرارات والعمليات.

تلك العملية تتطلب دقة في وضع أولوية كل منهم، لذا يجب التأكد من فهم طبيعة كل صاحب مصلحة منهم وبما يهتم وعليه تحدد درجة الأولوية، بعضهم لا يريد سوى أن يتطلع على النتائج بينما الآخر يريد معرفة كل تفصيل.

يوفر اتباع واحدة من دورات تدريبية في القيادة في دبي في تعزيز الخبرات القيادية في مجال القيادة من أجل التمكين من ترتيب الأولويات، لأنه التقليل من أولوية أي صاحب قد يشكل مخاطرة عالية لذا يجب التأكد من صحة التحليل وأخذ الوقت الكافي لتحديد من يمكنه دعم المشروع أو مقاومته.

- الوضوح في طريقة توصيل المعلومات:

يعتبر الصدق والشفافية والنزاهة عوامل ضرورية جدًا لبناء الثقة مع أصحاب المصالح وتكوين علاقات أكثر إنتاجية معهم، يجب إخبارهم بالطريقة المستخدمة لإيصال المعلومات إليهم وقنوات الاتصال المتوفرة من البداية وشرح مدى تأثير مساهماتهم على نتائج العمل بوضوح وإلى أي مدى سيتم إشراكهم في عملية اتخاذ القرار.

- كسب الثقة من البداية:

يمكن تعزيز الثقة مع أصحاب المصلحة من خلال التواصل المبكر في المراحل الأولية للمشروع وبشكل متكرر لكي يكون عندهم الفهم الواضح لأهداف وفوائد المشروع، يفيد ذلك في تلقي الدعم عند الضرورة.

إضافةً إلى ذلك، يساعد ذلك في فهم أصحاب المصلحة لسير العمليات والمفاضلات التي حدثت حتى الوصول إلى القرار النهائي وإن كانوا لا يوافقون عليه، يقلل ذلك من مخاطر الاعتراض الشديد من قبلهم في المراحل النهائية. 

- الاتساق في الاتصالات والرسائل:

يمكن لأصحاب المصالح الحصول على المعلومات الصحيحة بسهولة ومن أكثر من مصدر واكتشاف أي تناقضات بينها وبين المعلومات المقدمة إليهم، لذا يجب ضمان ارسال رسائل متسقة تمنع فقدان الثقة والغضب والسمعة السيئة.

يقدر صاحب المصلحة الذي يتلقى معلومات دقيقة طيلة دورة حياة المشروع من مصدر موثوق ذلك ويسعى ﻓﻲ تقديم أي دعم يلزم لمواجهة أي تحديات تظهر على الطريق.

- الاجتماع مع أصحاب المصلحة المقاومين للتغيير:

الإجماع والإتفاق ﻋﻠﻰ كل شيء ليس بالشيء الجميل، دون وجود تعارض ومقاومة لن يكون هناك محفز للإبداع والابتكار، في أي مشروع يوجد من يحب أو يكره أو يريد تغيير فكرة المشروع أو سياسة العمل.

مهمة الإدارة في هذه الحالة خلق نقطة التقاء تتوازن فيها الآراء وتتفق على حل وسط يرضي الجميع، هنا تبرز درجة إتقان مهارات العلاقات العامة لدى مدراء وقادة الأعمال.

تجنب الاجتماع مع من يتعارض مع سياسة العمل قد يؤدي إلى ردود فعل ومقاومة عنيفة في المراحل الأخيرة، لذا لا بدّ من الاجتماع والتنسيق بشكل منتظم معهم وإشراكهم في القرارات والاستماع إلى مخاوفهم وإجراء مناقشات متبادلة  لمنع وقوع ذلك الرد الفعل العنيف.

ختامًا،

بناء علاقة إيجابية مع أصحاب المصلحة من شأنه المساعدة في زيادة فاعلية التنسيق والعمل بينهم وبين الإدارة وفي اتخاذ قرارات أكثر شموليةً، لذا تعتبر مسؤولية اتخاذ إدارة ﺍﻟﻌﻼﻗﺎﺕ مع أصحاب المصلحة كنهج استباقي للعمل أمر بالغ الأهمية للشركات التي ترغب في حماية السمعة والاستمرار في النمو وخلق فرص جديدة.