الادارة الرقمية: ثورة في عالم الأعمال المعاصر
نُشِر في Apr 30, 2024 at 09:04 PM
على الرغم من الانتقال السريع نحو الادارة الرقمية (Digital Management) والتحولات المتعددة التي أحدثتها، ما زالت الشركات تواجه تحديات في الإدارة الرقمية التي تكمن في محافظتها على فعالية منظومتها الإدارية وحماية بياناتها والتكيف مع التحول الرقمي التنظيمي السريع.
يسعى مفهوم الإدارة الرقمية إلى تحقيق تحسينات جذرية في كيفية تنظيم المؤسسة لعملياتها ومعلوماتها وتسهيل الوصول إليها وتعزيز أمانها، فما هي الإدارة الرقمية وما هي معوقات تطبيق الرقمنة داخل مؤسستك؟
ما هي الادارة الرقمية؟
الإدارة الرقمية في أبسط تعريفاتها هي عملية دمج البرامج والتطبيقات التقنية في العمل الإداري باستخدام التكنولوجيا والأدوات وبرمجيات الاتصالات الحديثة، بهدف توفير معلومات دقيقة وتنظيم عمل الإدارات داخل هيئة الحكومة الرقمية والتحكم بعمليات الاتصال والإدارة والتحليل لاتخاذ قرارات مستنيرة.
تهدف المنصات والأنظمة الإلكترونية إلى رقمنة المهام الإدارية مثل التواصل وحفظ البيانات والسجلات والتحكم بها، لتمكين الشركات من تعزيز كفاءة العمليات الإدارية في التخصص القيادي، والاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات وتوظيفها في خدمة العملاء والاستجابة لمتغيرات السوق ومتطلباته بشكل أسرع.
ما هي أهداف الإدارة الرقمية؟
فيما يلي عدة أهداف لتطبيق الادارة الرقمية في نظم العمليات المؤسسية اليوم:
1- إلغاء نظام الأرشيف الورقي:
إن الانتقال إلى الأنظمة الرقمية بدلاً من الأنظمة الورقية، يهدف إلى تحقيق تحسينات ملموسة في عمليات الإدارة والتنظيم الاستراتيجية، حيث أن النظام الرقمي يوفر ميزات السرعة والمرونة في الأداء ومعالجة الوثائق وتحرير المستندات مع عرض الأخطاء وتصحيحها، وإمكانية توزيعها إلى أكثر من جهة في أقل وقت ممكن.
2- زيادة كفاءة عمل الإدارة:
للنظام الرقمي دور كبير في تعامل الإدارة السلس والفعال مع الموظفين والشركات الأخرى من خلال دمج الإنترنت في دعم المراسلات وتقديم الخدمات وتعزيز سبل التواصل الفعال مع الشركاء والكيانات الأخرى، وكذلك التشجيع على تنفيذ مبدأ الجودة الشاملة وتنفيذ أحدث المفاهيم الإدارية بفعالية.
3- استيعاب عدد أكبر من العملاء
إن سعة الإدارة التقليدية في استيعاب الطلبات وخدمة العملاء تعد محدودة جدًا وإمكانياتها أقل في نظم الإدارات، بالمقابل تمكن الإدارة الرقمية من متابعة أعداد هائلة من العملاء والمعاملات، مما يعزز قدرة المؤسسات على تلبية متطلبات عملائها بفاعلية أكبر من خلال تسريع معالجة معاملاتها وعملياتها وتقليل مدة انتظارهم وتحسين تجربتهم.
4- إتاحة المعلومات لأصحاب القرار بدقة
لضمان تنفيذ العمليات بدقة عالية، تحتاج المنظمات والوحدات التعليمية إلى هيكلية محكمة في إدارة عملياتها، وتسهم الدورات التدريبية في مجال الإدارة في تطوير هذه الهيكلية، من خلال استراتيجية التوجيه والتدريب اللازم للتنمية وتنفيذ إدارة رقمية فعالة وتعزيز مستوى الرقابة عند تشغيل الحاسوب في عصر التكنولوجيا المتطور.
ما هي معوقات تطبيقات الإدارة الإلكترونية؟
بينما هناك عدة مزايا عند تجربة منهجية الإدارة الرقمية في الشركات، إليك بعض المعوقات المحتملة:
- التأقلم مع الثقافة التنظيمية:
عندما تعتزم الشركات على التعامل مع حل رقمي جديد لإدارة أقسامها فإن التعرف إلى الثقافة والمشاريع التنظيمية الجديدة والتكيف معها يعد تحدٍ كبير، فقد يواجه الموظفون تحديات في قبول الأدوات والعمليات الرقمية الجديدة والاعتياد على كل منصة بسبب العديد من الأسباب، منها الخوف من المجهول أو النقص في التدريب، وهذا يتطلب التعليم والتدريب الفعال من قبل المدير المختص.
- إضافة القيمة وكسب المنافسة:
تطوير الإدارة الرقمية في منظمات الأعمال يتطلب استثمارات مالية وزمنية لتحديث البنية التحتية التكنولوجية اللازمة وتدريب العاملين، وفي بعض الأحيان يكون من الصعب تبرير هذه التكاليف في المرحلة الأولية، مما يثير مخاوف الإدارة ويعرقل دورها في التبني الرقمي.
- تدريب الموظفين على استخدام الأدوات الرقمية:
يجب على الشركات تقديم التدريب اللازم للموظفين لتعزيز فهمهم واستخدامهم الفعال للتقنيات التكنولوجية الجديدة سواء في التسويق أو التصاميم أو أي أداة أو برنامج مشرف في الهيكل الإداري، وحضور دورات في الإدارة والقيادة في السعودية يساهم في تعزيز مهارات الموظفين للاستعانة بالنظم الإلكترونية العمومية والمتخصصة وأية تقنيات أخرى ذات صلة.
- التحديات المالية:
لا شك أن نظم المشاريع الرقمية قد تسبب تحديات مالية بسبب أن صياغة المشروعات بواسطة التكنولوجيا تتطلب استثمارات مالية كبيرة، وتكون هذه المعوقات أكثر صعوبة عند الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تفتقر إلى الموارد اللازمة للاستثمار وتحقيق التطوير والابتكار اللازم وتقديم أفضل أداء.
- المخاوف الأمنية:
يجب على الشركات تدريب الموظفين على السياسات والتدابير اللازمة لحماية المعلومات الحساسة من الاختراقات والتسريبات واتخاذ إجراءات أمنية صارمة، فنظم الادارة الرقمية دائمًا ما تكون معرضة لتهديدات الأمن السيبراني ومشكلات متعددة في تفعيل ميزات الأمان.
ما هي أنواع الإدارة الرقمية؟
تشمل الإدارة الرقمية مجموعة متنوعة من الأنظمة والأدوات المتخصصة، منها:
- أنظمة إدارة المستندات (DMS): تساعد في تسهيل تخزين المستندات الرقمية واسترجاعها ومشاركتها وإدارتها داخل المؤسسة.
- إدارة علاقات العملاء (CRM): إدارة تفاعلات العملاء والمبيعات وتحليل بياناتهم لتحسين جهود التسويق والمبيعات وخدمة العملاء.
- تخطيط موارد المؤسسات (ERP): دمج العمليات التجارية المختلفة مثل التمويل والموارد البشرية وإدارة سلسلة التوريد والتصنيع ضمن منصة موحدة.
- برامج إدارة المشروعات: تتبع المهام والجدولة وموارد الشركة لمساعدة الفرق على تخطيط المشروعات وتنظيمها وتنفيذها بفعالية.
الإدارة الرقمية ليست مجرد تغيير في التكنولوجيا، بل هي ثورة تمثل تحول جذري في طريقة تنظيم الأعمال والريادة والعلوم المتخصصة في الإدارة الالكترونية داخل مؤسستك، فيما يتعلق بضرورة الدخول إلى إطار الابتكار العالمي التقني هذا.
فعند استفادتك من حلول الرقمنة ستجد نفسك أمام تحديات مستمرة للحفاظ على أمان بياناتك المالية أو القيادية وتكييف عملك مع سرعة الأداء الرقمي حسب الطلب والرغبة، فكن جزءًا من هذه الثورة وانضم إلى دورات تدريبية سعودية مخصصة في القيادة والادارة، وافتح البوابة أمام بيئة التطور والموثوقية والسرعة لعملك.
