تدقيق المرافق: الدليل الشامل لتقييم أداء المبنى الخاص بك
نُشِر في May 30, 2023 at 10:05 PM
تعدُّ عمليات تدقيق المرافق الروتينية اليوم حاجة ضرورية في أي شركة أو منشأة، لأنّه وببساطة لا شيء مصنوع ليدوم للأبد، بالتأكيد مع مرور الوقت تتغير المرافق أو المنشآت وتحتاج الإدارة إلى تقييم حالة مرافقها المادية وتدقيقها.
بغض النظر إن كانت تلك المرافق جديدة أم كانت تعمل لفترة من الوقت، يجب على المؤسسات أخذ موضوع التدقيق بعين الاعتبار جديًا، يقدم مقالنا التالي نظرة سريعة حول كل ما يلزم معرفته حول تدقيق المرافق، تابع معنا.
ما هو مفهوم تدقيق المرافق (Facility Auditing)؟
يُعرف تدقيق المرافق بأنّه أداة مراجعة منتظمة أو نظام تحليل مفصل لكامل المساحة المادية للمؤسسات والبنى التحتية لها، بما فيها الموارد والمباني والمعدات والأجهزة الأخرى اللازمة بهدف ضمان التشغيل السلس للمنشآت للقيام بتقديم الدعم والخدمات للأفراد.
كذلك يشمل التدقيق كل من الموظفين والسياسات المطبقة، الهدف من كل ذلك معرفة المجالات التي تتطلب تخطيط وإدارة وتدقيق وتحسين وضمان عمل المبنى بأعظم كفاءة وتحقيق الجودة المطلوبة.
والتدقيق طريقة قياسية لكسب معلومات أساسية ضرورية لفهم الحالة الحالية للمرافق، بالإضافة إلى دوره المساعد للتدقيق في قياس قيمة الأصل الحالي النقدية ومعرفة تكاليف استبداله إن لزم الأمر، بالتالي يفيد في توقع تكاليف العمليات الصناعية والصيانة والمشتريات المستقبلية.
تشمل أنظمة التدقيق البحث وإجراء المسوحات ووضع الملاحظات والتفتيش، والتي عادةً ما يتم إجراؤها من قبل مقاولين خارجيين لديهم المعرفة الجيدة بجميع المسائل المتعلقة بإدارة المرافق، يقضي هؤلاء عادةً عدة أيام في الموقع ليتمكنوا من جمع المعلومات المطلوبة حول الوضع الحالي للمؤسسة وتقديم أفضل اقتراحات التحسين.
بشكل عام، يلزم أقل من أسبوعين لإتمام العملية اعتمادًا على عدد الأفراد المشاركين في المراجعة، بعد ذلك يقوم مزود الخدمات بإعطاء النتائج النهائية على شكل تقارير تحدد التوصيات المطلوبة لتحسين مستوى جودة المرافق وفقًا للنتائج التي توصلوا إليها خلال كل مرحلة من مراحل عملية التقييم.
لماذا تعتبر عمليات تدقيق المرافق مهمة؟
تبرز أهمية تدقيق المرافق من دوره المساعد في تحديد جميع المشكلات التي من الممكن أن تكون موجودة في مساحة العمل، على سبيل المثال، قد يكون مكتب المدير صغير ويحتاج للانتقال إلى مكتب أكبر، أو وجود عدد كبير من الموظفين في مكتب واحد وبالتالي يجب إضافة المزيد من المكاتب أو وضع فواصل بينهم.
بالإضافة إلى ذلك، فيما يلي بعض الأسباب الأخرى التي توضح أهمية تدقيق مرافق المنشأت، وهي:
- يساعد في إنشاء جرد كامل مساحة العمل، والتأكد من عدم فقدان أي عنصر من عناصرها.
- يسمح بتحديد المناطق التي قد تظهر بها بعض المخاطر الصحية، كالعفن.
- يسمح بتحديد وجود أي مخاطر متعلقة بالأمن والسلامة المهنية لضمان سلامة الموظفين، كالزجاج المكسور أو حواف قطع الأثاث الحادة.
- يسمح بتحديد وجود أي مخاطر بيئية، مثل نوعية الهواء الرديئة التي قد تنجم عن جراثيم العفن.
ما هي خطوات إجراء تدقيق المرافق؟
يتم إعداد تدقيق المرافق وفق مجموعة من الخطوات الأساسية وفق الآتي:
1- مرحلة التحضير:
يبدأ إنشاء خطة العمل بتحديد نقاط تقديم الخدمة، ومن ثمّ أخذ موافقة كبار مسؤولي التدقيق، بعد ذلك تقوم الإدارات بإعداد قائمة بجميع المرافق التي تحتاج تدقيق ضمن المؤسسة والتحقق منها، من مكاتب وبنى تحتية ومعدات ومواد وموظفين وخدمات وغيرها.
تخضع عمليات التدقيق للقوانين العالمية والوثائق المحلية الخاصة التي توضح جميع النشاطات المختلفة المسموح بها مع ضرورة الالتزام بها، إذ لا يمكن العمل إلا بموجب تصاريح كاملة للعمل من الدولة التي تتم بها العمليات.
بعد ذلك، يجب متابعة الخطة ووضع قائمة بالأشياء التي تتطلب الرقابة أو التفتيش، مع وضع أسئلة إرشادية للمناقشة الجماعية وتحديد الفريق المسؤول عن إجراء التدقيق والأداة اللازمة لهم.
يجب تدريب الفريق جيدًا على الأداة وتوجيه مزودي الخدمة بشأن عملية التدقيق، كما يجب اختبار الأداة ميدانيًا وتحسين قوائم المراجعة، إضافةً إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المرافق التي يمكن استخدامها للقيام بمهام التدقيق.
2. إجراء التدقيق:
من الضروري توضيح الهدف من عملية التدقيق بشكل دقيق لكي يفهم الجميع أدوارهم بشكل صحيح ويتعاونوا معًا لتحقيقه، وذلك يعني أنّه يجب على مزود الخدمة توفير جميع الملفات والسجلات والمعدات ذات الصلة للفحص.
بعد ذلك، تبدأ عملية التدقيق الفعلية من خلال التحقق المادي من البنى التحتية وتوفر المواد والموظفين والمعدات وغيرها، بالإضافة إلى التحقق من سجلات المكاتب.
لاحقًا، يتم جمع آراء المواطنين والمجتمع من خلال جلسات نقاش جماعية تركز على تجاربهم مع الخدمات المقدمة، ومن ثمّ تحليل تلك البيانات وتلخيص النتائج لإعداد تقرير التدقيق ووضع التوصيات المعتمدة على تلك الآراء.
3. الاستماع والتأييد:
بعد الانتهاء من إعداد تقرير التدقيق النهائي يجب مشاركته في جلسة استماع عامة تضم أفراد من المجتمع ومقدمي الخدمات الذين تم تدقيق خدماتهم، مع ضرورة تواجد كبار المسؤولين الحكوميين من الجهات العامة المعنية كونهم هم من لديهم القدرة على اتخاذ القرار الفعلي وفقًا للتقارير المقدمة لتحسين الخدمات والمرافق، يمهد ذلك الطريق لتحقيق مطالب جديدة وتصحيح الخدمات القائمة.
4. توسيع نطاق العمليات:
يمكن الاستفادة من أداة تدقيق المرافق في تحسين أي خدمات عامة أخرى من خلال تطويرها وتكرارها بالاشتراك مع مقدمي الخدمات، لكن يتطلب الأمر فريقًا مدربًا قادر على تسهيل العملية وهذا بدوره يتطلب مهارات عالية من أجل تحليل المعلومات الناتجة عن عمليات التدقيق، عند دمج الأداة مع الأنشطة العادية لمقدمي الخدمات يمكنهم تحقيق عملية تدقيق مستدامة.
ما هي مزايا وتحديات تدقيق المرافق؟
الميزة الأهم لتدقيق المرافق هي إعداد قاعدة بيانات موسعة تصف حالة كافة منشأت ومرافق المؤسسة الحالية، وكل ما يساعد مزودي خدمات إدارة المرافق في تحسين الخدمات، بما فيها التوظيف والبنى التحتية والمعدات وغيرها، علاوةً على ذلك تشمل المزايا الأخرى لتدقيق المرافق عدداً مما يلي:
- تمكين الموظفين من معرفة الخدمات التي يحق لهم الحصول عليها.
- تعزيز العلاقات بين المجتمع ومزودي الخدمات.
- لفت الانتباه إلى نقاط الضعف في الخدمات الحالية والبنية التحتية.
- عملية فعالة من حيث التكلفة.
- سهولة اعتماده مع عدد أكبر من المرافق.
أمّا بالنسبة للعوائق والتحديات التي تعترض تنفيذ تدقيق المرافق، هي:
- محدودية العديد من قوائم المراجعة أو شموليتها، الأمر الذي لا يسمح بإجراء مراجعات خاصة وعالية المستوى للمرافق التي تحتاج مراقبة.
- تتطلب المراجعات الطويلة أو الدقيقة تدريبًا كافيًا ووقت طويل للتحضير قبل البدء بها، من الممكن أن تغطي دورة من دورات تدريبية في إدارة المرافق في دبي ذلك.
- عدم الدراية الكافية من قبل مقدمي خدمات التدقيق بالخدمات التي تقدمها الشركة إلى العميل، بالتالي لن يكونوا قادرين على الكشف عن الواقع الفعلي للشركة.
- عدم دعم تقديم الخدمات العملية من قبل مقدمي الخدمات خشية إلقاء اللوم عليهم بسبب سوء الخدمات المقدمة من الشركة إلى الجمهور.
ختامًا،
إنَّ تطوير نظام تدقيق المرافق هو بحد ذاته معيار جودة للشركات والمرافق التابعة لها، وعمليات التدقيق عمليات دقيقة تحتاج للكثير من الوقت والجهد لإتمامها، كونه من السهل إغفال أي تفصيل صغير قد تثبت أهميته مستقبلًا، لذا لا بدّ من تحري الدقة عند العمل عليها.
