كيف تحافظ عمليات تدقيق المشتريات على أمان المنظمات المالية والقانونية

نُشِر في Aug 19, 2023 at 11:08 AM

تسعى الشركات إلى إجراء عمليات دورية أو يومية أحيانًا، تهدف بها إلى المحافظة على أمنها المالي، أو من أجل الكشف عن أية مخاطر، ومنعها من التأثير عليها سلبيًا. 

تعد عمليّة تدقيق المشتريات أحد أهم تلك العمليات المختلفة، والتي يتمّ فيها مراقبة كافة عمليات الشراء ﻓﻲ قسم المشتريات، والتحقق من سير العملِ داخل القسم وفق الشروط المنصوص عليها. 

ما هو تدقيق المشتريات (Procurement Auditing)؟

يشمل التدقيق للمشتريات كل الإجراءات الدقيقة التي تسعى إلى مراجعة أعمال المنظمة التجارية السابقة، والمتفق عليها ضمن العقودِ مع الموردين. 

تهدفُ هذه العمليّة إلى تقييم مدى فعالية مشتريات الشركة في تحقيقها للمنفعة العامة داخلها، إضافةً لضمان الامتثال ضمن إطار قوانين وشروط العقود. 

تهتم عمليّات الرقابة وتدقيق المشتريات الداخلية في دقة نظام إدارة المشتريات، والتدقيق في سجل البائعين، ومراجعة الالتزام، وتنفيذ طلبات عمليّات المشتريات وفقًا للوائح.

يهدف عمل التدقيق إلى تحسين كفاءة الإنفاق، إذ يمكنك من خلال تدقيق دورة المبيعات وتدقيق دورة المشتريات تحليلَ الوثائق الخاصة بعمليات الشراء، ومن ثم تقييمها، وتحديد أية مشاكل تواجهها، وتقديم الحلول المناسبة لتحسين الكفاءة.

ما هي فوائد تدقيق المشتريات؟

لعمليات اﻟﺘﺪﻗﻴﻖ أهمية وفوائد عديدة. نظرًا لكون إجراءات التدقيق تساعد على الاطلاع على كل سجلات المشتريات، فالفوائد الناتجة عنها تبرز فيما يلي:

- تسهيل مواصلة العملِ:

يمكن للتدقيق أن يساعد في اكتشاف عثرات تسبب مشاكلًا في أداء العملِ، أو اكتشاف ما يسبب بطأً في دورة شراء المنظمة. إمكانية ذلك يتطلب تحليلَ المشتريات عند التدقيق. سيكون توفير الوقت وتسهيل دورة الشراءِ نقطة مؤثرة في تحسين كفاءة الشراءِ، وزيادة التحكم فيها.

- تقليل المخاطر:

الجزء الأكثر أهميّة في تدقيق المشتريات هو إبعاد المخاطرِ المالية أو القانونية عن المنظمة. يتمّ ذلك من خلال التقييم الشامل لسجلات المشتريات، مع متابعة التدقيق المستمر، إضافةً إلى وضعِ ﻣﺮاﻗﺒﺔ عليها، بهدف منع أي عمليّة تعارض النظام الداخلي للامتثال.

- تجنب الاحتيال:

من أكثر ما يشكل خطورةً على المنظمات هو أي عمليّة احتيال، ويمكن من خلال التدقيق، كشف أية محاولة احتيال قد تحصل أو حصلت، فالتدقيق في هذه الحالة يشمل تدقيق كل البيانات المالية المتعلقة بالمشتريات، مع مراجعة الملفات ذات الصلة، وأيضًا مراجعة الحسابات المالية، وجميع الوثائقِ التابعة للمشتريات.

كيف تتم عملية تدقيق المشتريات؟ 

على الرغم من كون تنظيم ومتابعة وإدارة تدقيق المشتريات للشركة مفيدًا لها، إلا أنها مرحلة معقدة، وتحتاج إلى تدقيق في السجلات والعقود وما إلى ذلك. 

يتطلب ذلك خبرة واسعة تعطيها دورة تدريبية في المشتريات في لندن، بالإضافة إلى ممارسة طويلة. تاليًا، تبرز خطوات تنفيذ مسار هذه المرحلة:

1. إشراك أفراد الإدارة وأصحاب المصلحة:

تتطلب عمليّة التدقيقِ مراجعة المعلومات وتحليلها وتقييمها، ومن ثم استنتاج النتائج واتخاذ قرارات، يحتاج ذلك إلى لجنة تساعدك في توليد الأفكار، وفي تحليل البيانات والاستنتاج، والقرارات، وهذه اللجنة يجب أن تشمل الإداريين وأصحاب المصلحة. 

2. استنتاج مجالات المشاكل:

واحد من أبرز مساعي وأهداف التدقيقِ هو إيجاد المشاكل التي تعيق العمل، ويتم التركيز بشكل أساسي على الكشف عن أي مجال للمشكلات من خلال ثلاث مراحل، وهي تدقيق العقود للمشترياتِ، وتدقيق العمليات، ومن ثم يتمّ مراجعة السجل الخاص بالمشتريات، ومن الأفضل أيضًا الاستماع إلى مدراء المشتريات، حيث يمكنهم تحديد كل المجالات التي تسبب المشاكل.

3. تدقيق استمارات الشراء:

إن التعامل مع جميع استمارات الشراءِ وتدقيقها أمرٌ لا يمكن أن يتمّ، لأن عدد عمليّات الشراءِ في أي شركة كبير للغاية، فلا يمكن تدقيق جميعها، ولكن يمكن أخذ عدة طلبات من بعض أنواع المشتريات الرئيسية عشوائيًا وتدقيقها، من المهم التركيز على تفاصيل كل طلب، مثل الملاحظات الخاصة، التواقيع، والتسعير. 

4. تدقيق اختيار البائعين:

لا يتم اختيارُ البائع عشوائيًا، بل يجب وضع عدة معايير خاصة، وعند استيفاء البائع هذه المعايير، يتمّ اختياره. تدقيق اختيارِ البائع يهدفُ إلى عدم وجود عمليّات تعديل للمعايير بهدف تقديم المساعدة لبعض البائعين لدخوله ﻗﺴﻢ المشتريات.

5. مراجعة عمليّات الشراءِ:

تهدفُ هذه الخطوة إلى تحسين وتطوير عمليّات الشراءِ التي تتم من قبل موظفي المنظمة، وتشمل هذه العملية معرفة ما يمكن تحسينه عند الشراءِ، والاستماع إلى الموظفين حول ما يمكن أن يؤثر على كفاءة عملية الشراءِ.

6. إنشاء التقارير للنتائج:

في نهاية عملية تدقيق المشتريات، من الضروري أن تضع النتائج ضمن تقارير منظمة، وإرسالها إلى المسؤولين الكبار، فهي عامل رئيسي يساعدهم في اتخاذ قراراتهم.

في الختام، لا يمكن التغاضي أبدًا عن تدقيق المشتريات، فالأهمية التي تحملها أصبحت واضحة في هذا المقال. لذا، يجب وضع استراتيجية كاملة لتنفيذ تدقيق مشتريات الشركة، ليتم ضمان أمان المشتريات فيها.