أهم 9 مهارات إدارة المشتريات لتعزيز شركتك
نُشِر في Jun 16, 2022 at 09:06 PM
يعد مفهوم مهارات إدارة المشتريات هو إدارة عمليات الشراء التي تتعلق بالشركة، والتي يحددها مدير المشتريات في المؤسسة.
حيث إدارة المشتريات تتضمن جميع عمليات الشراء المتكاملة من الموردين من أجل تنمية المخزون والمردود في المؤسسة، وفهم أساسيات إدارة المشتريات وأهميتها، وتنمية إجراءات إدارة المشاريع ورأس المال بشكل أفضل.
فجميع الشركات بحاجة إلى مدير كفؤ يدير عملية المشتريات ومهارات المشروعات التجارية، وعمليات الشراء الخاصة بشركته، ويقوم بعمليات التفاوض ومراقبة المخازن والمستودعات.
بالإضافة إلى ذلك يقوم مدير المشتريات بتطوير عمليات الشراء، وتزويد الشركة باحتياجاتها، وتحديد المصاعب، والبحث عن المعدات الأفضل للشراء، وعن السعر الأنسب للمعدات، وجميع ما يتعلق بـ إدارة المشتريات المتكاملة.
فإذا حدث عطل ما في إحدى الآلات في الشركة على سبيل المثال، يكون لدى مدير المشتريات خطط واضحة وسريعة حول كيفية استبدالها، ومن أين يأتي بها، وما هو السعر المناسب لشرائها، بالإضافة إلى فحص جودتها ومن ثم تسليمها للقسم المناسب أو وضعها في المستودعات بحسب خطته.
إليك في هذا المقال أهم مهارات إدارة المشتريات التي يجب عليك إمتلاكها عندما تعمل في مجال الشراء والمشتريات لإدارة الخدمات المتعلقة بالمشاريع التجارية هذه.
1- مهارات البحث والتحليل
من الضروري أن يمتلك مدير المشتريات مهارات التحليل والبحث الدقيق من أجل التعرف على الشركات التي يتعامل معها ويختار الأنسب من بينها.
كما أنه يحلل ما تحتاجه الشركة من أدوات وما يمكن أن تحتاجه مستقبلًا ليحصي رأس مال المشتريات الموجود والمطلوب، كما عليه أن يبحث عن مزايا وعيوب الآلات التي يتعامل معها ويعمل تقييم شامل ليقوم بعمليات إحصاء المشتريات بشكل أفضل.
كما أن امتلاك مهارات تكنولوجية يعتبر أمراً مهماً جدًا، حيث أنها تعزز عمليات الشراء والتعامل مع العملاء بفعالية أكبر، وأن يتم استخدام أفضل الموارد والمنتجات الموجودة في السوق لتستطيع المنافسة بشكل أقوى.
2- إمكانية التحكم في السوق
على مدير المشتريات أن يكون على اطلاع دائم فيما يتعلق بالسوق والمخازن والمناقصات، على سبيل المثال أن يتابع شركات التوريد التي تقوم بإنتاج المواد الأساسية التي يحتاجها، ومن ثم يقارنها مع بعضها ويختار الأفضل من بينها ليتعامل معها.
وعليه أن يعرف الوقت المناسب لشراء الكميات الكبيرة من المواد أو الآلات المطلوبة، على سبيل المثال عندما تكون المشتريات منخفضة التكلفة وذات جودة عالية، فتلك ستكون ورقة اليانصيب الرابحة الخاصة به.
3- الذكاء والشفافية
من الضروري أن يتمتع الشخص الذي يمارس مهارات إدارة المشتريات في الشركة، بالذكاء والمهارات العلمية المطلوبة والشفافية المطلقة تجاه الشركة وعملائها ومورديها، وأن تكون خدمات المشتريات وكل عملية شراء مدروسة ومسجلة بشكل رقمي وأهدافها واضحة إذا ما تم الرجوع إليها أو خضوعها لعملية تدقيق لإدارة المخزون.
4- إدارة العلاقات العامة
عادةً ما يكون مسؤولي المُشتريات على معرفة واسعة حول المشاركين، العاملين، الموردين، ورواد الأعمال ولهم مجموعة واسعة من العلاقات العامة في مجالات الآلات والأدوات التي يحتاجونها.
لأن مدير المشتريات والمخازن هو الشخص الذي يتعامل مع رؤساء التوريد في المشاريع على الصعيد المحلي والدولي، والذي تعود إليه قرارات البيع والشراء ومراقبة المخزون أو المستودعات، فيجب عليه أن يدير هذه العلاقات بشكل جيد ويستطيع التعامل مع كل قسم منها على المدى البعيد للشراء الفعال مع مرور الوقت.
5- وجود علاقات دولية
على الرغم من أهمية العلاقات المتعددة المحلية والجيدة في إدارة المشتريات، لا بد من وجود معارف وعلاقات دولية ليبقى مديري المشتريات في المؤسسة على تواصل دائم مع عملاء خارجية سواء أكان هناك غرض شراء في ذلك الوقت أم لخطط مستقبلية فيما بعد.
من خلال هذه المهارات في إدارة العلاقات والعمليات المتعلقة بالعلاقات الخارجية والمحلية والمباشرة والمعارف سيكون هناك دائمًا خيارات إضافية للشركة، والتفاوض للمشتريات سيكون أوسع ويساعد في تحسين أداء علاقات الشركة مع مورديها ومع المشاركين في المشتريات والعقود، والتنفيذ الصحيح للمناقصات والعمليات الشرائية.
6- وجود إستراتيجية لـ إدارة المشتريات
من الضروري أن يتم بناء أنشطة أو استراتيجيات صحيحة من أجل بناء مهارات إدارة المشتريات، وبصفتك مدير مشتريات عليك أن تمتلك المهارات أو الاستراتيجيات الخاصة بك وأن تجعلها دقيقة وواضحة.
على سبيل المثال التركيز على وضع المزيد من الأهداف والخطط الاحتياطية حول المشتريات في حال حدوث شيء غير متوقع، مع كيفية التعامل معها، أو أن تبحث من خلالها عن تحديد عمليات الشراء المفيدة للشركة، أو ان تقرر ما إن كنت تريد القيام بهذه المشتريات في وقت لاحق، وأي إستراتيجية أخرى تقررها أنت بناء على المعطيات التي أمامك.
7- إدارة المخاطر
وذلك لتجنب المخاطر المتعلقة بالمشتريات التي يمكن أن تحدث، والجدير بالذكر أنه هناك العديد من المهارات أو الإستراتيجيات التي يتم إجراؤها هنا مثل اختيار العملاء بعناية، وفهم الشركات واستراتيجياتها التسعيرية.
من خلال إدارة المخاطر تتمكن الشركة من الابتعاد قدر الإمكان عن أي خطر يتعلق بالشركة ومشترياتها وعلاقاتها التجارية، للتنبؤ بها وإدارتها وتخفيفها، والحرص على أن تكون جميع الأقسام تقوم بـ المهام الموجهة إليها بكفاءة دون تقصير مع تحديد تقييم دوري.
8- إدارة الاحتياجات المالية
وهي متعلقة نوعًا ما بالعلاقات المحلية، فدائمًا ما يكون مدير المشتريات بحاجة إلى وجود بدائل من الموردين أو سلاسل التوريد الذين يتعامل معهم، ليكون لديه دائمًا عدد من الصفقات دون توقف، وعليه البحث عن أفضل هذه الصفقات ليدير الاحتياج المالي للشركة بالشكل الصحيح.
مثلًا ألا يقوم بمشتريات لا تحتاج لها الشركة، والبحث عن الصفقات المناسبة منخفضة السعر.
9- المهارات القيادية في الشراء
وجود المهارات القيادية لاتخاذ القرارات المناسبة تعتبر من أهم المتطلبات التي يجب أن تكون عند الشخص المسؤول عن مهارات إدارة المشتريات، لوضع خطط عمل صحيحة.
ذلك لأن مدير المشتريات هو الشخص الذي يدير عملية الشراء بأكملها والتعامل الكامل مع الموردين، ويقع على عاتقه اتخاذ القرارات البنّاءة من أجل مصلحة الشركة وموظفيها، مع استثمار الوقت لصالحها دون ضياعه.
وفي الختام،
يجب أن تركز دوماً على تبني مهارات جديدة إدارية وأنشطة فعالة في مجال مهارات إدارة المشتريات لتبقى على اطلاع دائم عليها وعلى أفضل الأدوات والاستراتيجيات والمهارات المستخدمة في هذه الخدمة.
وإذا أردت الاطلاع والتعمق أكثر في تفاصيلها، قم بحضور دورات تدريبية في لندن التي تجعلك تطلع على أهم مهارات إدارة الأعمال والتخطيط الصحيح وإتمام عمليات الشراء وتطوير مهارات إدارة المشتريات الصحيحة لديك.
