الامتثال للمشتريات: ضمان تحقيقه في الشركات والتحديات من عدمه

غالبًا ما تتعرض الشركات إلى مجموعة من المخاطر في حال عدم الامتثال للمشتريات والمعايير الناظمة ضمن عمليات الشراء التي تتمها، لذلك يعد من الضروري وجود إدارة لتوجيه كل المشتريات، والتأكد من ضمان امتثال الشركة إلى معايير وسياسات المشتريات، ولكن إلى أي مدى من الأهمية يتمثل به تحقيق امتثال المؤسسات لقواعد المشتريات؟

ما هو الامتثال للمشتريات ( Procurement Compliance)؟

هو الالتزام والامتثال لجميع قواعد لوائح اﻟﺸﺮاء المعتمدة، وذلك لإبعاد أي تحديات قانونية ومالية قد تعترض طريق الشركة، كما يشمل نظام الامتثال للمشتريات التحقق والتأكد من أن البائعين والموردين وكل فرد مسؤول ﻓﻲ قسم مشتريات الشركة يحققون المعايير المتعلقة في المشتريات ضمن أنشطة الشراء.

لا سيما أنه تبتعد الشركة عن المخاطرِ بشكل كبير كلّما كانت ممتثلة للوائح المُعتمدة، بالإضافة إلى أن أداء العمل داخلها سيشهد تحسنًا.

يتطلب ذلك منهجية محددة ومتابعة مستمرة في تدقيق ممارسات أي عمليّة شراء، لضمان الامتثال لسياسات المشتريات، أو بهدف تحسين أو زيادة التزام، وامتثال المسؤولين عن هذه الأنشطة.

قد يكون التدقيقُ المستمر غير مريح بالنسبة إلى المورّدين، ولكن هناك العديد من الإجراءات التي من الممكن تنفيذها لتحقيق أعلى قدر من الامتثال في عمليات الشراء والتوريد، ومن المهم امتلاك العديد من مهارات إدارة المشتريات لتنفيذها بنجاح.

ما هي أفضل الممارسات الفعالة من أجل دعم الامتثال للمشتريات؟

لا تهتم المنظمات للامتثال للقوانين واللوائحِ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ بالمشتريات تجنبًا لأي مخاطر قانونية وحسب، بل عدم الامتثال قد يؤدي إلى خطورات مالية عدة، لذلك من المهم تعزيز امتثالها من خلال الممارسات التالية:

1. اختيار الموردين:

لتنمية امتثالِ شركتك للمشتريات، لا يكفي التأكيد على موظفيك باتباع قوانين اللوائح، بل يجب أيضًا تقييم الموردين قبل اختيارهم، فهم المسؤول الأول عن امتثالِ الشركة، إذ يساعد ذلك في تقليل تحديات عدم الامتثال، كما أن وضع قوانين الامتثال في العقد يعطي فكرة عن مدى أهمية الامتثال لها.

2. التدقيق المنتظم:

عادةً ما تظهر في المشتريات عدة أمور يجب الكشف عنها لكي لا تسبب تحديات، تضمن عمليّة التدقيقِ المنتظم ومتابعة وإدارة المشتريات من السلع اكتشاف مجالات الضعف، فهذه العمليات تساعد في ضبط أي عمليّة سرقة أو احتيال، وكذلك تتأكد من إتمام مراقبة الجودة للمشتريات، وأنها متماثلة المواصفات حسب العقود المتبعة.

3. تنفيذ إجراءات الأمن السيبراني:

تعد الهجمات الإلكترونية على سلسلة التوريد خطيرة للغاية، والتي تهدف إلى الوصول إلى المعلومات والبيانات الرئيسية الخاصة بأي شركة، لذلك من المهم أن تتعامل المنظمات مع هذا الجانب بحذر، وكيف تبعد نفسها عن هذه التحديات. الجدير بالذكر أن هذه الإجراءات هي أحد بنود الامتثال للمشتريات، إذ تمكّن هذه الإجراءات من رفع مستوى الأمن السيبراني.

4. إنشاء قائمة للموردين المعتمدين:

يساعد عمل وبناء قائمة تشمل كل الموردين الذين تم اعتمادهم، في رفع القدرة على الامتثال في شراء الموارد والسلع، فهي تساعد في توفير معرفة لكل مورد تم التعامل معه بشكلٍ آمن مسبقًا، مما يدعم فريق المشتريات في تسريع عملية الشراءِ، ولتكون أكثر أمانًا.

ما هي تحديات الامتثال للمشتريات؟

في الواقع، لن يكون الامتثال للعقود واللوائح أمرًا سهلًا، ولكن في حال كانت الإدارة على اطلاع على جميع التحديات التي قد تواجهها، فمن الممكن تخفيض أثر الخطورات، خاصةً لو أنها تمتلك الخبرة الكافية، والتي تقدمها دورات إدارة المشتريات في لندن وفيما يلي أبرز التحديات التي قد تشكل عائقًا أمام الامتثال:

1. تغيرات القوانين التنظيمية:

يتم تطوير وتغيير سياسة وقوانين الامتثال في كل فترة زمنية، يعود سبب ذلك إلى مجاراة متطلبات الوضع الراهن، مثل التغيرات في سلاسل التوريدِ، ومشاكل الأمن السيبراني. لذلك من المهم أن تكون الجهات المسؤولة عن المشتريات على اطلاع مستمر ودائم على القوانين، بحيث تقديم الحلول بسرعة عند وجود أي تغيير.

2. تحديات الأمن السيبراني:

لا يكفي فقط اتخاذ الإجراءات الاحترازية لحماية بيانات الشركة من أي هجمة سيبرانية، فمع هذه الإجراءات قد تتعرض الشركة إلى هجمة والوصول إلى بياناتها، لذلك من المهم أن يكون الموظفون لقسم المشتريات يمتلكون الخبرة لتقديم المساعدة أثناء أي محاولة لهجمات سيبرانية.

لذا، من المهم تأهيل قدراتهم على تقديم الحلول، وتعليمهم كيفية التعامل مع هذه الحالات، لتجنب العثرات والأخطاء.

3. إدارة التكاليف:

تتولى فرق المشتريات مهمة إدارة التكاليفِ، وضمان قيمة جيدة مقابل أموال التكلفة، تشكل إدارة التكلفة صعوبةً وتحديات في بعض الأحيان، ويتعين على الشركة مواجهتها خلال التقلبات التي تشهدها الأسعار، أو عند اضطرابات سلسلة التوريد.

في الختام، يعد الامتثال للمشتريات أمرًا بالغ الأهمية، وذلك لكونه يحمي المنظمات من أي مخاطر قانونية أو مالية. لذا، يجب على كل شركة تهتم بنجاحها الامتثال لجميع القواعد المضمونة في اللوائح.