توفر دورة السكرتارية التنفيذية للمهتمين بمجال السكرتارية والمكاتب أسس علمية وعملية تساعدهم على إنجاز مهامهم باحترافية، فهي تمنح المشاركين القدرة على القيام بالعديد من الأمور مثل تنظيم الأعمال اليومية، وإدارة الوقت بفعالية.
في هذا المقال، نسلِّطُ الضوء على أهمية دورة السكرتارية التنفيذية ودورها في تحسين بيئة العمل، وأهم المحاور والمهارات التي يكتسبها المشاركون، تابع القراءة لمعرفة المزيد!
أهمية دورة السكرتارية التنفيذية:
يلعب السكرتير دوراً محورياً في القيادة الحديثة، ويعمل كحلقة وصل بين المدراء والموظفين، ما يجعله من العناصر الحيوية في نجاح أي مؤسسة، ومن أبرز جوانب أهمية دورة السكرتارية التنفيذية:
- تنظيم المكاتب وإدارة المراسلات: تزويد المشاركين بالمهارات المكتبية والإدارية للتعامل مع المراسلات والمكالمات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد باحترافية.
- تطوير مهارات التخطيط والإدارة: تعلم أساليب التخطيط والتنظيم، وإدارة الواجبات والأولويات، والتفكير بشكلٍ استراتيجيٍّ للتعامل مع مهام العمل اليومية المتنوعة.
- إتقان استخدام الأدوات الحديثة: التدريب على الأساليب والبرامج الإلكترونية المتكاملة التي تسهّل إدارة الأعمال والسكرتارية بكفاءة عالية.
- تعزيز المراسلة والاتصال الفعّال: إكساب المشتركين مهارات التواصل مع المدراء، وإعداد العروض التقديمية، وكيفية التعامل مع المواقف الإدارية المتنوعة والمختلفة.
- الحصول على شهادة معتمدة: يمنح البرنامج التدريبي شهادة احترافية معترف بها تساعد في تطوير المسار الوظيفي وزيادة الفرص الوظيفية محلياً وعالمياً.
ومن الجدير بذكره، أنَّ مركز لندن بريميير للتدريب يقدم دورات تدريبية في العديد من البلدان والمدن حول العالم، مثل دبي، وإسطنبول، وباريس، وبرشلونة، ولندن، وأمستردام، وكوالالمبور، وسنغافورة، حيثُ أنَّ انضمامك إلى دورات سكرتارية في دبي يضمنُ لك:
- اكتساب مهارات وأسرار إدارة نجاح المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- التعرف على أحدث الأدوات في تنسيق الأعمال والتقارير.
- تحسين القدرات في الاتصال الفعّال مع المديرين والأطراف المعنية.
- الحصول على شهادة تدريبية معترف بها ومعتمدة تعزز فرصك الوظيفية.
محاور دورة السكرتارية التنفيذية:
لا تركز دورة السكرتارية التنفيذية فقط على المهارات المكتبية الأساسية، بل تهدفُ أيضاً إلى تعزيز قدرات السكرتارية التنفيذيين ليصبحوا قادرين على التعامل مع جميع متطلبات بيئات العمل الاحترافية، ومن أهم نقاط دورة السكرتارية التنفيذية ما يلي:
1. تحسين المهارات الإدارية والمكتبية
تركز الدورة على إكساب المتدربين مهارات مكتبية وإدارية متقدمة مثل:
- مهارات التعامل مع الاتصالات والمراسلات البريدية والالكترونية.
- كيفية تجهيز وإعداد التقارير القيادية والإدارية بدقة واحترافية.
- الكفاءة في إدارة الاجتماعات وترتيب الملفات.
- استخدام الوسائل والأجهزة الحديثة والبرامج الإلكترونية على نحوٍ متكاملٍ.
- التميز في أساليب المراسلة والاتصال والتعامل مع المواقف المختلفة.
2. تعزيز الاتصال الفعّال والتواصل الإداري:
من أهم نقاط الدورة التدريبية تزويد المشاركين بأساليب المراسلة والاتصال الفعّال مع المدراء والزملاء، ويشمل ذلك:
- إتقان مهارات التحدث والكتابة الرسمية.
- التعاطي مع الاجتماعات والمراسلات الإلكترونية باحترافية.
- فهم قواعد السكرتارية الحديثة وأصول المراسلة والتواصل المؤسسي.
3. إدارة الوقت وكيفية ترتيب الأولويات:
إحدى أهم أسس نجاح أي سكرتير تنفيذي؛ ففي هذه الدورة ودورة ادارة الوقت يتعلم المشاركون:
- أساليب ترتيب وتنسيق المهام اليومية والأسبوعية.
- وضع جداول واضحة للمواعيد والالتزامات.
- استخدام استراتيجيات حديثة لتحقيق الأهداف بفاعلية.
4. تعلم أسس التنظيم والتقييم الإداري:
تساعد دورة السكرتارية التنفيذية على فهم أهمية التنظيم والتقييم المستمر في الأعمال، وذلك من خلال:
- تجهيز وإعداد خطط عمل متكاملة لتنظيم بيئات العمل.
- التقييم المستمر لأداء الواجبات والمهام والوظائف المكتبية.
- الفعالية في مواجهة الأزمات واتخاذ قرارات سريعة وفعّالة.
5. الحصول على شهادة معتمدة واحترافية:
أحد أهم أهداف الدورة هو إكساب المشتركين لشهادة معترف بها في السكرتارية التنفيذية، والتي:
- تثبتُ الكفاءة المهنية والقدرة على إنجاز الواجبات والمهام القيادية والإدارية.
- تعزز الفرص الوظيفية محلياً وعالمياً في مجال السكرتارية التنفيذية.
- تفتح المجال للترقيات القيادية والإدارية والوظائف العليا.
فرص العمل في مجال السكرتارية التنفيذية:
تفتح دورة السكرتارية التنفيذية أمام المشتركين آفاقاً واسعة للعمل في العديد من المجالات، أبرزها:
1. وظيفة المساعد التنفيذي:
تُعد من أبرز الوظائف التي يشغلها خريجو دورة السكرتارية التنفيذية، حيثُ يعمل بجانب المدير أو الإدارة ذي المستوى الأعلى، ويتولى:
- ترتيب وتنسيق الاجتماعات والمواعيد.
- تجهيز وإعداد التقارير والعروض التوضيحية.
- متابعة الاتصالات والمراسلات الإلكترونية والهاتفية.
2. وظيفة السكرتير الخاص للمدراء
يوفر برنامج السكرتارية التنفيذية فرصة للعمل كـ سكرتير خاص لمدراء المكاتب أو المؤسسات، وتشمل مسؤولياته:
- التعاطي والتعامل المباشر مع العملاء والشركاء.
- ترتيب الملفات والوثائق الخاصة.
- دعم المدراء في اتخاذ القرارات اليومية.
3. وظيفة المنسق الإداري:
من الفرص الوظيفية الشائعة التي تتيحها دورة السكرتارية التنفيذية هي دور المنسق الإداري، والذي يختص بـ:
- متابعة سير العمليات بين الإدارات المختلفة.
- الإشراف على تنفيذ الواجبات والمهام اليومية.
- تسهيل المراسلة والتواصل بين الموظفين والمدراء.
4. وظيفة مسؤول العلاقات العامة:
خريجو الدورات التدريبية قد يجدون فرصاً في مجالات العلاقات الإعلامية، حيث تتطلب الوظيفة:
- مهارات اتصال فعّالة مع العملاء ووسائل الإعلام.
- الكفاءة في إنشاء خطط للتواصل المؤسساتي.
- إدارة الفعاليات والاجتماعات الرسمية.
- إعداد محضر اجتماع احترافي.
5. وظيفة مدير مكتب:
إحدى أعلى المراتب التي يمكن أن يصل إليها خريج دورة السكرتارية التنفيذية هي إدارة مكتب، وتشمل الواجبات:
- الإشراف على جميع أنشطة السكرتارية التنفيذية.
- تحسين استراتيجيات الإشراف المكتبي الحديثة.
- قيادة فريق متكامل لتحقيق أهداف المؤسسة.
وفي الختام، إنَّ الاستثمار في دورة السكرتارية التنفيذية بكل تأكيد يمثِّلُ خطوة استراتيجية نحو تطوير الذات وتعزيز الأداء، بالإضافة إلى تعزيز الفرصة في الحصول على أعلى المناصب الوظيفية، وصعود السلم المهني بالشمل الصحيح!
