5 خطوات لتحسين إدارة البيانات في شركتك

إدارة البيانات Data Management هي أحد الجوانب الأساسية المهمة في النشاط التجاري للشركات، حيث نشهد ازدياد المعلومات والبيانات بصورةٍ كبيرة، ولكن كيف يجب أن يكون استخدام بيانات ومعلومات المنظمات والشركات؟

إن ضعف الخبرة في تحسين إدارة البيانات يؤدي إلى نتائج سلبية على المؤسسة أو المنظّمة الخاصة بك، وقد يعرضك إلى تعديل الاهتمام بالحماية المعرفة لتصبح مؤسستك تواجه خطر العقوبات التنظيمية، وهذا يؤول إلى ضرورة معرفة أدوات التفكير المنظومي لتفادي المشكلات، حيث هناك مجموعة متنوعة من الأدوات، التي تهدف إلى إيجاد الحلول للمشاكل المعقدة، من خلال النظر إلى مشاكل المؤسسات على أنها نظم مترابطة، وثم القيام بإجراء التغييرات التي ستعطي الحل المناسب.

ما هي إدارة البيانات؟

بحسب المنظّمة المهنية للعاملين في مجال مهنة إدارة البيانات "DAMA International" فإن التعريف الرسمي لإدارة البيانات هو القيام بتحديث وتطوير والإشراف على الخطط و البنى والممارسات والإِجراءات، وتعزيز قيم البيانات.

ما هي مجالات إدارة البيانات؟

هناك عدة مجالات لإدارة البيانات تندرج تحت القائمة التالية، التي تتوفر في كل منظمة، وهي:

• إدارة المعرفة.
• إِدارة السجلات والأرشفة.
• إِدارة البيانات الرئيسية.
• ذكاء الأعمال.
• إدارة أدوات الإعلام الاجتماعي.
• إدارة محتوى الإنترنت.
• إدارة أتمتة الأعمال.
• إدارة المحتوى.

5 خطوات تعزيز إدارة جودة البيانات

هناك عدة خطوات لتحسين إدارة البيانات في شركتك بطريقة أفضل، وهي كما يلي:

1. تولي ملكية إدارة المعرفة

إن عملية إدارة البيانات باستخدام المعرفة كأصل عمل هو أحد حلول درء ورفع المخاطر، التي تواجهها أي شركة لا تسعَ لهذه العملية، بعض المؤسسات يعملون على سياسة استخدام المعرفة بتوظيف كبار مسؤولي البيانات، لأن هؤلاء الخبراء يعرفون كَيفية إدارة البياناتِ بصورة فعالة.

لذا؛ فإن الخطة أولاً هي وضع مسؤولية بياناتك في الجهة المكانية الصحيحة، بواسطة تحديد الأفراد وتعيينهم كمسؤولين من أجل تنفيذ البيانات وإدارتها، بالإضافة إلى إعادة تشكيل منهجية عملك بشكلٍ صحيح.

بعض العمليات والإجراءات تساعدك على استخدامِ المعرفة، والتي تعد الأصول للنجاح في هذا العمل.

2. إنشاء قواعد بيانات متصلة

هنا يأتي السؤال؛ كيف يمكن جمع وتحليل جميع المَعلومات وتخزينها ومشاركتها؟، حيث قد تصبح الإدارة غير مركزية لبياناتك، وهذا يجب أن يجعلك تهدف إلى توصيل أنظمة متباينة، وتوحّد الهندسة البيانية.

هناك منظمات معينة ما زالت تعتمد في استعادة معلومات وبيانات خاصة بهم على الأنظمة الأقدم، وهنا سيجدون الصعوبة في الوصول أو استخراج البياناتٍ لهم، ويواجهون الخطورة عندما لا يمتثلون إلى لوحات جديدة بسبب عدم توفر مستوى من الشفافية للإفصاح عن كيف يتم الحصول على البياناتِ.

3. إدارة البيانات الوصفية

تشمل أهداف إدارة البيانات الوصفية على إعطائك بيان عن بياناتك الرّئيسية، مثل أوقات الحصول عليها، كما أن إدارة البيانات الوصفية يوفر وضع جداول ترتيب وتنظيم لكافة البياناتِ، وهذا ضروري لتخزين والتعرف على المعلوماتِ القيّمة وحمايتها.

4. ضع الخطط لطرق توصيل البيانات

عندما تنتهي من التحقق من جميع البيانات، عليك أن تعرف كيفيّة إصدار البيانات وكيف تقدمها بشكل منسق لتعزيز صورة استخدامها جيدًا، هذه عمليات مهمة خاصةً في الشركة التي تدير بعض مهارات تخطيط موارد المؤسسات CRM و ERP أو منصة من منصات التجارة الإلكترونية.

يرتبط تسليم البيانات بوضع المَعلومات ذات الصلة مع الجهات المناسبة، خاصةً لأنه أصبح وجود لائحة عامة لحماية البيانات قريبًا، وهذا يحول إلى أهمية إعداد التقارير، ومن المؤكد أن تطالب الشركات بمعلومات عن إدارة وحماية بياناتها.

5. إعداد السياسات المتسقة لإدارةِ البيانات.

من خلال اِستخدام المعرفة ستتمكن من التحكم ببياناتك، وهذا عندما تنفذ سياسات المنظمة التي تتسق حول عملك مع المعرفة، ومن المهم أن تصنف البيانات الخاص بك فيما يخص الاحتفاظ والحذف والتوزيع.

في الحقيقة تحتاج إلى اتخاذ نظام ناجح لإدارة وتطوير البيانات في شركتك، في ظل ضعف الخبرة في استغلالها وإدارتها باعتبارها جانب رئيسي للنجاح، يمكن اكتساب كل ما تسعى لمعرفته في الإدارة من خلال التسجيل في دورات في الإِدارة والقيادة في دبي.

إن إدارة البيانات هو جانب رئيس من جوانب نجاح المؤسسات، فلا بدّ من وجود الخبرة الكافية لإدارتها ومعرفة كيفية استخدامها واستهلاكها على الشكل الصحيح.