8 حيل ونصائح حول إدارة الاجتماعات بشكل فعال
نُشِر في Oct 25, 2022 at 08:10 PM
لا شك أن إدارة الاجتماعات هي الأسلوب الأكثر أهمية في المؤسسات للحصول على اجتماعات مفيدة للفريق والشركة معًا بحيث يخرجان منها بنتائج فعلية، في حين أنه يمكن لهذه الاجتماعات أن تكون مضيعة للوقت أكثر من كونها مثمرة وفعالة ما لم تخضع لمفهوم إدارة الاجتماعات.
ولأنَّ جميع الشركات أصبحت تحرص باستمرار على عقد الاجتماعات الدورية بهدف زيادة الكفاءة والإنتاجية في العمل، وتوليد الأفكار الإبداعية ومشاركتها، واتخاذ القرارات الفعالة للمؤسسة لتحقيق أهدافها الرئيسية.
كان لمفهوم إدارة الاجتماعات أهمية بارزة لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة، وذلك من خلال تنظيم أفضل المحاور وأهمها، والعمل على التخطيط الفعال من أجل عقد اجتماعات غير مضيعة للوقت أو المال.
لذا حرصنا في هذا المقال على شرح مفهوم إدارة الاجتماعات شرحًا وافيًا وتبيان فائدته وأهميته، إلى جانب التطرق لأهم الحيل في تنظيم اجتماع فعال وأكثر فائدة.
ما هي إدارة الاجتماعات (Meeting Management)؟
تعد إدارة الاجتماعات عملية التحضير المسبق لمهام ومحاور الاجتماع، وتحديد وقت بدئه وانتهائه بشكل دقيق، بالإضافة إلى تنسيق وقت المُشاركين فيه، وتدوين الملاحظات والمهام المرجوة.
كما تقوم إدارة الاجتماعات بتنسيق ووضع محاور برنامج اجتماعات الشركة، وإدارة الفَريق، ومتابعة الأهداف الرئيسيّة للاجتماع، بالإضافة إلى إدارة المُناقشات والقرارات الفعّالة المتعلقة بتعزيز الشركة ونموها.
ومن الضروري أن تتأكد إدارة الاجتماعات من تنفيذ جميع محاور الاجتماع خلال الوَقت المحدد دون إضاعة وقت الموظفين والمدراء، وذلك بالتوازي مع تحقيق الأهداف التي عقد لأجلها الاجتماع، إذ يتم ذلك عن طريق وضع تخطيط مسبق لجميع التوجيهات المطلوبة.
ما هي أفضل الخطوات والنصائح من أجل تنظيم إدارة الاجتماعات؟
من خلال اتباعك لهذه الإستراتيجيات الفعالة التي سنرفقها ضمن هذه الفقرة، سيكون من السهل جعل اجتماعات المؤسسة مفيدة وإنتاجية وغير مضيعة للوقت أو المال، بل وسيمكنك أيضًا أن تزيد من مهارات الاتصال التي تجعلك مدير مكتب ناجح بين أقسامك، إذ تتلخص هذه الإستراتيجيات في:
1- تحديد هدف الاجتماع
وهي تعد المرحلة الأولى في عمليّة التخطيط المسبق للمحاور والأهداف، فهي عبارة عن ترتيب تبادل الأَفكار والمحاور الأساسية للاجتماع، وتتضمن كل من الأهداف الرئيسيّة، والأشخاص المُشاركين، والموقع، والتوقيت.
إذ يتم تحديد توقيت هذه المحاور من خلال إعداد جدول أعمال الاجتماع بحيث يتناسب مع وقت المُشاركين، لذلك من الضروري أن تتأكد أولًا، إذا ما كنت بالفعل بحاجة إلى هذا الاجتماع، أم أنه بإمكانك تحقيق غايتك المرجوة منه عبر إرسال بعض الرسائل بالبريد الإلكتروني على سبيل المثال.
2- تَحديد الأشخاص المشاركين
عند تسجِيل أسماء الأَشخاص المشاركة في الاجتماع، يجب تقديم دعوة للأشخاص المعنيين بالأمر فقط والذين لديهم صلة مباشرة بمحاور الاجتماعات، والأهداف الرئيسيّة، وعملية اتخاذ القرار، والمساهمين في المناقشة العامة أيضًا.
كما من الضروري إعداد برنامج يتناسب مع الجدول الزمني لأَعمال جميع المشاركين، بهدف عدم إهدار أوقاتهم وحملهم على إهمال مهام يمكن أن تعطي إنتاجية أكبر للشركة، أو حتى التأثير الضئيل على عملهم في مقابل حضورهم للاجتماعات الدوريّة تلك.
3- توزيع الأدوار
بطبيعة الحال، هناك دور خاص بكل عضو داخل المجلس في غرفة الاجتماعات، فهناك محاضر رئيسي، وقادة أساسيين، ومدراء مسؤولين عن اتّخاذ القَرارات وتقديم حلول فعالة، ومدوني الملاحظات، إضافةً إلى أعضاء الفريق الأساسي.
لذا تركز إدارة الاجتماعات على تنمية أكبر قدر ممكن من نشاط العاملين المتواجدين في مجالس الاجتماعات، بحيث يقوم كل شخص بعمله ودوره الخاص بِشكل عملي وكامل، لكي تحقق الإِدارة أَهدافها الأساسيّة النهائية.
4- تقسيم التوقيت
إن العمل على تقسيم محاور وأدوار الاجتماعات لمواقيت محددة، يعتبر من أهم مهارات إدارة الاجتماعات، والتي تستطيع من خلالها تَنظيم وإدارة أوقات العمل في كل مرحلة للاجتِماع ولكل شخص متواجد أيضًا.
كما ولا بد من إعطاء الوَقت الكافي لكل فكرة مهمة من أجل التعامل معها على المستوى الاحترافي المطلوب، وتغطيتها بشكل كامل والاستعانة في معلومات الخبراء الاحترافيين، لا سيما أن هذا الهدف يُعتبر من أهم أهداف الاجتماعات أيضًا.
5- تحضير أدوات توثيق الاجتماع
يُعتبر وجود محرر ومُدون الملاحظات أمر ضروري في اجتماعات المنظمات والمؤسسات كافة، لا سيما أن مبدأ إدارة الاجتماعات يسعى عادةً إلى توثيق جميع القَرارات والملاحظات والتحديثات التي تتم خلال الجلسة.
قد يحتاج المحرر إلى استخدام الوسائل الآلية الخاصة به لتدوين وكتابة الملاحظات، بالإضافة إلى تدوين وصياغة الأَفكار المهمة خلال الاجتماع سواءً كان ذلك يدويًا أو باستخدام حاسوبه الخَاص أو بطريقة تسجيل الاجتماع الآلية.
6- أخذ جميع الآراء بعين الاعتبار
ينبغي لإدارة الاجتماعات أن تأخذ عدة آراء ومختلف المعلومات من المُشاركين، وألا تتجاهل أي صوت أو رأي منهم، لأن السبب الرئيسي لعقد هذه الاجتماعات ﻓﻲ مقدمة الأمر هو بناء قرارات تطويرية للمنظمة أو حل مشاكل أساسية فيها بالاعتماد على مبدأ التشاور.
لذا على قائد الاجتماعات الاستماع إلى جميع أنواع الآراء، وكذلك وجهات النظر المُختلفة التي تساعد على اتخاذ القرار الشامل لمصلحة المؤسسة، لا سيما أن هذا واحدًا من أهم طرق نجاح التعاون بين الأفراد في المؤسّسات عامةً.
7- مشاركة ملخص الاجتماع
إن إنشاء نسخة من سجل الاجتماعات كملخص يتضمن المناقشات والتحديثات والبنود والقَرارات التي تم اتخاذها خلال الجلسة من قبل الإدارة والقادة، هو أمر مهم جدًا من أجل القدرة على متابعة سير العملية التنفيذية لها.
ومع إرفاق المستندات المستخدمة في كل اجتِماع، ومشاركة نسخة من هذا السجل بين الأعضاء والأشخاص الذين تواجدوا في مكان الاجتماع عند الانتهاء من تحضيره، ليكونوا على اطلاع مباشر مع الخطوات والنتائج التي سيتم تحصيلها منه.
8- أخذ فكرة عامة
بإمكانك في النهاية التعرف على آراء المجتمِعين وأخذ الفكرة النهائية الخاصّة بكل فرد منهم عن إدارة الاجتماعات التي تم استخدامها، وعن كيفية تحسين أساليب التنظيم المستخدمة بشكل أكثَر فعاليّة، ومدى أهميّة هذه الاجتماعات بالنسبة لهم.
بالإضافة إلى التأكد من قيادة وتحقيق الهدف الأساسي من قبل المجموعات الإدارية المسؤولة عن إدارة الاجتماعات، وغيرها من الأسئلة التي تساعد في الحصول على أفكار أَكثر فعالية لتنفيذها أثناء الاجتماعات التالية.
وفي الختام
إن الحصول على مهارات إدارة الاجتماعات بكافة مستوياتها وأنواعها، وتطبيقها عند عقد أي اجتماع بين الأقسام، وإعداد البرنامج الإداري الذي يحقق الغرض الرئيسي من اجتماعات المؤسسة بشكل عام، يُعتبر من أهم المهارات المكتسبة.
ولذلك، ننصحك بحضور دورة إدارة المكاتب ﻓﻲ دبي لا سيما أنها تحمل حقيبة تدريبية متقدمة تجعلك تتعرف على الكثير من مهارات وأساليب إدارة وصياغة اجتماعات الشركَات، التي تحتاجها كل مؤسسة لإدارة أو عقد أي اجتماع فيها.
