خطوات ادارة المشاريع: من التخطيط إلى التنفيذ
نُشِر في Dec 02, 2023 at 10:12 PM
تُستخدم خطوات ادارة المشاريع من أجل تطبيق المعرفة والمهارات والتقنيات الاستراتيجية لتحقيق أهداف محددة ضمن نِطاق ووقت وميزانية معينة، حيث أن إدارة المشاريع تساعد المؤسسات والأفراد على تحقيق نتائج ناجحة وتحسين الأداء وزيادة الكفاءة.
ولكن كيف يمكنك إدارة المشروع من البداية إلى النهاية؟ ما هي خطوات ادارة المشاريع التي عليك اتباعها لضمان اكتمال مشروعك في الوقِت المحدد وفي حدود النطاق؟ سنشرح لك الخطوات الرئيسية لإدارة المشاريع بدءًا من مرحلة التخطيط إلى التنفيذ بناءً على منهجية إدارة المشاريع المعترف بها.
- عملية بدء المشروع:
تعتبر مرحلِة البدء والتخطيط المرحلة الأولى والأكثر أهمية في خطوات ادارة المشاريع، والتي تحدد من خلالها عمليات التخطيط والأسس والاتجاه، وما إذا كان المشروع ممكنًا وجديرًا بالاهتمام بالفعل أم لا.
يحدد هنا المدير أهداف المشروع الأساسية ونطاقه والموارد اللازمة ويعمل على إعداد الميثاق الذي يأذن بمرحلة الإطلاق بشكل رسمي، تتكون مرحلِة البدء من عمليتين رئيسيتين: تطوِير ميثاق المشروع وتحديد أصحاب المصلحة.
- تطوير الميثاق:
ميثاق المشروع هو عبارة عن وثيقة رئيسية تأذن بالمشروع رسميًا وتحدد غرضه وأهدافه وقيوده، وعادةً ما يتم إِعداد هذا الميثاق من قبل راعي المشروع بمساعدة المدير، وكل ميثاق يجب أن يتضمن كل من:
- اسم المشروع ووصفه.
- أهداف المشروع ومعايير النجاح.
- نِطاق ومدة التسليم .
- الافتراضات والمعوقات والمسؤوليات.
- مخاطر المشروع وفرصه.
- أصحاب المصلحة والرعاة.
- مدير المشروع ومستوى السلطة.
- تقديرات ميزانية المشروع والتكلفة والجدول الزمِني .
- الموافقة على المشروع والتوقيع عليه.
- تحديد أصحاب المصلحة:
أصحاب المصلحة هم الأفراد أو المجموعات التي لها مصلحة أو التي تتأثر بالنتائج، وعلى مدِير المشروع تحديد أصحاب المصلحة وتحديد احتياجاتهم وتوقعاتهم وأولوياتهم مع التخطيط لكيفية التواصل والتفاعل معهم بفعالية وإدارة توقعاتهم وملاحظاتهم.
ولا شك أن تحديد أصحاب المصلحة هي عملِية ضرورية تساعد على ضمان نجاح المشروع وبناء الثقة والعلاقة معهم وتجنب أي سوء فهم أو صراع في وقت لاحق، ويمكن أن يشمل أصحاب المصلحة كل من راعي المشروع أو العميل أو المستخدم أو الفريق أو الشريك.
- عملية التخطيط للمشروع:
تخطيط العمل على المشروع هي المرحلة الثانية والأكثر شمولاً من خطوات ادارة المشاريع، وهي تتضمن إنشاء خطة مفصلة رئيسيِة وواقعية حول كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه بجميع المراحل.
تتكون مرحَلة التخطيط من مجموعة من العمليات الضرورية التي تغطي جوانب مختلفة من المشروع وتمشي معها خطوة بخطوة، على سبيل المثال النطاق والجودة والمخاطر والاتصالات والمشتريات وإِدارة أصحاب المصلحة.
تُعرف مرحَلة التخطيِط أيضًا بأنها خطة إدارة المشروع التي تكون عبارة عن وثيقة تدمج جميع الخطط الفرعية وخطوط الأساس وتقدمها بطريقة إحترافية ومفصلة وواضحة، وهي واحدة من المهارات الشخصية لنجاح المشاريع المختلفة.
- تحديد نطاق المشروع:
يساعد تحديِد نِطاق المشروع على ضمان تلبية جمِيع احتياجات ومتطلبات العميل أو المستخدم والتِي يمكن أن تحقق أهدافه المطلوبة، بحيث تساعد هذه الخطوة على تجنب وضع أي تغيير في النطاق، مثل الإضافة أو التعديل غير المنضبط وغير المصرح به للمشاريع، فالنطاق هو مجموع تسليمات المشروع ومتطلباته كافة والذي يجب أن يتضمن:
- بيان نِطاق المشروع: وصف عمل المهام والمخرجات والمتطلبات.
- خط الأساس لنطاق المشروع: تحديد النطاق المعتمد والمتفق عليه لأي مشروع.
- هيكل تقسيم العمل: تقسيم مراحل المشروع إلى مهام أساسية ومهام فرعية يمكن التحكم فيها.
- قاموس هيكل تنظيم العمَل: مستند يوفر معلومات وتفاصيل إضافية لكل مهمة.
- تطِوير الجدول الزمني للمشروع:
أما تطوِير الجدول الزمنِي فهو يساعد على ضمان اكتماله في الوقت المحدد وفي الموعد النهائي وعلى مراقبة تقدمه وأدائه والتحكُم فيه لتحديد المشكلات أو التغييرات الطارئة، وتوضح كورسات في إدارة المشاريع بالإضافة إلى هذا الجدول متى ستبدأ القيام بكل مهمة على حده ومتى ستنتهي، وهو يجب أن يتضمن:
- قائِمة الأنشطة: تتَضمن مهام المشروع والمهام الفرعية.
- سمات النشاط: المعلومات والتفاصيل الإضافية لكل مهمة مثل المدة والمواِرد والتبعيات والقيود.
- تسلسل النشاط: الترتيب المنطقي لمهام المشروع والمهام الفرعية والعلاقة بينهم.
- مدة النشاط: تقدير الوقِت اللازم لإنجاز كل مهمة.
- مخطط شبكة الجدول الزمنِي للمشروع: تمثيل رسومي للمهام وتبعياتها وعلاقاتها.
- خط الأساس لجدول المشروع: تحدِيد الجدول الزمنِي المعتمد والمتفق عليه.
- تقويم المشروع: توضيح أيام وساعات عمله.
- تقدير ميزانية المشروع:
وهي عملِية مهمة لضمان إنجاز المشروع في حدود الميزانية ودون إسراف في الإنفاق، وتساعد على مراقبِة وإدارة تكاليف المشروع ونفقاته والتحكُم فيها وتحديد أية مشكلات أو تغييرات في الميزانية، وهي تشتمل على:
- قائمة الموارد: جمِيع موارد المشروع مثل الأدوات والمواد والمعدات المختلِفة.
- معدلات الموارِد: أسعار موارد المشروع عند الإنجاز.
- تكلفة النشاط: تقدير تكلفة إنهاء كل مهمة بناءً على معدلات الموارد ومدتها.
- خط الأساس لتكلفة المشروع: أن تقوم بتحديد الميزانية المعتمدة والمتفق عليها.
- تمويل المشروع: معرفة مصادر التمويل ومدى توفرها.
- التنفيذ النهائي:
وهي أهم مرحلة عند ادارة مشاريع معينة التي يتم فيها تنفيذ المشروع وفقًا للخطة الإدارية بحيث يعمل المدير على توزيع الفريق والموارد وإنتاج المخرجات ومن ثم يتولى المراقبة، وذلك من خلال إدارة اتصالات المشروع وإشراك أصحاب المصلحة وأنشطة المشتريات.
وفي الختام
إن التعامل مع المشاريع المختلفة والتعرف عليها والتحكم فيها باستخدام أدوات فعالة وخطوات مدروسة وتعيين خطط زمنية مناسبة، هي جميعها عمليات دقيقة ومعقدة ولكنها أساسية لتحقيق النجاح والتخطيط الصحيح في أي مشروع، كما أن حضور كورسات في ادارة المشاريع يمكّن المديرين من تحقيق التنسيق والتعاون الفعالين وتقليل المخاطر وتحقيق الأهداف في الوقت المناسب مع إمكانية اتباع سير أنشطة هدف المشروع المناسبة بشكل ناجح.
