تحليل أصحاب المصلحة: كيفية تقييم تأثيرهم على عملك وإدارته

لا شك أن تحليل أصحاب المصلحة يساعد في توفير الكثير من الوقت الذي يمكن أن يستغرقه مدير المشروع لإطلاق مشروعه والبدء في عمليات التنفيذ، فلنقل على سبيل المثال أنك عملت على مشروع جديد وقدمت له جميع المتطلبات اللازمة واستخدمت أفضل أدوات التخطيط والتنفيذ وكان نموذج ناجح بالفعل.

ولكن عندما أتيت إلى أصحاب المصلحة تعرقلت الأمور وأصبحت في سباق مع الوقت من أجل تحليل الشركاء وإقناعهم في نجاح مشروعك، سيستنفذ هذا منك الكثير من الوقت والجهد الذي يمكنك استثماره في تطوير المشروع وإجراء التعديلات الفعالة للبدء في العمل عليه، ولهذا سنقدم لك في هذا المقال أساليب تقييم تأثير أصحاب المصلحة على مشروعك وكيفية إدارتهم وما هي الأخطاء الشائعة عند تحليلهم.

ما هو تحليل أصحاب المصلحة وما تأثيرهم على المشروع؟

في الواقع، كل مؤسسة لديها مجموعة من أصحاب مصلحة الأعمال التي تجمعهم معًا أثناء عمليات التحليل والتشاور والتنفيذ ووضع الخطط الرئيسية، ويكون هدف هذا التجمع هو ضمان سير العمل بشكل صحيح وتأمين احتياجات المنظمة وجميع المشاريع المتعلقة بها وبالتالي تحقيق الأهداف.

إلا أنَّ لأصحاب المصلحة تأثير كامل على قرار تنفيذ المشاريع وتحديد الأشخاص المعنيين وإدارة المجموعات واتخاذ القرارات كافة، وهو ما يجعل من تحليل أصحاب المصلحة أمر في غاية الأهمية في عمل المنظمات والشركات والمؤسسات التجارية اليوم.

كون قوة هذا التأثير من قبل الأطراف المعنية، ستتحكم في نجاح أو فشل المشروع والأفكار المطروحة قبل أن يتم تنفيذها حتى على أرض الواقع، ولذلك يستخدم صاحب المشروع أساليب محددة لتقييم تأثير جميع أصحاب المصلحة على مشروعه بشكل فعال ويتحكم بهم من خلالها.

كيفية تحليل أصحاب المصلحة وتقييم تأثيرهم؟

إليك مصفوفة خطوات تحليل أصحاب المصلحة التي ستساعدك على تحديد الأفراد المشاركين في المشروع وإدارتهم بنجاح، والتي ترشدك إلى كيفية جمع البيانات الأساسية لتحقيق ذلك:

- تحديد مَن هم أصحاب المصلحة:

تبدأ مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة في تحديد الأشخاص المشاركة في وضع السياسات واتخاذ القرارات الهامة وتوثيق محتوى المشاريع وأنشطتها بالكامل، مع الأخذ بعين الاعتبار مدى قوة كل فرد منهم لتحليل تأثيره على قرار مشروعك والتركيز عليه بشكل أكبر.

ولذلك في الخطوة الأولى، حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيتم تعريفهم بالمشروع من مستثمرين ومستشارين ومديرين سواء داخل مكان العمل أو خارجه، فهي تعتبر واحدة من أهم خطوات تحليل استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة في أي مشروع.

- فرز المشاركين بحسب الأهمية:

خلال المرحلة الأولى، سوف تكتشف من هم المشاركون الذين يعطون اهتمامًا كبيرًا في مشروعك والذين سيقدمون الدعم والقوة بالكامل، ولذلك إن فرز هولاء الأشخاص سيساعدك على أن تركز عليهم وتحافظ على رضاهم ومناقشتهم من خلال أسلوب فن الإقناع على سبيل المثال.

ثم قم بتجميع البيانات باستخدام الأدوات التي تساعد على تحليل الأصوات المؤيدة من أصحاب المصلحة وفرزها بحسب الأهمية، لتحديد أولوياتهم ومعرفة من الذي يمكنه السيطرة على القرار النهائي ومن هم المتعاونين ومن هم الأشخاص الذين يمكن أن يؤثروا على المشروع بشكل سلبي بعدها سيمكنك تطبيق استراتيجيات رئيسية للإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة.

- الاتصال الصحيح مع أصحاب المصلحة ضمن الفئة الأخيرة:

والآن، عليك فهم أصحاب المصلحة واكتشاف شعورهم لمعرفة كيفية التأثير عليهم والاتصال معهم بشكل فعال، ومن خلال تدريب إدارة أصحاب المصلحة الفعال ستتعرف على كيفية التعمق في تحليل أصحاب المصالح والتأثير عليهم وإدارة العلاقات العامة بالكامل.

وعليك أن تكتشف بنفسك ما هو هدفهم من دعم مشروعك؟ من قد يتأثر بآرائهم؟ ما الذي يرونه هؤلاء الأشخاص في مشروعك سواءً إيجابيًا أم سلبيًا؟ كيف يرون عملك في الوقت الحالي بشكل عام؟

ما هي أبرز الأخطاء الشائعة عند تحليل أصحاب المصلحة؟

والآن، إليك بعض الأخطاء الشائعة لإدارة أصحاب المصلحة عند البحث عن نقاط قوتهم ومراقبة تفاعلاتهم وتحليل مدى توافق أفكارهم مع أفكارك:

- عدم مراجعة قائمة تخطيط الإدارة:

تحليل أصحاب المصلحة في المشروع ليس من الضروري أن يعمل بتواتر واحد وصارم، فمن الطبيعي أن يحدث تغيرات في الإدارة في بعض الأنشطة وأصحاب المصلحة، ومن الممكن أن تستمر هذه التغيرات والتعديلات إلى نهاية أهداف المشروع.

- الاعتماد على طريقة واحدة عند توجيه العملية:

استخدام أكثر من خطة في عملية تحليل مصالح أهداف مشروعك، هو السر الذي سوف يساعدك على الوصول إلى جميع أصحاب المصالح بفعالية ونجاح العملية النهائية بشتى الطرق.

- عدم تنظيم الأفكار عند إنشاء حملات للإقناع:

أصحاب المصلحة هم الأشخاص الذي ينقلون أفكارك إلى واقع، ومن أجل إقناعهم بنجاح عليك أن تؤثر بهم من خلال تقديم خدمات ذات جودة عالية ومنفعة ويجب أن تكون مباشرة ومنظمة بشكل جيد.

وفي الختام

يعد تحليل أصحاب المصلحة هو طريقك الأفضل للوصول إلى عقلية أصحاب المصلحة وتقييم أثر قرارهم على مشروعك، كونهم يمثلون جزءًا هامًا في اتخاذ القرار الاستراتيجي المتعلق في عملك.

ولذلك، من الضروري أن تتعمق في تعريف أصحاب المصالح وكيفية تحليلهم والتأثير فيهم وما هي أبرز الأخطاء الشائعة التي تعيقك على أن تحقق النتائج المرجوة المتعلقة بهم، من خلال الدورات التدريبية المعتمدة والاحترافية.