7 استراتيجيات رئيسية للإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة في المشروع

تعد إدارة أصحاب المصلحة عنصرًا حاسمًا في إدارة المشروع، وقد تكون مسؤولية إدارة أصحاب المصلحة وظيفة بدوام كامل في حد ذاتها، لذا هناك استراتيجيات محددة يمكن أن تساعدك على تطوير مهارات إدارة أصحاب المصلحة لديك بفاعلية أكبر.

ستطلعك هذه المقالة على سبع استراتيجيات رئيسية للإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة في المشروع.

ما هي أهم الاستراتيجيات المتبعة في إدارة أصحاب المصلحة؟

لا يمكننا حصر كافة الاستراتيجيات التي تفِي بغرض إدارة أصحاب المصلحة ضمن بضعة سطور، إلا أننا تعمَّدنا إطلاعك على باقة من أهم الخطوات المثبتة عالميًا:

- حدد أصحاب المصلحة:

تتمثل الخطوة الأولى في استراتيجية فعالة لإدارة أصحاب المصلحة في تحديد أصحاب المصلحة، ويتضمن ذلك تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بالإضافة إلى تحديد الأفراد أو المجموعات ضمن كل فئة من فئات أصحاب المصلحة.

عليك إنشاء سجل لأصحاب المصلحة أو مصفوفة تسرد أصحاب المصلحة ومصالحهم واحتياجاتهم، فإدارة أصحاب المصلحة مستمرة طوال مراحل إدارة المشروع، وقد يشارك أصحاب مصلحة جدد.

- افهم احتياجاتهم ورغباتهم:

تتمثل الخطوة التالية في معرفة احتياجات ورغبات أصحاب المصلحة وفهم كل مجموعة منهم وتنظيم الفرق وفقًا لذلك.

كما يتضمن ذلك فهم ما يتوقعون منك، وكيف يتفاعلون إن لم تجرِ الأمور وفقًا للخطة وكيف ينخرطون مع بعضهم البعض.

حاول الحصول على آراء مباشرة من أصحاب المصلحة لديك لتتمكن من فهم توقعاتهم ومخاوفهم بطريقة أفضل قبل أن تتاح الفرصة لتصعيد المشاكل لاحقًا مثل إيجاد حلول ممكنة لأي مشكلة آتية.

- ضع خطة تواصل لخلق مشاركة أكبر:

يعد إنشاء خطة تواصل خطوة أساسية في إدارة أصحاب المصلحة، لا سيما أنَّها تساعدك على تحديد أصحاب المصلحة المعنيين.

قد يشمل ذلك تقارير الحالة الدورية وبرامج تتبع المشكلات (مثل JIRA أو Basecamp) لأغراض إدارة المشروع.

يجب أن تتضمن خطة التواصل جدول اجتماعات منتظم واستراتيجية محددة لكيفية التواصل مع كل مجموعة من أصحاب المصلحة، ويجب أن تتضمن أيضًا معلومات عن المسؤول عن التواصل مع كل مجموعة (أنت أو أي شخص آخر في فريقك).

يتمثل الجزء الأساسي من خطة إدارة أصحاب المصلحة في تحديد العلاقات بين كل صاحب مصلحة (المديرون وقادة الفريق وغيرهم) وتحديد أداة الاتصال التي تعمل عملاً أفضل.

- قم بتكييف نهجك بناءً على الموقف الحالي (مثل أسلوب الاتصال الرسمي مقابل أسلوب الاتصال غير الرسمي)

هذه خطوة حاسمة لإدارة أصحاب المصلحة؛ إذ من المهم أن تتذكر أن لكل مجموعة أصحاب مصلحة احتياجات مختلفة، ولذلك من الضروري تكييف نهجك بناءً على تلك الاحتياجات.

افترض مثلاً أنك تتواصل مع مجموعة من المستثمرين أو غيرهم من المتخصصين في الأعمال المعتادين على تلقي المستندات الرسمية ورسائل البريد الإلكتروني، وفي هذه الحالة لا يمكنك اتباع أساليب الدردشة غير الرسمية معهم، ب يجب التكيف مع نهجهم المعتاد.

لذ وبصفتك مديرًا، فأنت مسؤول عن تحليل احتياجات أصحاب المصلحة وتنظيم الاجتماعات والأنشطة التي تشاركهم بها وتراقبهم للتأكد من أنها ستؤثر إيجاباً على شركتك.

- استخدم مجموعة متنوعة من طرق الاتصال (مثل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والاجتماع وجهًا لوجه)

التواصل هو أحد المتطلبات الأساسية لإدارة أصحاب المصلحة، أي تعني الإدارة الناجحة لأصحاب المصلحة التواصل على مستويات عدة رسمية وغير رسمية.

إذ من غير المحتمل أن تكون كل مجموعة من مجموعات أصحاب المصلحة في مجموعة الدردشة مع فريقك أو في قناة Slack.

فمثلاً إذا كنت تعمل مع فريق عن بعد وليس لديه إمكانية الوصول إلى أدوات مثل Slack أو Zoom، فستحتاج إلى إيجاد طريقة أخرى لتلقي تحديثات عما يجري في المشروع.

ضع في اعتبارك طريقتك في مخاطبة كل صاحب مصلحة، وصمم رسالتك وفقًا لذلك، فقد تضر بعض أشكال التواصل بعلاقتك مع مجموعة أصحاب المصلحة.

كما من المهم أن تفكر في شعور كل مجموعة من أصحاب المصلحة تجاه المشروع وكيف تتواصل معهم بناءً على قيمهم وطابعهم التجاري.

- حدد دور كل صاحب مصلحة في المشروع

الإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة هي نتاج الثقة والقيادة المثالية، ولبناء هذه الثقة، عليك تحديد توقعات واضحة، ووضع خطة واضحة وتقسيم المهام والمشاريع بين أعضاء الفريق، وتتضمن بعض الاستراتيجيات التي يجب التركيز عليها ما يلي:

• وضع توقعات واضحة للتواصل بين جميع الأطراف المشاركة في المشروع، بما في ذلك أنت وأعضاء الفريق الآخرين.
• الوضوح في كيفية اتخاذ القرارات ومن سيتخذها، قد تحتاج إلى تضمين مجموعات فرعية، مثل الخبراء التقنيين أو القادة التنفيذيين الذين سيشاركون في صنع القرار بشأن قضايا أو عناصر محددة في خطة مشروعك.
• التأكد من أن الجميع يعرف ما يتوقع منه، يتضمن ذلك مسؤولياتهم وإنجازاتهم التي يجب إكمالها في تاريخ محدد.

- تتبع الآراء بشكل دوري

إن إحدى أفضل طرق إدارة أصحاب المصلحة هي طلب آرائهم بانتظام، وقد يكون الأمر بسيطًا مثل إرسال بريد إلكتروني كل أسبوع أو أسبوعين مع تحديث حالة المشروع، أو يمكن أن يتضمن عقد اجتماعات معهم طوال مدة مشروعك، ويمكن أيضًا أن يجري ذلك خلال المرحلة الأخيرة من خطة إدارة مشروعك.

سيساعدك طلب الآراء على معرفة شعورهم حيال سير الأمور، ما يسمح لك بالتكيف وفقًا لذلك إذا لزم الأمر.

لماذا تعد إدارة أصحاب المصلحة مهمة؟

تعد إدارة أصحاب المصلحة أمرًا ضروريًا لأنها تسمح للفريق بالحصول على الدعم الذي يحتاجه ليكون ناجحًا.

كما تمكنك إدارة أصحاب المصلحة من تحسين العلاقات مع الأشخاص المهتمين بمشروعك أو فريق مشروعك أو مؤسستك، وفي الوقت ذاته تهدف إدارة أصحاب المصلحة إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإشراكهم وإدارتهم طوال دورة حياة المشروع.

ختاماً

تعد إدارة أصحاب المصلحة مفتاحًا مهمًا للتخطيط الاستراتيجي لأنها تساعدك على تحديد ما يجب القيام به لكسب أو الاحتفاظ بدعم كل مجموعة من أصحاب المصلحة.

إنها أداة ممتازة لجميع الشركات التجارية، والاستثمار في دورات تدريبية في إدارة المشاريع في اسطنبول هو ما تحتاجه لضمان التواصل الناجح مع أصحاب المصلحة.