استراتيجيات إدارة وقت المشروع في عام 2022
نُشِر في Apr 23, 2022 at 08:04 PM
الوقت ليس لصالحك عندما يتعلق الأمر في إدارة وقت المشروع، إذ لا تكاد تدرك كيف تتراكم أعمالك ويقترب سريعًا الموعد الأخير لتسليم مشروعِك النهائي، بينما يعيش زملاؤك حالةً من السكينة والاستقرار على الرغم من تشابه المشاريع الملقاة على عاتقكم. أين العدل إذًا؟
لابدَّ أنه كان لزملاءك خطة واضحة ومقيدة بجدول زمني لا تحيد عنه يمينًا ولا شمالًا وذلك لضمان إكمال المشاريع الخاصة بهم في الوقت المحدد لها.
مقالنا اليوم سيكون لك بمثابة الساعد الأيمن إذا ما أردت التخطيط لإدارة المهام الموكلة إليك، لاسيما أننا سنناقش أهم استراتيجيات إدارة وَقت المَشروع.
ما هي أساسيات إدارة وقت المشروع ؟
على مدير المشروع أن يعي تمامًا ماهي متطلبات وأساسيات إدارة المشاريع الموكلة إليه، ومن ثم تتبعها واحدةً تلو الأخرى ليضمن إنجاز المشروع بأقل وقت ممكن في ظل تكدس العديد من المَهام على مكتبه وأقراصه الصلبة.
إليك أهم 6 أساسيات في إدارة الوقت المحدد لمشاريعك:
1- حَدد خطة المشروع
بصفتك مُدير المشروع ستقع على عاتقك مهمة إعداد خطة عمل يسير عليها فريق المشروع بالأكمل، تصف بها التفاصيل الخاصة بالمشروع، إذ يمكن وصف هذه المهمة بأنها وثيقة تتضمن تاريخ بدء المشروع وهدفه وكيفية تنفيذه إلى جانب تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة والأساليب الواجب اتباعها في العمل.
أي أنها نقطة مرجعية لكامل الفريق المعنى بإنجاز المشروع، تسهل عليهم إنجاز المَهام وفي الوقت نفسه توفر الجهد والقلق المُحتملَين.
2- ضع جدولًا زمنيًا مرنًا
لا تتوقف مهمة الجدول الزمني بكونه تقويم أساسي يجب اتباعه، بل هو دليل يساعد على تنظيم الموارد المطلوبة لإنجاز المشروع إلى جانب مواعيد إنهاء كل منها، لذا يجب أن يكون هذا الجَدول بحوذة كل عضو من أعضاء الفريق.
كذلك نوجهك إلى جعله جدول شامل وسهل الفهم، ذلك لأنه يحوي على العديد من المراحل المرتبطة والمتتابعة والتي تتعلق بكافة المعلومات الأساسية للمشروع.
في بعض المشاريع المعقدة يمكنك الاستعانة ببعض المخططات المخصصة لإدارة خطط المشاريع " Project plan management" مثل "WBS" فهي ستعينك على القيام بمهمة إنشاء قائمة المَهام اليومية والتي يجب إكمالها من أجل تسليم مشروع العمل بالوقت المُحدد.
4- حَدد التبعيات
فكر في كل مهمة من المَهام الأساسية وحدد ما هي المَهام الصغيرة التي تعتمد على مَهامٍ أخرى لإكمالها، فمثلًا لو فكرت ببناء منزلًا فبالطبع لا يمكنك بناء الجدران قبل السقف. لذا من المهم تحديد تبعيات المشروع لتتمكن من جدولة الخطوات المحددة بالشكل الصحيح.
5- ضع تتابعًا زمنيًا للأنشطة:
فعقب تحديدك لحجم مَهام المشروع وإدارة ترتيبها بحسب أولوياتها. سيلزمك توثيق العلاقات بين أنشطة الجدول الزمني (أي منها سينجز قبل الآخر).
إذ يتم ذلك باستخدام برامج الحاسب الآلي لإدَارة المشاريع أو عبر تنفيذ معايير لعلاقات أسبقية مستخدمة سابقا وملائمة للمشروع المراد تنفيذه.
6- ضع تقديرًا مناسبًا للمدد والموارد
إن أفضل ما يمكنك الاستفادة منه في دراسة كمية المدد والموارد التي ستحتاجها في إنجاح مشروعك هو أخذ هذه البيانات من وظائف سابقة مماثلة.
أما إن تعذر عليك الحصول على نماذج مماثلة لمشروعك فيمكنك تقدير المواد اللازمة لكل نشاط من أنشطة المشروع عبر وضع معيارًا وسطيًا لأفضل الاحتمالات وأسوؤها، وذلك حتى تتُم عملية سير المشروع بأفضل جودة ممكنة.
أساليب وممارسات فعالة في إدارة الوقت
إن كنتَ قد اتبعت ما ذكر سابقًا من الأساسيات الهامة في إدارة الوقت، فأنت حققت بداية مذهلة، لذا سيمكنك الآن دعم خطتك ببعض من المهارات التي أثبتت فعاليتها في إدارة الوقت للمشاريع.
- أنشئ قائمة الأعمال الخاصة بكَ:
على الرغم من أنك نظمت سابقًا قائمة شاملة لكافة عمليات المشروع الواجب تنفيذها، إلا أن انفصالك عن هذه القائمة بإنشاء قائمة مهام شخصية سيسهم في استحقاقك للقب المدير الناجح. فإيمانًا بقاعدة "ابدأ بنفسك" لن تتمكن بالطبع من تحقيق أهداف المشروع والجودة المطلوبة دون تقسيم المَهام الخاصة بك وتحديد وقتاً معيناً لإنجازها.
كما نوجهك إلى اقتراح الفكرة ذاتها على جميع أعضاء المشروع، لأن ذلك سيكون مهمًا جدًا لإنجاح مشاريع ومهام الفريق بالأكمل في أقل وقت ممكن.
- حَدد أولوياتك:
عندما تستيقظ في بداية اليوم حدد ست مَهام عليك فعلها إلى نهاية اليوم، ثم قم بترتيبها بحسب أهميتها والتكلفة التي ستحتاجها من الوقت، ثم ركز على المهمة الأولى فالثانية وهكذا دواليك.
هذه المهارة في التنظيم ستمنحك قوة في الأداء لكل مهمة على حدى، بسبب قدرتها على الموازنة و إشعارك بأنَّ ليس عليك سوى إتقان هذه المهمة فقط، وبالتالي ستُحدث تأمين وراحة نفسية عالية في حال لم تتمكن من إنجاز واحدة من هذه المَهام الست، لأنها بالطبع ستكون أدناهنَّ أهميةً.
- استعن ببعض الأشخاص:
كونك مدير المشروع وغالباً ما يتم إطلاق هذا اللقب على من يقوم بكافة مَهام المشروع بنفسه، إلا أننا سنخالف هذه القاعدة الآن.
فإذا لم تتمكن من امتلاك وقت كافي لإنهاء قائمة المهام، فلا بأس في تفويض بعض المهام للأشخاص الموجودة ضمن إطار العمل، ذلك بهدف الحفاظ على سوية الجودة نفسها لكافة المهام. لأنك إن وجدت أن الوقت لم يعد يسعفك فغالبًا ستلجأ إلى إنهاء النشاط بأي صورة ممكنة سواء على الوجه الصحيح أو العكس.
يمكنك أيضا إضافة بعض الملاحظات والتوجيهات الأخيرة للتأكد من أنَّ الخطة تعمل في الإطار نفسه من حيث الجودة والإتقان.
- حَدد عناصر الضعف:
في حال وجدت أن بعض أعضاء الفريق متأخر عن الجَدول الزمني المعتمد للمشروع، فحدد سبب المشكلة وماذا تتطلب من الحلول إلى جانب مدى تطورها، وذلك للتغلب على المخاطر المحتملة في حال استمرارها.
ما هي فوائد إدارة وقت المشروع
بعد تطرقنا إلى معرفة كيف تتم إدارة الوقت للمشروع، حان الوقت لذكر أبرز الفوائد التي من شأنها تحفيزك على اتباع الاستراتيجيات المذكورة سابقًا، وكيف ستنعكس إيجابًا على إدارة جودة المشروع.
- ضغط أقل:
إذ تعتبر خطط إدارة وتنظيم وقت المشروع، إحدى الأدوات القادرة على تقليل مستويات الضغط والتوتر المرتبطة بموعد التسليم النهائي.
- البقاء على الميزانية المحدودة:
تطبيق استراتيجيات إدارة الوقت هي أفضل طرق الحفاظ على ميزانية المشروع المحددة له، لا سيما دورها الهام في إدارة تكاليف المشروع بشَكل أكثر منطقية.
- تحسين الكفاءة:
وجود جدول زَمني كأداة فعالة في تقسيم الأعمال لفريق المشروع، تجعل نظام العمل يسير بشكل أكثر كفاءة.
- تحقيق الهدف:
تلعب أدوات وخطط إدارة وقت المشاريع دورًا بارزًا في تنفيذ المشروع وتحقيق أهدافه خلال فترة قياسية.
- المزيد من الفرص:
لا سيما إن اتبعت الاستراتيجيات الجيدة في إدارة وقت المشروع، واستطعت إثبات نفسك في أن تصبح أفضل مدير للمشاريع، حينها ترقب المزيد من الفرص التي ستنهال عليك من كل حدبٍ وصوب.
- أخطاء أقل:
يعتبر تخطيط الوقت وتقييد مَهام المشروع ضمن مجال زمني محدد، إحدى أفضل الطرق والأدوات التي تجعل تركيزك منصبًا على مهمة محددة مما سيجعل أخطاؤك في تنفيذها أَقل.
ختامًا، لا شيء مما ذكرناه سابقًا يمثل عصى سحرية من شأنها تحسين الجودة والوقت للمشروع في خلال بضع ثوانٍ، إلا أنها بعض التوجيهات والنصائح التي رغبنا أن نُحسن من خلالها أسلوب سير مشاريعك.
كما ويمكنك حضور دورات تدريبية في إدارة المشاريع في لندن، إذ من خلالها ستكتسب مهارات إدارة الوقت الفعالة في مختلف أنواع المشاريع.
