إطار الكفاءة: فوائد اعتماده في مكان العمل
نُشِر في Oct 02, 2023 at 09:10 AM
تفيد الأطر بشكل عام في تطوير عمل الشركات، لكن كثيرة هي أطر العمل المفيدة، فلماذا يُنصح باستخدام إطار الكفاءة بشكلٍ خاص لتحقيق المزيد من التقدم والازدهار في الشركات الصغيرة والكبيرة والمتوسطة في ظل البيئة التنافسية الشديدة، هذا ما سنتعرف عليه في المقال التالي.
ما هو إطار الكفاءة (competency framework)؟
إطار الكفاءة من حيث التعريف هو أحد الأطر المهنية الفعالة التي تستخدمها الشركات الاقتصادية والتجارية بخصوص تحديد الكفاءات التي يتعين على الموظف امتلاكها عند أدائه لدور معين.
بتعريف آخر هو عبارة عن مصفوفة تحتوي مجموعة المهارات والسلوكيات والمعارف التي يحتاج الموظف إلى تطبيقها لأداء وظيفته بشكل فعال ورفع الكفاءة والارتقاء والتميز في العمل.
تزايد الاهتمام في الفترة الأخيرة بإطار الكفاءة نظرا لخصائصه المهنية الإيجابية فهو يؤخذ كمعيار لتحسين وتقييم أداء الموظفين مقابل شروط ومتطلبات التطور والتعلم الخاصة بهم ومساعدتها وتحديدها، وبالتالي القدرة على تحقيق نتائج أفضل وفوائدها المختلفة في مجال الإدارة.
يساعد إطار الكفاءة في العمل أيضًا بتحديد منهجية عالية المستوى وشفافة وواضحة للتعليم والتقييم والتوظيف ومراجعة الأداء والتخطيط للتطوير، فضلًا عن ذلك يتسم الإطار بقدرته على تقليل الحكم الشخصي على الموظفين وتحديد حجم ومقدار مجالات التحسين داخل المؤسسة.
من الفروق الدقيقة التي يجب التمييز بينها في هذا المجال مصطلحي الكفاءة والكفاءات، حيث يصف مصطلح الكفاءة قدرة الشخص على القيام بمهمة ما بكفاءة ونجاح، في حين يصف مصطلح الكفاءات مجموعة المعارف والمهارات والسلوكيات التي يحتاجها ذلك الشخص للقيام بالمهمة بكفاءة ونجاح.
على سبيل المثال، يوصف طبيب الأسنان الذي يعالج مريض ما بأنّه كفء ومختص بينما يتطلب منه كطبيب للأسنان أن يتمتع بكفاءات عديدة تشمل المهارات التقنية والتواصل والعمل الجماعي وحل المشكلات والتعاطف.
كذلك الأمر بالنسبة للممرضة التي تعمل لديه يجب أن تكون مؤهلة بالقدر الكافي لتمارس دورها الفعال، لكن لا يتطلب الأمر منها الكثير ﻣﻦ الكفاءات، ومن هنا برزت أهمية إطار الكفاءة كونه يحدد نوع وحجم الكفاءات التي يحتاجها الموظفين لأداء أدوارهم بفاعلية داخل الشركات والمنظمات التي يعملون لديها.
ما الذي يجب تضمينه عند إعداد إطار الكفاءة؟
عندما يتم تطوير إطار كفاءة مناسب يجب أن يتضمن فقط المكونات القابلة للقياس، مع تقييد عدد الكفاءات التي يحتويها هذا الإطار وحجم تعقيدها، حيث لا يحتاج أداء مهمة أو دور معين عادة لأكثر من 12 كفاءة ويفضل أقل من ذلك، كما يجب ترتيب تلك الكفاءات في مجموعات منفصلة لتسهيل فهم الإطار من قبل المستخدمين.
بالإضافة لذلك يجب أن يتضمن الإطار تعريفات واضحة لكل كفاءة مربوطة بأمثلة حقيقية عليها، خصوصًا عند التعامل مع مستويات مختلفة من الأداء لكل من السلوكيات والمعارف المتوقعة، كما يجب تحديد الخطوط العريضة للسلوكيات الغير مقبولة والتي تعتبر مؤشرات سلبية للكفاءة.
من الجوانب الحاسمة عند إعداد إطار الكفاءة هو درجة تفاصيل محتويات الإطار، ففي حال كان الإطار فضفاضًا وموسعًا للغاية يشمل الكثير من المعلومات والتفصيلات قد يفشل في التوجيه بالنسبة للموظفين بما يخص المتطلبات المتوقعة منهم وبالنسبة للمدراء الذين يتطلب منهم تقييم هؤلاء الموظفين وفقًا للشروط التي يحددها الإطار.
بالمقابل إن كان الإطار مفصلًا جدًا قد تقع المؤسسة في خطر البيروقراطية وتصبح العمليات طويلة ومملة وتفقد مصداقيتها.
من الممكن أن تشمل أطر الكفاءة أنواعًا مختلفة، أهم تلك الأطر:
- الكفاءات الأساسية: وهي التي تدعم قيم وأهداف المؤسسات وهي تخص جميع الوظائف ضمن المؤسسة.
- الكفاءات المشتركة: هذه الكفاءات مهمة عند بعض الوظائف المعينة فقط، على سبيل المثال في الوظائف الإدارية يجب أن يمتلك الموظف كفاءات قيادة الفريق والوعي الاستراتيجي.
- الكفاءات الفنية: تخص هذه الكفاءات أدوار معينة داخل المؤسسة، حيث تحدد الخبرات أو المهارات الفنية المطلوبة لأدائها وتقييم مدى عمق واتساع تلك الخبرة أو المعرفة.
- الكفاءات القيادية: وهي الكفاءات المساهمة في الأداء القيادي للمؤسسة، من خلال اعتماد نهج قائم على الكفاءة في القيادة يمكن لتلك المؤسسات إعداد جيل أفضل من القادة المستقبليين.
- كفاءات ميتا: تتعلق هذه الكفاءات بالأشخاص ذوي القدرات والإمكانات العالية التي ترغب المؤسسة بترقيتهم وتطويرهم.
- من الأمور الأخرى التي يجب مراعاتها عند إعداد إطار عمل هي الخلفية القانونية للإطار، وذلك لضمان عدم التمييز بين أي من الكفاءات ضد أي مجموعة محددة من الموظفين داخل المنظمة.
ما هي فوائد إطار الكفاءة في مكان العمل؟
مما لا شك فيه تفيد الكفاءات كل من أصحاب العمل والموظفين على حد سواء، بالنسبة للموظفين تتيح الأطر لهم فهم وتوقع الأمور والمهام المطلوبة منهم عند تنفيذ أدوارهم، هذا لا يفيدهم في وضع تصور واضح للسلوكيات والمهارات التي يتوجب عليهم تقديمها فحسب، بل يساعدهم في معرفة نقاط الضعف لديهم وسد الفجوات في الأداء وبالتالي تطور أكبر في أعمالهم.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد أطر الكفاءة في توفير مستوى وأسلوب موحد للتخاطب مع الموظفين وتحديد الوصف الوظيفي وبالتالي درء أي مخاطر متعلقة بسوء الفهم أو سوء التفسير.
عندما تستخدم هذه الأطر في التقييم فإنّها تحدد أي فجوات في مهارات الموظف ومعالجتها، كما تُحسن من نقاط القوة وتحدد متطلبات التقدم الوظيفي، ناهيك عن دورها أساسًا في مساعدة الموظفين على التقييم الذاتي لأدائهم وتحديد ما تحتاجه الخطوة التالية لوضع خططهم.
أمّا بالنسبة لأصحاب العمل، باستعمال هذه الأطر يمكنهم الحصول على الكثير من المزايا، بدءًا من مساعدتهم على موائمة سلوكيات ومهارات الفريق مع أهداف ورسالة الشركة وثقافتها، إلى مساعدتها في تحقيق الاتساق في التوظيف والتطوير والتعلم والإدارة والتخطيط وزيادة كفاءة إدارة الموارد البشريّة.
تفيد أطر الكفاءة أصحاب الأعمال أيضا في التقليل من الموضوعية عند تقييم الموظفين وزيادة التعليقات البناءة، كما تسمح للمدراء تنفيذ أدوار أكثر نشاطًا في التطوير والتعلم بحيث يكونوا قادرين على تحديد نقاط الضعف لدى فريقهم وإشراكهم في التدريبات التي يحتاجونها لتقوية ذاتهم.
كيف يمكن تنفيذ إطار الكفاءة بشكل فعال؟
تصميم إطار كفاءة مناسب ليس وحده الحل للازدهار والتقدم، فالكثير من المدراء وأصحاب الأعمال لا يجيدون استخدام وتطبيق هذه الأطر للوصول إلى أهدافهم وبالتالي أهداف المؤسسة.
السبب في ذلك يعود غالبًا إلى أن الكثير من هؤلاء لا يرون بأنّ تلك الأطر جيدة أو لا يتلقون تدريب إطار الكفاءات الكافي، وقد تكون المشكلة في وصف الإطار بحد ذاته حيث يحتوي على مزيج من المفاهيم المختلفة عن بعضها البعض، الأمر الذي يجعله غير عملي.
تساعد الخطوات التالية في إجراء تقييم للإطارات لمعرفة إن كان مناسبًا للغرض أم لا:
- تحديد الهدف:
يجب معرفة إن كان كل أعضاء الفريق يفهمون الهدف الحقيقي من إطار الكفاءة أم لا، إن لم يكن لديهم الفهم الكافي له وكيف تؤثر السلوكيات على النجاح الفردي والتنظيمي فلا يوجد أي فائدة من تطوير الإطار.
- تحديد المواضيع الرئيسية:
حتى لو كان الهدف واضحًا، يجب أن يدعم الإطار تطلعات وقيم وأهداف المؤسسة، كما يجب أن تتضافر جهود الجميع لتحقيق ذلك وإلا قد تشكل بعض الاجتهادات الفردية انحراف عن المسار المحدد.
- تأمين الظروف الملائمة:
يجب أن تدعم إجراءات المؤسسة إطار العمل، وكذلك الأمر بالنسبة للهياكل الثقافية والإدارة والموارد، إن كانت ظروف العمل والسلوكيات متناقضة يجب تغيير إحداهما.
- معالجة الأسباب الجذرية:
تؤثر الخصائص الداعمة، مثل السمات والمعارف والمهارات، على السلوكيات أيضًا، حيث من الممكن لأحد الصفات غير المتطورة كمهارات الاتصال مثلًا أن تؤثر على بعض المهارات الأخرى، إن لم يعي المدير ذلك الأمر سوف يركز على تحسين تلك المهارة دون أن يعالج السبب الجذري خلفها.
- تبسيط الأمور:
يتعلق استخدام الإطار بأمرين هما اللغة والبناء، لذا يجب أن يكون الإطار بسيطًا غير معقد أو طويل أو مفصل وأن تكون اللغة التي يصاغ بها مفهومة من قبل الفريق الذي سيستخدمه.
- التدريب:
مثله مثل أي أداة، عند أي تطوير أو تحديث لإطار العمل يجب التأكد من تدريب الجميع على استخدامه، إن كان الإطار مجهولًا من قبل الفريق فسوف يهملونه أو يفشلون في تطبيقه بالتأكيد.
ختامًا،
يعتبر إطار الكفاءة الشفاف والواضح وسيلة مضمونة لرصد وتقييم وتنمية المعارف والمهارات لدى موظفي المؤسسات، يضمن للمؤسسات ربط أهدافها بالأداء الفردي لموظفيها ويساعد مدراءها في اتخاذ قرارات مستنيرة بخصوص التطوير والإدارة والتوظيف والتعلم.
