نصائح واستراتيجيات تساعدك على إدارة البريد الإلكتروني في مكان العمل
نُشِر في Jun 06, 2023 at 09:06 AM
تعد إدارة البريد الإلكتروني واحدة من استراتيجيات التسويق الرقمي وأحد أهم جوانب العمل في الشركة، هذا لأنها تحدد مدى إنتاجيتك وقدرتك على استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال، ومع ذلك، يهمل البعض أهمية إدارة البريد الإلكتروني ومدى تأثير هذه التقنية على إنتاجيتهم.
نقدم لكم في هذا المقال نصائح سهلة التطبيق تساعدك على إدارة البريد الإلكتروني بفعالية والاستفادة منه بأفضل طريقة.
لماذا تعد إدارة البريد الإلكتروني أمراً مهماً؟
صندوق بريدك الإلكتروني هو أداة التواصل الرسمية الخاصة بك، يمكنك من خلالها إرسال رسائل تحتوي تقارير العمل أو قائمة بالإنجازات إلى مديرك، أو التواصل مع عميلك بخصوص جزء من المشروع الذي تعملون عليه سوية.
ولكن ماذا سيحصل إن أصبحت هذه الأداة غير منظمة ومليئة بالرسائل العشوائية؟ الجواب بسيط، ستخسر العديد من الفرص الضائعة بين أكوام من الإيميلات التسويقية والأخبار، وسينتهي بك الأمر منهكاً ومتوتراً بعد ساعات وساعات من البحث عن تلك الرسالة القيمة.
وهنا تظهر فائدة إدارة البريد الإلكتروني، إذ يعد مفهوم إدارة البريد الإلكتروني بداية لإدارة الوقت والمهام بشكل عام، لأن إدارتك لبريدك الإلكتروني ستؤدي إلى إنتاجية أكبر في مكان العمل workspace الخاص بك، وبالتالي استغلال أفضل للوقت.
كما ستتيح لك الفرصة لتطوير مهاراتك التنظيمية وتوظيفها بشكل فعال كـ إدارة الاجتماعات بشكل فعال أو إدارة فرق العمل، وهذا ما يجعل إدارة البريد الإلكتروني أداة مهمة جداً للتحسن والتطور في عالم العمل.
كيف تجعل إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك أكثر فعالية؟
تهدف إدارة البريد الإلكتروني "Email Account" إلى زيادة كفاءة وفعالية البريد الإلكتروني كأداة اتصال. ومن هذا المنطلق، إليكم بعض النصائح التي ستجعل إدارتكم للبريد الإلكتروني أفضل وأكثر كفاءة:
- استخدم مزود بريد إلكتروني موثوق:
اختيار مزود خدمة البريد الإلكتروني هي أول وأهم خطوة في إدارته، ولهذا عليك اختيار موفر بريد إلكتروني آمن وموثوق ويقدم ميزات تساعدك على إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك.
هنالك العديد من الشركات التي توفر أدوات للبريد الإلكتروني "email" مثل Yahoo ياهو، Gmail جيميل، hotmail هوتميل، outlook أوت لوك وغيرها الكثير.
تملك كل من هذه الشركات نظام إدارة مختلف كما يدعم كل منها ميزات مختلفة، وعليك اختيار المزود الأفضل لاستخدامك الشخصي.
- نظم رسائلك داخل مجلدات خاصة:
بعد اختيارك للمزود المثالي لك يأتي دور الخطوة الثانية في إدارة البريد الإلكتروني: الترتيب!
- قم بتطوير نظام تصنيف لرسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة لمساعدتك في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظماً.
- استخدم المجلدات التي يمكن التعرف عليها بسهولة حتى تتمكن من العثور بسرعة وسهولة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها.
- يمكنك إعداد عوامل تصفية (فلاتر) تساعدك على حفظ الرسائل تلقائياً داخل المجلدات الخاصة بها بناءً على معايير محددة (المرسل أو عناوين الإيميلات مثلاً).
تعد هذه طريقة رائعة للحفاظ على الرسائل الواردة المهمة في مكان يسهل لك الوصول إليها في أي وقت من المستقبل، كما يمكنك إضافة ملف لكل عميل "client" أو شركة خاصة بك أو اعتماد الألوان أو الأشكال للتمييز بين الملفات.
- المنبهات طريقة مميزة للتنظيم:
استخدم منبهات التذكير حتى لا تفوتك أي مواعيد نهائية أو أحداث مهمة، عن طريق أدوات إدارة البريد الإلكتروني يمكنك الآن إنشاء تذكيرات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية تتضمن معلومات الأحداث القادمة في حال نسيت موعد ورشة أو اجتماع مهم لك.
- تعلم كيفية الرد الآلي:
إن كنت خارج المكتب أو كنت في اجتماع أو لا تستطيع الرد على بريدك الإلكتروني، يمكنك أن تعد رسالة آلية تحتوي جميع المعلومات اللازمة (الوقت الذي ستبقى فيه خارج المكتب، متى يمكنهم توقع رد، هل من شخص آخر يمكنهم التواصل معه؟)
إن كنت تريد تفعيل هذه الخاصية ضمن حسابات جيميل عليك اتباع هذه الخطوات:
بعد الدخول إلى حسابك، اضغط على زر الإعدادات في أعلى الصفحة وقم باختيار "المجيب التلقائي"، ثم اختر التواريخ التي تود استخدام هذه الخاصية فيها، قم بكتابة رسالتك وتتبع باقي التعليمات ثم انقر على حفظ التغييرات لإرسال الرسالة تلقائياً بمجرد تلقيك لأي إيميل دون الحاجة للرد على كل منها على حدى.
أما إن كنت لا تعلم كيفية كتابة رسالة آلية، يمكنك الاستعانة بأداة الذكاء الاصطناعي Chat GPT لصناعة رسالة بريد إلكتروني مؤتمت، ما عليك سوى ذكر الموضوع والعنوان ودع الذكاء الصنعي يقوم بالمهمة بدلاً عنك.
- تعلم المزيد عن الإدارة:
الإدارة مفهوم يتعلق بجميع نواحي العمل، وعن طريق دورات تدريبية في السكرتارية في دبي يمكنك تعلم فن الإدارة بشكل كامل وإدارة البريد الإلكتروني بشكل خاص، مثلاً كيفية إنشاء نموذج جاهز للرسائل أو مجموعة حلول لمشاكل الأمن واختراق الحسابات.
- قم بإنشاء قوالب للرسائل التي ترسلها كثيرًا:
تسمح لك هذه الخاصية بتوفير الوقت كما تضمن لك عدم نسيان التفاصيل المهمة وإرسال الردود بسرعة.
بإمكانك أيضًا إضافة توقيع مؤتمت خاص بك ليسهل التعريف عنك والوصول إليك، يتضمن التوقيع في العادة نبذة عن اسمك وعملك ورقم التواصل الخاص بك،
- حدد وقتاً خاصاً لبريدك الإلكتروني:
يجب أن تضع في اعتبارك أيضًا متى تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، من السهل أن تضيع في بحر رسائل البريد الإلكتروني المستمرة على مدار اليوم، ولكن من المهم أن تأخذ فترات راحة من بريدك الوارد.
خصص أوقاتًا محددة خلال اليوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من وجود أي رسائل جديدة.
- نظم رسائلك الإلكترونية:
عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني، تأكد من أنك تبقيها منظمة، لا تدع المحادثة تنتقل من موضوع إلى آخر والتزم بالنقطة الرئيسية للبريد الإلكتروني، إذ تقلل هذه الحيلة عدد الرسائل البعيدة عن صلب الموضوع وبذلك تقلل من الرسائل غير المهمة في صندوقك البريدي.
ختامًا
تعتمد إدارة البريد الإلكتروني على الاستخدام الأمثل لخاصيات وميزات البريد الإلكتروني لتوفير الوقت والجهد، وإن كنت أحد مستخدمي البريد الإلكتروني عليك اتباع هذه النصائح لتبقي بريدك الإلكتروني بأكمل فاعلية.
