إدارة الوثائق: إستراتيجيات لتنظيم وتبسيط سير عملك
نُشِر في May 14, 2023 at 12:05 PM
تتضح أهمية إدارة الوثائق من احتمالية ضياع أو فقدان الوثائق والمستندات الهامة في المؤسسات والشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة منها، وفي أسوأ السيناريوهات احتمالية وقوع الوثائق في أيدي غير أمينة أو إطلاع أطراف غير مصرح لها بذلك على وثائق أو مستندات هامة، مما يعيق الإنتاجية والكفاءة.
لذا يقدم مقالنا التالي التعريف بإدارة الوثائق وفوائدها وتحدياتها مع توضيح كيفية عمل نظام الإدارة ضمن الشركات والمكونات الأساسية لأي نظام.
ماذا تعني إدارة الوثائق (Document Management)؟
بتعريف مبسط، مفهوم إدارة الوثائق والمحفوظات هو مجموعة من الاستراتيجيات أو المبادئ المحددة من قبل الشركات لإدارة وثائقها ومستنداتها وتنظيم تخزينها وتتبعها في الأعمال التجارية.
من الممكن أن تكون الوثيقة بعدة تنسيقات، مثل العقود أو النماذج أو الصور أو رسائل البريد الإلكتروني أو ملفات PDF أو مقاطع الفيديو والصوت أو جداول البيانات والسجلات والأرشفة وغيرها المزيد، بغض النظر عن نوع الوثائق تبقى مبادئ حفظ وإدارة الوثائق متسقة.
في أيامنا هذه، تركز معظم أنظمة إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ على تخزين الملفات الرقمية، لكن من الممكن أن تخزن الملفات المادية أيضًا أو أن تكون أنظمة هجينة تخزن كلا النوعين الرقمي والمادي.
يعد نظام إدارة الوثائق مصدر رئيسي للتأكد من جميع المحفوظات والمعلومات الخاصة بالشركة، وعندما يحتاج أي فرد في الشركة يمتلك حق الوصول إلى البحث عن إحدى الوثائق فهو يعرف المكان الذي يجب أن يبحث به، حيث تعمل الأنظمة على تنظيم المستندات والوثائق وفهرستها وتصنيفها بشكل تلقائي، وذلك يجعل الوصول إلى أي معلومة وتحريرها ومشاركتها في غاية السهولة.
إضافةً لكل ذلك، يهدف نظام إدارة الوثائق إلى الحفاظ على سرية بيانات الفرق والشركاء والعملاء وتزيد من كفاءة سير العمل والامتثال للمعايير والمتطلبات الصناعية والسلطات التنظيمية.
ممَّ يتكون نظام إدارة الوثائق (DMS)؟
تشمل جميع نظم إدارة الوثائق عددًا من المكونات المشتركة والتي لها دور هام في تأمين معلومات المؤسسة، لذا من المهم انتقاء الأدوات والتقنيات المناسبة لتحقيق أكبر استفادة منها، من تلك المكونات:
- التخزين: يجب توفير موقع مركزي للوثائق مما يسهل وصول جميع الجهات المصرح لها إليه والبحث فيها.
- الشروحات: إمكانية إضافة ملاحظات وتعليقات إلى أي وثيقة أو مستند بدون الحاجة إلى تحريرها.
- تسجيل الدخول والمغادرة: يجب التأكد من جميع التعديلات على الملفات والوثائق ومن يقوم بذلك وأن لا تكون تحل محل بعضها البعض، من خلال السماح لطرف واحد فقط بالقيام بذلك.
- التحكم في الإصدار: تتبع وتسجيل كافة التعديلات في الوقت الحقيقي، مع السماح بعرض محفوظات التعديل والتحرير وإمكانية استرجاع أي إصدارات سابقة.
- مسارات المراجعة: السماح للجهات المصرح لها بعرض سجلات التحرير والتعديل الحديثة ومن قام بذلك ومتى.
- الأمن والتحكم في الوصول: التأكد من عدم وصول أي جهات غير مصرح لها إلى البيانات والمعلومات الهامة، خاصةً في الصناعات شديدة التنظيم.
كيف يعمل نظام إدارة الوثائق؟
بشكل عام ومن تعريف إدارة الوثائق، يجب أن يشمل النظام الثلاث وظائف الرئيسية التالية لكي يعمل بشكل فعال:
- التقاط الوثائق:
يجب أن يتمتع النظام بآلية واضحة لإدخال الوثائق والملفات من مصادرها المتنوعة، من تلك المصادر مسح الملفات الورقية أو رسائل البريد الإلكتروني ومرفقاتها أو بعض التطبيقات الخارجية مثل CRM أو ERP، بعد إدخال الوثائق إلى النظام يجب فهرستها وتصنيفها بشكل موثق، في أغلب الأحيان تُستخدم البيانات الوصفية في ذلك.
تخزين الوثائق:
تتمثل الوظيفة الرئيسية لنظام إدارة الوثائق بكونه محور أو مركز ملفات الشركة أو المستودع المركزي لها، لذا يجب أن يتضمن النظام آلية لنقل جميع الوثائق الهامة للأعمال إلى مخدماته لتخزينها، حيث تقوم مواقع التخزين المركزي في حماية وثائق ومعلومات الشركة من الضرر والتلف والتحكم بمن يمكنه الوصول إلى وثائق معينة أو فئات معينة منها، بواسطة حلول أمن المعلومات.
توزيع الوثائق:
ينبغي على نظام إدارة الوثائق أن يوفر سهولة البحث والعثور على الوثائق بالاعتماد على البيانات الوصفية لها، حيث تتميز كافة الوثائق بعدد من المعلمات التي تزود بها عند إعدادها، تسهل تلك المعلمات العثور عليها بسرعة وبساطة عند البحث عنها في الأرشيف، على سبيل المثال يتم تمييز فاتورة ما ببعض البيانات الوصفية كالأطراف المعنية بها أو تاريخ إنشائها أو الكمية وغيرها من المعلومات.
ما هي أفضل أنظمة إدارة الوثائق للعام 2023؟
فيما يلي قائمة بأفضل برامج إدارة الوثائق الالكترونية لإدارة بياناتك رقميًا:
- Wrike: البرنامج الأفضل لإدارة الأعمال وهو مزود بوظيفة مضمنة لإدارة الوثائق.
- DocuWare: البرنامج الأفضل لإدارة الوثائق أتمتة سير العمل.
- OpenText: أفضل برنامج لإدارة دورة حياة المحتوى.
- FileHold: البرنامج الأفضل لإدارة الأصول للمؤسسات.
- Arena Solutions: البرنامج الأفضل للشركات الخاصة بالأجهزة الإلكترونية والأجهزة الطبية المعقدة.
ما هي فوائد تطبيق إدارة الوثائق؟
- لتطبيق إدارة الوثائق فوائد عديدة تتفاقم بسرعة، ومن أهم تلك الفوائد ما يلي:
- تعزيز التعاون والعمل الجماعي من خلال ضمان وصول أي عضو من الفريق إلى أحدث إصدار من الوثائق في أي وقت.
- تحسين الأمان من خلال ضمان دخول وخروج الوثائق من المؤسسة بأمان.
- تسهيل الوصول إلى المعلومات اللازمة باستخدام وظائف الأرشفة والبحث القوية التي توفرها أنظمة الإدارة.
- تحسين الإنتاجية من خلال ضمان عدم إضاعة الوقت من قبل الموظفين في البحث عن الوثائق في أجهزة كمبيوتر متعددة أو في التطبيقات والأنظمة القائمة على السحابة.
- التوافق والتدقيق من خلال المساعدة في تتبع محفوظات المستند من لحظة الإنشاء إلى جميع تفاصيل التحرير والتنزيل والأرشيف.
ما هي التحديات التي تعترض تطبيق إدارة الوثائق؟
بالرغم من جميع المزايا التي توفرها إدارة الوثائق إلا أنّه لا يزال يوجد بعض التحديات التي يجب مراعاتها عند تطبيق العمل على الإدارة، ومنها:
- مشاكل تحديد الهوية:
قد تواجه إدارة الوثائق مشاكل في التصنيف، خاصةً مع تلك الوثائق التي تتضمن معلومات حساسة وهامة وكيفية فصلها عن بقية الوثائق، من الممكن ألا يتعرف النظام على تلك الوثائق عند إدخاله ويشاركه بشكل مفتوح، لذا عند إعداد النظام يجب التأكد من أنه يتيح مستوى الأمان المطلوب لجميع أنواع الوثائق.
- الاختلاف في التنسيقات:
يعتبر التعدد الكبير والواسع في التنسيقات الموجودة اليوم مشكلة لدى أنظمة الإدارة القديمة، إذ قد لا تتعرف الأنظمة على ملفات الـ ZIP أو الملفات الصوتية، هذه مشكلة كبيرة يجب معالجتها بحيث تكون الأنظمة قادرة على التعامل مع جميع تنسيقات الملفات الجديدة وقبولها.
- الوقت الطويل للتحضير:
وفقًا للنظام الذي يتم اعتماده، قد يلزم الإعداد وقتًا طويلًا للانتهاء من تدريب الفريق عليه والتأكد من جاهزيته للعمل عليه بشكل فعال، يمكن أن يفيد التسجيل في إحدى دورات تدريبية في إدارة المكاتب في لندن بالمساعدة في تقوية الفريق وتطوير معارفه في مجال الإدارة المكتبية.
ختامًا،
هذه كانت لمحة سريعة عن إدارة الوثائق وفوائدها العامة وتحدياتها التي يمكن أن تتعرض إليها أي شركة، والتي يتضح بأنّها غدت عملية ضرورية وحاجة ملحة في عصر التحول الرقمي السائد اليوم، لذا بالتعاون والعمل الجاد واختيار منظومة وتقنية مناسبة يمكن الوصول إلى نظام فعال من شأنه تحسين عملك.
