مراقبة الجودة في المستودعات: أهم النقاط التي تتيح مراقبة فعالة
نُشِر في Aug 30, 2023 at 10:08 PM
من خلال مراقبة الجودة في المستودعات يمكن خفض نفقات التشغيل واكتساب ميزة تنافسية في السوق العالمية، من دون المراقبة المنتظمة تتراكم النفايات إلى مستويات عالية غير مقبولة في مستودع الشركة تؤثر على سير سلسلة التوريد.
يُعرف المقال التالي بعملية مراقبة الجودة في المستودعات وأهميتها مع الإشارة إلى أهم الاستراتيجيات المطبقة للوصول إلى مراقبة فعالة.
ماذا تعني مراقبة الجودة في المستودعات (Warehouse Quality Control)؟
تعرف ﻣﺮاﻗﺒﺔ الجودة ﻓﻲ المستودعات بأنّها عملية أو آلية تُستخدم لضمان أنّ المواد والمنتجات المخزنة داخل مستودعات الشركات تفي بمعايير معينة أم لا، يتضمن ذلك التأكد من عدم تلف المنتجات وجودتها وتصنيفها، تساعد مراقبة الجودة في المستودعات على فرض رقابة على جميع الأصناف والمنتجات المخزنة والتحقق من أنّها آمنة وتحقق متطلبات العملاء.
يضمن برنامج مراقبة الجودة في المستودعات التسليم بالوقت المحدد وبجودة عالية، لذا من واجب المشرفين على تطبيق البرنامج التحقق من كل منتج وتعقب أي أخطاء أو مشاكل يتم اكتشافها عند فحص المنتجات وتصحيحها، وبذلك يمكن ضمان أنّ البضائع المُصدرة من قبل الموردين إلى الخارج ذات مستوى جودة عالٍ.
من الممكن تحسين مراقبة الجودة في المستودعات عن طريق أتمتة العمليات، إذ توفر أتمتة المستودعات الوقت والجهد لكنها ليست الحل الوحيد فقط، بل من الضروري أن يشمل نظام إدارة المستودعات نظام خاص بضبط ومراقبة الجودة، بحيث يوفر كميات كبيرة من المعلومات اللوجستية حول المخزون ويُعرف بجميع العمليات المتغيرة باستمرار داخل نظام المخازن والمستودعات.
لِمَ مراقبة الجودة في المستودعات مهمة؟
تعد مراقبة الجودة في المستودعات من الأمور الهامة ليس لمراقبة وتحسين نظام إدارة المستودع وحسب، بل لتحسين كامل سلسلة التوريد وعمليات التنفيذ، إضافةً إلى ذلك تفيد أعمال مراقبة الجودة فيما يلي:
- المساعدة في المحافظة على رضا العملاء وتحسينه من خلال الاطلاع على بعض العوامل مثل الشكاوى والتوثيق المناسب والشحن والتسليم في الوقت المحدد والتعامل مع الطلبات الخاصة والتحميل الدقيق وغيرها.
- الحفاظ على سماع الشكاوى والمساعدة في تجنب عدة مشاكل في الإدارة الشاملة الداخلية والخارجية.
- يوفر نظام المراقبة السلس والفعال للجودة الاستفادة من وقت تنفيذ جميع إجراءات إدارة المستودع بالشكل الأمثل.
ما هي أهم النقاط التي تتيح مراقبة فعالة لجودة المستودعات؟
من أجل تطوير مراقبة فعالة لجودة المستودعات يجب الأخذ بعين الاعتبار بعض الأدوات الأساسية، الأدوات السبع هي:
- مخطط السبب والنتيجة:
يكشف هذا المخطط عن كافة أسباب المشكلة المحتملة، يتم إنشاء هذه المخططات خلال جلسات العصف الذهني وتبادل الأفكار بين المدير وموظفيه.
- ورقة الفحص:
تستخدم هذه الأوراق للتحقق من المهام اليومية أو جرد المخزون أو تسجيل الأيام التي حدثت فيها المشاكل.
- المخطط الانسيابي:
يوضح هذا المخطط سير العمل خطوة بخطوة بشكل مفصل، يساعد ذلك في تخطيط لتحسين تدريجي بدلًا من الحاجة إلى إصلاح كامل سير العمل.
- مخطط التحكم:
يوضح هذا المخطط تطور سير العمل مع الوقت، يضع المخطط حد أعلى وحد أدنى وحد متوسط للتحكم، بواسطة مقارنة تلك الحدود مع المهام الحالية لسير العمل يمكن لمدراء المستودعات تحديد ما هي التقلبات العادية والتقلبات غير المتوقعة.
- الرسم البياني:
تكشف الرسوم البيانية عن تكرار حدوث مشكلة معينة، وتستخدم لمعرفة وتحليل المشاكل التي تتكرر أكثر من غيرها.
- مخطط باريتو:
تم إعداد هذا المخطط من قبل الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو لتوضيح توزيع القضايا، يُساعد مخطط باريتو في تحديد المشاكل ومن الأكثر أولوية منها لحله.
- مخطط مبعثر:
يوضح هذا المخطط العلاقة القائمة بين متغيرين، وهو يُعطي فكرة للمدراء لمعرفة إن كان عليهم متابعة التحقق من المتغيرات أو البحث عن شيء آخر أكثر صلة.
ما هي أهم استراتيجيات تحسين مراقبة الجودة في المستودعات؟
تشمل القائمة أدناه عدد من الاستراتيجيات الإدارية التي تتيح تحسين نظام مراقبة الجودة في المستودعات، الأمر الذي سيجعل العمليات في الشركة أكثر تنافسية وملائمة لجميع المعنيين:
- فهم أساسيات مراقبة الجودة:
دائمًا ما تكون الخطوة الأولى لتحسين أي شيء هو فهم أسباب وجوده، السبب خلف وجود مراقبة الجودة هو التخلص أو التقليل من الأخطاء ضمن المستودعات والمخازن، مثل وجود منتجات معيبة أو إرسال طلبات خاطئة.
هذا هو خط الدفاع التي تحمي به الشركات مصالحها والفشل في رؤيته على أنّه أمر غير مهم هو السبب الذي قد يؤدي إلى نفور العملاء من العلامة التجارية، وبالتالي التخلف عن منافسيها.
- فحص الطلبات الفردية:
للتأكد من التنفيذ الصحيح للطلبات يجب على مدير المستودع تعيين أشخاص ذوي خبرة لفحص إعداد الطلبات وتنفيذها بالشكل الصحيح للتقليل من الطلبات الخاطئة وغير الدقيقة، لذلك دور كبير في زيادة كفاءة المستودعات.
يزيد فحص الطلبات يدويًا من قدرة المدير على تحديد جذر المشاكل المسببة للتدفقات الخاطئة للطلبات، من الممكن أن يكون السبب أحد الموظفين الجدد الذي يرتكب الخطأ نفسه مرارًا وتكرارًا، كلما انخفضت نسبة تنفيذ الطلبات الخاطئة كلما زادت نسبة تقليل المرتجعات وزاد رضا العملاء.
- الاستثمار في التكنولوجيا:
من أبرز الطرق المساعدة على تحسين المستودعات هي الاستثمار في التقنيات والبرامج الحديثة لإدارتها، لن يوفر ذلك تحسين الطلبات وحسب بل يسمح بتوثيق المشاكل بشكل أفضل وأسهل بكثير، الأمر الذي يساعد على نقل بعض العناصر مثل المنتجات المعيبة إلى أماكن معينة.
من خلال الاستعانة بماسحات الباركود سيتمكن فريق العمل في المستودع من تحديد عدد وكمية المنتجات التي لديه وتصنيفها بسرعة وسهولة، سيصبح التواصل مع مراكز التوزيع أسلس، كل ذلك يزيد من بساطة ضبط وتنظيم إدارة المخزون.
- تتبع التقدم اليومي:
أحد الأسباب الأخرى التي تدفع نحو الاستثمار في التكنولوجيا والتحول إلى أنظمة رقمية هو تتبع الأداء التشغيلي بشكل يومي، من خلال تحليل بيانات الأداء يسهل اكتشاف أي قصور أو مشكلة ومعالجتها على الفور، مع إمكانية معرفة الموظفين الأكثر إنتاجية وتنفيذًا للمهام بدقة وسرعة، إضافةً إلى السماح بإجراء تحليلات لعمليات الشحن والاستلام وتحسين استراتيجيات التخزين.
- اختيار الموظفين:
مفتاح النجاح هو اختيار الأشخاص المناسبين لتوظيفهم في المكان الذي يناسب مهارات وقدرات كل شخص منهم، إذ أنّ توكيل مهمة لشخص لا يفهمها جيدًا هو مضيعة للوقت ما لم يتلقى تدريب كافي، تفيد دورات إدارة المستودعات في تحقيق ذلك، غالبًا ما يكون هذا النهج الإداري هو سبب تراكم الأخطاء وتكرارها.
عند تزويد الموظفين بالأسس والإجراءات اللازمة لتنفيذ الأهداف والمهام سيكونون قادرين على العمل بكفاءة وفاعلية أكبر.
- جعل مراقبة الجودة أولوية قصوى:
يجب أخذ مراقبة الجودة على محمل الجد وإلا الانهيار والضياع هو مصير الشركة، مراقبة الجودة مرتبطة بالتواصل والتحليل وهي ليست وظيفة للمبتدئين أو غير المهتمين فعليًا بالشركة.
في الختام،
عند تطبيق مراقبة الجودة في المستودعات بشكلها الأمثل سيكون الفريق قادر على تنفيذ عمليات خالية من الخطأ، خصوصًا عند إدخال الأتمتة والذكاء الاصطناعي، وستكون نتائج ذلك سجلات أقوى للتسليم والاستلام في الوقت المحدد وتوثيقات دقيقة للطلبات والامتثال لقواعد التحميل ووضع العلامات، وبالتالي عدد أقل من الشكاوى وفرص أكبر لزيادة هامش الربح.
