5 خطوات مضمونة لبناء استراتيجية شراء قوية
نُشِر في May 08, 2023 at 10:05 PM
عندما تكون استراتيجية الشراء مناسبة لأهداف الشركات والمؤسسات، ليس لدينا خيار إلّا توقع زيادة كمية الأرباح والمبيعات بشكل هائل، والاحتفاظ بالعملاء لفترة طويلة، ومع ذلك لا يمكن اعتبار بناء استراتيجية شراء قوية من الأشياء السهلة أبداً.
تُعرّف استراتيجية الشراء على أنّها الخطوات والمراحل التي تساعد العملاء، وتحتاج إلى فترةٍ زمنيةٍ طويلة للوصول إلى رؤى الشركات وتحقيق النجاح المالي فيها، وفيما يلي سنناقش أهم خطوات تطوير استراتيجية شراء مناسبة للشركات.
قبل الولوج إلى الخطوات، ينبغي أولاً شرح فوائد وأهمية استراتيجية الشراء.
ما هي فوائد استراتيجية الشراء (Procurement Strategy)؟
عندما يتم تخطيط أسلوب أو استراتيجية الشراء بالشكل المناسب، فإنَّ عدد كبير من الفوائد ستنعم بها الشركات، سواء الشركات المتوسطة أو الكبيرة أو حتى الناشئة في بعض الأحيان، إليك قائمة بأبرز هذه الفوائد:
- يعد استخدام استراتيجيات الشراء في تقليل الهدر أمرٌ فعالٌ بشكل لا يصدق، وبالتالي تخفيض تكلفة الإنتاج العام للشركة.
- إدارة المخاطر المؤسسية التي قد تنشأ في المستقبل، ومن ثم تقليلها بشكل ملحوظ.
- يفيد بناء استراتيجية قوية مع الموردين في الحصول على أنواع مختلفة من التخفيضات والخصومات، وذلك عند التعامل مع نفس البائعين.
- تستخدم استراتيجيات الشراء لتحسين السمعة وبناء علامة تجارية ناجحة.
- يمكن بواسطة الاستراتيجية الفعّالة للشراء فحص المواد المستوردة من البائعين وتحديد التالف منها.
- ضمان تنمية وتطوير مهارات الموظفين بشكل أكبر من حالة عدم وجود استراتيجية شراء.
- يتم استخدام استراتيجية الشراء في مجال الأسهم، لمعرفة متى يجب البيع والشراء.
- زيادة المبيعات إلى أعلى حد، وبالتالي تحقيق المزيد من الأرباح.
كما تفيد استراتيجية الشراء بعملية تحديد الأصول والخصوم بالنسبة للشركة.
نصل الآن إلى السؤال الأكثر أهمية:
ما هي خطوات استراتيجية الشراء؟
هناك العديد من طرق التخطيط التي تهدف إلى الاستثمار في خطة شراء نموذجية، وهذه قائمة بأهم هذه الطرق وأكثرها فاعليةً:
- تحديد ما تحتاجه في العمل:
في البداية ينبغي إدارة وتحديد ما هي السلع والخدمات الرئيسية التي تحتاجها شركتك دون أي هدر (فقط الاحتياجات الرئيسية)، وذلك لأنه لا يمكن بناء استراتيجيات شراء دون إنشاء خطة متطلبات فعّالة وواقعية.
يمكن تحديد الاحتياجات عن طريق سلسلة التوريد التي تملكها مسبقاً، كما يمكن أيضًا إنشاء سلاسل توريد جديدة -بصرف النظر إن كنت تملك واحدة بالفعل- وبناءً عليها تحديد كافة الاحتياجات، ويجب عندها وضع معاييرك الخاصة في اختيار الموردين مثل الجودة المناسبة، السعر الاستراتيجي، وقت التسليم، وغيرها.
تذكر دائماً أنه عند تحديد الاحتياجات لا ينبغي ترك أي فرصة يمكن من خلالها الادخار والتوفير، لحسن الحظ يوجد العديد من التقنيات التي قد تساعد المستثمرين في ذلك مثل مبدأ باريتو أو مبدأ 20-80.
- استبدال عمليات الشراء اليدوية بأخرى رقمية:
إذا كنت تريد إجراء وتنفيذ استراتيجية شراء مثالية، لا بد من إدارة عمليات الشراء اليدوية وتحويلها إلى رقمية، وسبب ذلك أنَّ العمليات اليدوية تستهلك كثيراً من الوقت والجهد، وتضيّع الموارد، بالإضافة إلى أنَّ مصادر الخطأ لا تعد ولا تحصى في العمل اليدوي.
يمكن بناء أفضل استراتيجيات الشراء عندما تملك الأدوات اللازمة لاستبدال الشراء اليدوي بآخر رقمي، على سبيل المثال يمكنك برمجة تطبيق يقوم بشراء سلع محددة من السوق، عندما تحتاجها شركتك بالشكل الإلكتروني، دون الحاجة إلى أي تدخل بشري، كما يمكن بناء أنظمة شراء إلكترونية خاصة بدفع فواتير شركتك، مما يساعد في بناء علاقات قوية مع الموردين،
والأهم من ذلك هو تحديد المجالات والأمور التي يمكنك أتمتتها، وقد تساعدك دورات تدريبية في سلسلة التوريد في دبي في الإسراع بعمليات الأتمتة والتحويل الإلكتروني.
بالإضافة إلى ما سبق، فإنَّ عمليات الشراء الرقمية تساعد في تخفيف تكاليف العمل الإجمالية، وفي تقديم بيانات حقيقية وواضحة وطويلة الأمد، ولا تتلف مع مرور الزمن مثل البيانات ذات الطابع الورقي.
- تحديد أهداف ذكية:
تعرف هذه القاعدة على أنها واحدة من أهم طرق وخطوات بناء استراتيجية الشراء القوية،
حيث تساعد قاعدة سمارت (أو الهدف الذكي) في تحديد أهداف الشركة الحقيقية، ويمكن شرح قاعدة سمارت باختصار بأنَّ جميع أهداف الشركة يجب أن تكون واضحة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، حقيقية، ومحددة زمنياً.
بمجرد تحديد الأهداف الذكية للشركة يمكنك رسم رؤية واضحة للمكان الذي ستصل إليه في المستقبل، قد تساعدك في ذلك البيانات والمعلومات التي جمعتها ضمن المراحل السابقة، ولحسن الحظ هناك العديد من أدوات تحليل البيانات التي تساهم في تبسيط عملية التحليل بشكل كبير.
- تبسيط إجراءات وسياسات الشراء:
عند وضع السياسة المالية العامة للشركة، يجب إمعان النظر في تضمين سلسلة سياسات سهلة التنفيذ (سياسات للشراء فقط)، بحيث تجعل الموظفين لهم الحرية في اتخاذ قرارات البيع والشراء، والهدف من ذلك هو الإسراع في عملية الشراء، وتحويل الوقت الضائع للموظفين إلى المهام الأخرى التي تحتاج مزيداً من الإدارة والابتكار.
وفقاً لعدة تجارب فإنَّ استراتيجية إدارة المشتريات السهلة تزيد من إمكانية استثمار وبناء علاقات قوية مع الموردين، وبالتالي إمكانية الحصول على خصومات وصفقات خاصة، أو نسبة حسم معينة على كل طلبية، ومنه تحقيق المزيد من المبيعات والأرباح، أضف لذلك إمكانية تجاوز تحديات سلسلة التوريد العالمية.
- ضع مؤشرات فعّالة وواقعية لقياس الأداء (KPIs):
لا يمكن تنفيذ استراتيجية شراء دون تحديد مؤشرات قياس الأداء الرئيسية (مقاييس الشراء) التي تحتاجها في عملك، والتي تفيد في معرفة مدى تقدم الشركة لتحقيق الأهداف، ويتمُّ ذلك ضمن فترة زمنية معينة (شهرية، نصف سنوية، سنوية)، مثلاً قد حققت المنظمة X زيادة في البيع بنسبة Y خلال آخر ثلاثة أشهر.
عندما يتم تحديد مقاييس الشراء الرئيسية، ينبغي تصنيفها إلى عدة مجموعات حسب أهمية كل مقياس على حِدا، ومدى ارتباطه ببقية المقاييس في شركتك، ولحسن الحظ هناك العديد من الأدوات التي تساعدك على تحديد المقاييس الأكثر أهمية، لعلّ أبرزها مبدأ باريتو ومصفوفة أيزنهاور، وتحليل سوات الرباعي SWOT الشهير.
وفي الختام، إذا طبقت الاستراتيجيات والأساليب السابقة بكل تركيز، بالتأكيد ستحصل على استراتيجية شراء لا يمكن الاستهانة بها، ولكن لا تنسَ أنه لا يمكن تغطية كافة استراتيجيات المشتريات ضمن مقال واحد، بل ستحتاج إلى البحث والدراسة والعمل بشكل أكبر!
