ما هي ادارة المشاريع؟ خطوات أساسية لضمان نجاح مشروعك

نُشِر في Oct 18, 2024 at 11:10 AM

لماذا ينجح بعض الأشخاص في ادارة المشاريع بينما يغرق الآخرون في التفاصيل والفوضى؟ السر ليس في الفكرة بحد ذاتها، بل في كيفية إدارتها واستخدام الموارد المتاحة والوقت المحدد والتخطيط الصحيح منذ البداية بالشكل الأمثل! فإذا لم تكن لديك هذه المهارات في الإدارة بشكل عام، فأنت على وشك إضاعة الموارد والوقت والنطاق المتاح لديك للمشروع سدًى.

ما هي إدارة المشاريع؟

بينما نتحدث عن مصطلح المشروع، وهو عبارة عن هدف أو قرار أو أي مهمة لها موعد نهائي لتحقيق نتيجة معينة، فإن إدارة المشاريع (Project Management) هي عبارة عن منهجية ومخططات وإجراءات تضمن أن هذا المشروع سيتم إنجازه ضمن التوقيت المحدد والنطاق والميزانية والموارد المتاحة له.

يمكنك من خلال أنظمة إدارة المشاريع تحديد متى ستبدأ في تطبيق المنهجية وتنفيذ الخطوات المتعددة المطلوبة، وكيف ولماذا، وما هي الأدوات المختلفة التي تحتاجها، كما يمكنك معرفة الخطوات المتتالية بعد كل مرحلة، وكيفية إدارتها بفعالية، وفهم هذه العناصر الأساسية ليس فقط مهمًا لتحقيق النجاح الفوري، بل يمثل أيضًا جزءًا من مستقبل إدارة المشاريع الذي يعتمد على التخطيط الدقيق والتنفيذ السليم، وما هي النتيجة النهائية المتوقعة.

كما تساعدك إدارة المشاريع في الشركات أو أية منظمات أخرى على معرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح لمشروعك، وأخذ نظرة عامة ووضع خطط B وC وأيضاً D وتجهيز بدائل يمكن أن تحتاج إليها خلال عملية التنفيذ من أجل ضمان أفضل إدارة وأفضل استخدام للموارد والوقت مع إمكانية توقع المشاكل المحتملة.

ما هي خطوات إدارة المشاريع؟

تمثل خطوات إدارة المشاريع الركائز الأساسية التي يقوم عليها المشروع والتي تسهل عملياته عبر جميع المراحل وتبسيطها لأعضاء الفريق وضمان التنفيذ بكفاءة، هناك خمس خطوات رئيسية في أي عملية إدارة مشروع:

 بدء المشروع:

مرحلة بدء المشاريع هي المرحلة الحاسمة التي تحدد المسار الذي ستسلكه في المستقبل، وهنا تضع الأسس الأولى التي ستحصل عليها من خلال تحليل الفكرة وتقييم الإمكانيات والموارد والوقت، فمثلاً تخيل أنك تخطط لإطلاق متجر إلكتروني لبيع المنتجات المحلية في السعودية، في هذه المرحلة يجب أن تسأل نفسك: من هم العملاء المستهدفين؟ ما هي احتياجات السوق؟ كيف ستتمكن من تلبية تلك الاحتياجات؟ 

فإذا تم تحديد هذه الأمور بشكل جيد وواضح في البداية، سيكون لديك رؤية توجهك خلال المراحل التالية، فمثلما تحتاج لأساس متين عند بناء منزل، تحتاج هذه المرحلة لوضع خطة مبدئية متينة من أجل ضمان سير المشروع بسلاسة لاحقًا، مع تحديد وتقدير المسار والأدوات والتكلفة.

 التخطيط للمشروع:

أما في مرحلة التخطيط يجب أن تكون استراتيجيتك قائمة على التفاصيل الصغيرة، فإذا أخذنا مثال أنك تخطط لإطلاق شركة متخصصة في تقديم خدمات التسويق الرقمي، في مرحلة التخطيط يجب أن تحدد كل خطوة بدقة، كيف ستجذب العملاء؟ ما هي القنوات التسويقية التي ستستخدمها؟ ما هي ميزانيتك الشهرية؟ ما هي القيود المحتملة؟

تتطلب هذه المرحلة إعداد جداول زمنية واضحة وتحديد المهام لكل عضو في الفريق ووضع ميزانية دقيقة تشمل جميع التكاليف، وإن مهارات تخطيط المشروع بشكل جيد هي ما تحدد مقدار نجاحك في تخطيطه والتي تكتسبها في دورات ادارة مشاريع في دبي، لأن التخطيط هو ما يمنحك تصور واضح حول ما ينتظرك في كل خطوة لتحديد المخاطر المحتملة وضمان المرونة في التعديل بحال لزم الأمر.

تنفيذ المشروع:

وهو المكان الذي تتحول فيه جميع الخطط إلى واقع ملموس، فبعد تحديد الأهداف ووضع الجداول الزمنية، يبدأ فريق العمل بتنفيذ المهام  والتصميم والبناء وفقًا للخطة الموضوعة، فعندما تصل إلى مرحلة التنفيذ يعتمد النجاح على طريقة عملك أو مدى قدرتك على تحويل الخطة إلى أفعال وإدارتها بالشكل الأمثل، كل مهمة يجب أن تنفذ في وقتها، وكل فرد في الفريق يجب أن يعرف دوره بوضوح.

إذا كنت تنفذ مشروعًا لبناء متجر جديد على سبيل المثال، عليك التأكد من أن الأعمال الإنشائية تسير وفق الجدول، وأن الموردين يراعون تسليم المنتجات في الوقت المحدد، وأن حملات التسويق جاهزة قبل الافتتاح، فضلاً عن أن التواصل الجيد مع جميع الأطراف ومراقبة سير العمل بانتظام يضمن أن التنفيذ يسير بسلاسة ووفقًا للخطط.

الرصد والمراقبة:

وإذا عُدنا للمثال السابق حول إنشاء متجر إلكتروني لبيع المنتجات المحلية تأتي مرحلة المراقبة وضمان أن العمليات تسير وفق ما هو مخطط له، في هذه المرحلة تراقب أداء الموقع مثل حركة الزوار ومعدلات التحويل وردود أفعال العملاء، قد تلاحظ أن بعض المنتجات لا تحقق المبيعات المتوقعة أو أن هناك تأخيرًا في تسليم الطلبات. 

فهنا تقوم بتحليل البيانات وتحديد نقاط الضعف في عمليات التشغيل أو استراتيجيات التسويق ومراجعتها بشكل دائم، وبالتالي لديك القدرة على اتخاذ قرارات سريعة مثل تعديل حملات التسويق أو تحسين تجربة المستخدم أو التفاوض مع شركات الشحن لتحسين سرعة التسليم، الرصد والمراقبة لا يعني فقط اكتشاف المشكلات بل هي مرحلة تساعدك على تحديد الفرص لتحسين الأداء وتحقيق أهداف المشروع بشكل أسرع كذلك.

إغلاق المشروع:

المرحلة الأخيرة من إدارة المشاريع والتي تركز على مراجعة جميع الجوانب وذلك لضمان اكتمال الاستراتيجية بنجاح، وهنا في حال أصبح المتجر الإلكتروني فعالاً ويحقق أهدافه تبدأ بإجراء تقييم نهائي لنتائج المبيعات والتسليم ورضا العملاء وكفاءة عمليات التشغيل، إذا كانت الغايات والأهداف تتضمن تحقيق عدد معين من المبيعات أو الوصول إلى جمهور محدد، فعليك مقارنة النتائج الفعلية بها.

يتم هنا أيضًا إغلاق العقود مع الموردين وشركات الشحن ومراجعة أداء الفريق وضمان تسليم المهام، ولا تنتهي مرحلة الإغلاق هنا بل تشمل توثيق الدروس المستفادة أيضًا، فمثلاً إذا واجهت تأخيرات في عمليات الشحن يمكن استخدام هذه المعلومات لتحسين المشاريع المستقبلية، يهدف مسار عمل هذه المرحلة إلى إنهاء المشاريع بشكل منظم وضمان أن جميع الغايات قد تم تحقيقها وأن جميع الالتزامات قد أُغلقت بالكامل.

ما هو دور دورة ادارة المشاريع الاحترافية (PMP)؟

سواء كنت محترفًا في إدارة المشروعات أو تبحث عن فرصة لتعزيز وتطوير معرفتك، فإن كورس إدارة المشاريع الاحترافية (PMP) هو الخيار الأمثل لك في إطار النمو المتسارع لقطاع الأعمال التجارية في المملكة العربية السعودية والحاجة المتزايدة لمديري مشاريع يتمتعون بكفاءة عالية ولديهم شهادات معترف بها عالميًا.

في مركز لندن بريميير (LPC)، نحرص على توفير برامج تدريب معتمدة ومتخصصة تغطي جميع جوانب إدارة المشاريع بدءاً من الإعداد إلى الرصد والإغلاق، دوراتنا التدريبية العملية تضمن إيصال المهارات اللازمة لإدارة المشاريع بكفاءة واحترافية وكل ما تحتاجه لاجتياز امتحان (PMP)، مع التركيز على أحدث المعايير العالمية وآخر المستجدات في المجال.

فإن التسجيل في دورات تدريبية والحصول على الشهادة الدولية هو الفارق الذي سيميزك عن غيرك ويجعلك قائد مشاريع محترف قادر على تأسيس وإعداد وإدارة منظومة بفعالية، والمهارات التي ستكتسبها من خلال دوراتنا التدريبية والتي لا تكتفِ فقط بالمعرفة النظرية، هي أداة أساسية تساعدك في تحسين كفاءتك في الإدارة الأمثل للمشروعات لتصنع لك الفرص التي سُتحدث فارق ملحوظ في مسيرتك في السوق السعودي.