كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة السجلات
نُشِر في Oct 03, 2022 at 08:10 PM
على الرغم من أنَّ عمليات إدارة السجلات في الشركات لا تزيد الإيرادات المالية ولا تنمي الأرباح الاقتصادية، إلا أنَّ عدم إدارة البيانات والسجلات بشكل صحيح قد يكبد المُؤسسات خسائر وعقوبات مالية لم تكن تأخذها بالحسبان.
أي أنها عملية تسهم في جلب الفوائد الفعلية للشركة بقدر ما تدفعه عنها من ضرر، ناهيك عن انعكاساتها الإيجابية على نِظام الجدوى في أي مُؤسسة أو شركة.
لذا أصبحت جميع الشركات والمُؤسسات تهتم في مراقبة المُستندات وإدارة السجلات من خلال الاحتفاظ بكل من المعلومات والمعاملات الخاصة بـ بَرنامج العمل إلى جانب الوثائق الهامة لإدَارة كل منها بصورة تضمن تحسين كفاءة المُؤسسة.
تأسيسًا على ذلك وانطلاقًا من الأهمية البارزة لإدارة السجلات في الشركات والمؤسسات اعتنينا بتزويدك بأهم ما يجب معرفته عن كيفية حِفظ البيانات والمعلومات الهامة في مؤسستك من خلال الإدارة الصحيحة للسجلات.
ما هو مفهوم إدارة السجلات (Records management)؟
يُقصد بعملية إدارة سجلات الشركات والمعروفة أيضًا باسم إدارة السجلات والمعلومات الإشراف على سجلات المُؤسسة طوال دورة حياتها بكافة أنواعها سواء المنشأة حديثًا أو المستلمة أو الصادرة من فواتير وبيانات للموظفين وتقارير مالية ورسائل بريد إلكتروني وغيرها.
قد يتبادر إلى ذهنك الآن ما الفائدة التي تكمن وراء الإِدارة والحفظ لهذه السجلات، خاصةً أنه قد يكون منها ما هو مهم فعلًا ومنها ما هو نقيض ذلك.
نقول لكَ هذا هو تمامًا الهدف من نظام إدارة السجلات لأنه وفي ضمن سياقها ستجري عَملية أرشفة السجلات التي لا تشكل فائدةً للمؤسسة ولا ترد ضررًا عنها سواء الحديثة منها أو القديمة.
في المقابل ستجري عَملية حِفظ السجلات الورقية أو الإلكترونية وكذلك الملفات القانونية وحتى الوثائق التجارية لجميع أنشطة الشَركة بشرط أن تشكل أهمية جيدة للـ مؤسسات أي بصفتها تسعى في تحقيق أهدافها وتطوير أنظمتها أو بكونها تعمل على دفع ضررٍ ما، كاد يلحق بأنظمة العمل.
ما هي الخطوات الفعالة لإدارة السجلات؟
هناك العديد من حلول إدارة السجلات التي قد تجدي لك نفعًا ملموسًا في هذا الجانب، لكنها تعتمد على نوع البرنامج والعمل القائم في مؤسسة العمل وبالطبع لا يسعنا التطرق إلى كافة أنواع الأَعمال.
لذا اخترنا أن نزودك بالملامح العامة التي يمكنك السير عليها للوصول إلى إدارة سجلات فعالة ومثمرة.
- جرد كامل لِجميع السجلات.
القانون العام في أي عمل أو نشاط هو معرفة ما لك وما عليك إلى جانب دراسة أو تحديد مجال هذا النشاط سواء في الجهد أو الوقت.
ينطبق الأمر تمامًا على عمليات إدارة بيانات وسجلات المؤسسات، إذ تتمثل الخطوة الأولى في معرفة سجلاتك التي يجب إدارتها، وذلك من خلال إجراء عَملية جرد كاملة لسجلاتك سواء إلكترونياً أو ورقيًا ومن ثم تنظيم مهام المشاركين في إدارة كل نوع من السجل.
- إعداد المجال الزمني للاحتفاظ أو حذف السجلات
بعد معرفة تفاصيل السجلات الإدارية ونوع وعدد كل منها، عليك تَحديد الفترة الزمنية الرئيسة والتي ضمنها سيتم استبقاء السجلات في إطار الحفظ، كما يجب تقديم الظروف المستوجبة لذلك، ناهيك عن ضرورة تَحديد مكان أو موقع كل منها.
كذلك الأمر، عليك تَحديد الفترة الزَمنية التي في حال تجاوزها سيقع على عاتقك حَذف أو إتلاف معلومات هذه السجلات،مع مراعاة وجود المبرر أو الأسباب المناسبة لاتخاذ هذا الإجراء إلى جانب الظروف الكاملة المستوجبة له.
- اختيار طريقة الاحتفاظ بسجلات الشركة
توجد الكثير من الطرق التي تستخدمها الشركات في عمليات التَنظيم والإدارة لسجلاتها الوَرقية والإلكترونية منها ما يمتثل لمواكبة الابتكار التكنولوجي ومنها ما يعتمد على الطرق التقليدية.
لكننا ننصحك في استخدام طرقًا تنظيمية بإدارة المعاملات والمستندات المهمة بحيث تقوم وتعتمد على التخزين السحابي، لا سيما أن هذا النظام يعتبر أقوى أَنظمة الاِحتفاظ بالسجلات وتخزينها، إذ يضمن حِفظ السجلات إلى وقت غير منتهٍ بصورة يصعب اختراقها.
- إِعداد خطة حل مسبقة
طالما الأمر يهدف إلى حِفظ السجلات وتوخي الحذر من أي مساءلات قانونية أو أخطار غير مخطط لها، فإنك بحاجة لمزيد من التأمين على هذه المحفوظات المستندية واختيار بعض طرق التوثيق الأخرى، كإجراء نسخ احتياطي مثلا.
لا سيما أن هذه الطريقة تجعل من بياناتك اللازمَة في المؤسسة نِظام سجل كامل غير معرض للتلف أو الحذف عن طريق الخطأ وبالتالي يقيك من عدة مخاطر محتملة.
- التدريب والتنفيذ
بعد تخطيك للخطوات الأربعة السابقة من المتوقع أن تكون سجلاتِك مكرسة ومنظمة كما كنت تطمح وأكثر، بل وبإمكانك الرجوع إليها واستلامها في أي وَقت وأي مَكان.
لذا وحتى لا تعود للفوضى مرةً أخرى، عليك البحث عن موظفين قادرين على متابعة هذه العمليات بانتظام ومن ثم تدريبهم على القيام بكافة الخطوات اللازمة للتأكد من أنَّ سجلاتِك القادمة ستخضع لذات الطريقة في التنظيم.
ختامًا
مع تطور أنظمة الأعمال يومًا بعد يوم إلى جانب تدفق كميات هائلة من البيَانات والمَعلومات الهامة للمؤسسات، أصبح من الواجب التحقق من عَملية إدارة السجلات الهامة في مؤسستك ليست عرضة للاختراق أو للتلف.
مع تتبع الخطوات المدرجة في هذا المقال إلى جانب حضور بعض الدورات التدريبية المتخصصة في التدريب العملي على حفظ السجلات وحمايتها إلى جانب تخزينها مثل برنامج التدريب على مراقبة المستندات وإدارة السجلات في لندن سيمكنك إِعداد نظام قوي لا مثيل له في حفظ سجلاتِك وبياناتك الضرورية.
