تقنيات إدارة المكتبات في العصر الرقمي

نُشِر في Nov 05, 2022 at 12:11 PM

تعد تقنيات إدارة المكتبات الحديثة جزءًا لا يتجزأ من عملية إِدارة أي مكتبة مهما كان مجال عملها، لا سيما  في عصرنا الرقمي المتجدد باستمرار وبعدما أصبح نظام إِدارة المكتَبات يعتمد على عمليات الإدخال والإخراج الإلكترونية لأي نوع من البيَانات سواء عبر تقنية الباركود أو تقنية الراديو. 

إذ وبفضل تلك التقنيات، أصبح بإمكان المسؤول عن إِدارة البيانات وإدارة المكتبات و مراكز المعلومات تتبع الكم الهائل من البيَانات التي ترد إليه يوميًا ومن ثم العمل على إِدارة مجموعاتِ المكتَبات بكفاءة وجودة عالية.  

تأسيسًا على ذلك ولأنه كان لزامًا على كل مُدير أو مسؤول مكتبات أن يلمَّ بأسس التعامل مع أحدث تِقنيات إدارة المكتبات الرقمية ليتمكن من تحصيل أكبر فائدة ممكنة منها، بل وأداء مهامه بجودة أعلى ووقت أقل عمِدنا إلى شرح أهم التقنيات البارزة في مجال إدارة المكتبات. 

ما هو مفهوم تقنيات إدارة المكتبات (Library Management Techniques)؟

يمكن تلخيص مفهوم تِقنيات إِدارة المكتبات بأنها عبارة عن نظام إدارة مكتبة مبني على الحاسوب، إذ يمكنه التحكم في جميع المهام التي تنتمي لـ مجال المكتبات مثل الفهرسة والاحتفاظ والتداول والتحقق من المخزون وما إلى ذلك من المهام الروتينية المتكررة بحيث يؤديها بصورة سريعة وممنهجة.

كذلك هناك عدة فوائد تنعكس عن استخدام تقنيات إِدارة المكتبَات نذكر لك منها: 

• إمكانية الوصول السريع للمعلومات.
•  تتبع المعلومات في كل زمان ومكان. 
• توفر برنامج حِماية قوي للبيانات. 
•  قاعدة بيانات ضخمة. 
•  تقليل تكاليف التشغيل. 
• يوفر سهولة في عمليات الاحتفاظ بالمعلومات. 
• القدرة على التخزين الكبير للبيانات.

ما هي أهم التقنيات الرقمية لإدارة المكتبات؟ 

هناك طريقتين للوصول إلى إِدارة رقمية جيدة للمكتبات يفتقر إليها كل مسؤول للمكتبات أو حتى كل مساعد إداري ناجح يرغب في تنمية أعماله وتطوير جودة أداء مهامه، كل منها تتمتع بطريقة عمل ومزايا منفصلة عن الأخرى، دعنا نتعرف عليهما:

- تِقنية الترميز الشريطي (Barcode):

أحدى الأنظمة الحديثة لإدارة مجموعات المكتبات، عادة ما يتُم استخدَام هذه التقنية في مجالات إدارة المكتبة الرقمية خاصة في قسم الكتُب والمجلات وأقراص الـ DVD، وذلك بهدف تسميتها وتعيين رموزًا شريطية تميز كل منها بحيث يكون كل رمز مكون من 12 رقم لكل عنصر، كما يجب أن يحتوي هذا الرمز على كافة المعلومات المتعلقة بالمنتج، لذا فإن هذه التقنية تسهم بشكل كبير في الإدارة المنهجية للكتب وتسلسلها بطريقة سهلة الوصول.

- تقنية الراديو (RFID):

تَستخدم هذه التقنية موجات الراديو الكهرومغناطيسية لتحديد العلامات الملحقة بالكتب بشكل تلقائي، إذ يتم تخزين الرقم التسلسلي للكتاب بعد  قراءته من قبل قارئ أو ماسح الراديو ومن ثم تحويله إلى معلومات رقمية يستطيع الحاسوب التعامل معها وتخزينها لاستخدمها وقت الحاجة إليها، أي أنَّ تقنية الراديو تعمل كطريقة منهجية لجميع بيانات الكتُب أو المجلات عن طريق المسح عليها بشكل سريع دون أن يأخذ الأمر وقتًا أو جهدًا إضافيين. 

ما هي مزايا نظُم تقنيَّات إِدارة المكتبات؟

بعدَ أن تعرفنا على أَهم التقنيات المستخدمة في إِدارة المكتبَات حريٌّ بنا التوسع في بحر مزاياها المنعكسة عن تفعيلها في السياسات والأنظمة المتبعة في تطوير إدارة المكتبات.

- تحسين خدمة العملاء: 

إن استخدَام تِقنيات إِدارة المكتبات في عمليات أتمتة المكتبَات يسهم بشكل مباشر في تخفيف العبء عن المسؤول على القيام بعمليات الحفظ والتسجيل والتدفق سواء للبيانات أو الوثائق أو المعلومات التي ترد يوميًا إلى المكتبة والتي بالطبع تواجه طلبًا واسعًا من العملاء مما يجعل عملية استخراجها أكثر سرعة وسهولة. 

- التصنيف: 

تؤدي تقنيات المعلومات والمكتبات مهمة تطبيق مبادئ التصنيف الآلي للنصوص العربية والأجنبية والذي يعتبر سبيلًا مختصرًا لإنشاء ملخص توضيحي أو وصف تفصيلي لكل كتاب، مثل مراجعة قصيرة عنه أو معلومات مهمة أخرى مثل اسم الكاتب أو اسم دار النشر.  

- إمكانية المشاركة: 

إذ تؤدي تِقنيات إِدارة المكتبات عملية إدارة تشغيل قواعد البيانات وإدارة المكتبات بشكل يضمن مشاركتها مع المهتمين أو مع باقي أقسام إدارة المكتبات ومراكز المعلومات بنقرة واحدة فقط. 

- النشر: 

إحدى أَهم الميزات التي توفرها تِقنيات إدارة المكتبات هي القدرة العالية على الاحتفاظ بسجلات الكتُب وإعدادها لتكون مهيأة للنشر في أي وقت وبأي صيغة بحيث تكون مناسبة لجميع تقنيات الاتصالات على الإنترنت. 

- التأمين والحماية: 

تساعد نظم إدارة تشغيل قواعد البيانات وإدارة المعلومات في المكتبَات على إعادة تصميم المكتبة القديمة وبرمجة اللوحة بالصيغة المناسبة ومن ثم توفير تقنيات حماية وإدارة حقوق الملكية سواء للكاتب أو لدار النشر.  

 ختامًا   

لقد استطعنا تكوين فكرة عامة عن لماذا  تستخدم المكتبات ومراكز المعلومات التقنيات الرقمية في تنظيم بياناتها الواردة كل يوم،كما أدركنا أهميتها الكبيرة بالنسبة لـ مدير إدارة المكتبة خاصةً في أداء مهامه بصورة أسرع وأكثر سهولة.

أما الآن فمهمتك أن تبدأ في تطبيق هذه التقنيات على النظم الخاصة بالمكتبات التي تديرها، لا سيما إن كنت مسؤولًا عن مَكتبات تضم آلاف الكتب ويقع على عاتقك إِدارة العديد من الملفات، عندئذٍ لا شكَّ أنك بحاجة إلى تنمية أعمالك عبر تفعيل هذه التقنيات كركنٍ أساسيٍّ في إِدارة مكتباتك. 

وإن أردت التوغل في علم المكتبات والمعلومات الأكاديمية إلى جانب معرفة كيفية  إدارة الجودة الشاملة لمكتباتك بأداء وكفاءة عالية فلا تتردد في الالتحاق بدورات تدريبية متخصصة في هذا المجال مثل دورة إدارة المكاتب في لندن.