اساسيات الادارة: دليلك الشامل لبناء مهارات إدارية فعّالة

في ظل الرؤية الجديدة للمملكة العربية السعودية والانفتاح الحاصل في المملكة، شهد السوق السعودي دخول العديد من الشركات التجارية الحديثة للمنافسة وتقديم خدماتها للمجتمع السعودي، وكان من الضروري أن تتمتع إدارات تلك الشركات بمجموعة من اساسيات الإدارة المعاصرة لضمان استمرارها في المشهد التنافسي في المستقبل.

في هذا المقال، سنتعلم المزيد عن تلك الأساسيات وعن مستويات الإدارة الرئيسية، لذا إن كنت ترغب باتخاذ خطوات جدية ومميزة نحو الإدارة تابع معنا قراءة السطور التالية.

ما هو تعريف الإدارة وما هي اساسيات الإدارة للشركات للعام 2024؟

يمكن أن نعرف مفهوم الإدارة على أنّها وظيفة تشمل تنظيم وقيادة دفة العمليات الأساسية المختلفة ضمن أي شركة أو مشروع للوصول إلى هدف أو غرض معين من قبل المعنيين وأصحاب المصلحة، وذلك يشمل كل من توجيه سير الأعمال العامة والمخصصة والموظفين وتخصيص الموارد والأموال لتنفيذ العملية الإنتاجية، كل ذلك ينصب معًا لتحقيق هدف رئيسي واحد هو خلق مكان عمل ذو طابع إيجابي يتيح للموظفين القيام بالأعمال بفاعلية وكفاءة وتحقيق إنتاجية مقبولة.

تتكون الإدارة الناجحة من أربعة أساسيـات أو عناصر أساسية مقبولة لدى أي شركة مهما كان تصنيفها أو مجال عملها، تعتمد كل منها على سابقتها لتحقيق النجاح، وهي وفق الترتيب الآتي:

• التخطيط الفعال:

تظهر هنا مسؤولية المدير في تحديد الغايات والأهداف الإدارية الشاملة ووضع المسار المطلوب لتحقيقها واتخاذ ما يلزم من قرارات استراتيجية لتنفيذها، مع الأخذ بعين الاعتبار الرؤية العامة للشركة ورسالتها، في هذه المرحلة يتبادل مديرو المنظمات عادةً أفكارهم للبحث في كل البدائل المحتملة الممكن تطبيقها لتحقيق الأهداف قبل اتخاذ القرارات بالمسار المتخذ لتنفيذ العمليات.

علاوةً على ذلك، يقومون بإجراء ما يلزم من تحليلات معمقة للوضع الحالي للشركة وتقييم جميع المعلومات والعوامل المتعلقة بالعمل والتي من شأنها التأثير على تنفيذ الخطط وتحقيق الجودة المطلوبة، الداخلية منها والخارجية، وتحديد جداول زمنية منطقية لتحقيق الاستراتيجية وفقًا لما هو متاح من أنظمة وموارد وأموال وموظفين.

للتخطيط أنواع عدة منها التخطيط الاستراتيجي طويل المدى القائم على تحليل المخاطر والتهديدات وكيفية حل أي مشكلة طارئة وتقييم نقاط الضعف والقوة ضمن المنظمة لوضع خطة بعيدة الآجل تضمن الوصول للهدف، والتخطيط التكتيكي قصير المدى الموضوع لتحقيق هدف خاص بقسم أو منطقة معينة لتحسينها أو إنتاجية أعلى وغيرها، والتخطيط التشغيلي الذي يدمج بين النوعين السابقين من خلال استخدام التكتيك لتحقيق الهدف الاستراتيجي البعيد الآجل.

• التنظيم الجيد:

بناءً على نوع التخطيط يقوم المدير في تطوير برنامج الخطط والإجراءات اللازم وتوزيع الموارد والمهام على الموظفين وتنظيم الميزانية والقسم المالي وكل ما يلزم لخلق بيئة إنتاجية، قد يحتاج المدير للتنسيق والتنظيم مع مختلف الإدارات الأخرى ضمن المؤسسة، على سبيل المثال التعاون مع قسم المالية والموارد البشرية.

يجب أن يتأكد المدراء من فهم كل موظف لطبيعة عمله وواجباته الفردية ومساعدته في أي خطوة يحتاجها، مع الانتباه إلى تخصيص الوقت الكافي لإتمام العمل وإعطائه القدر المناسب له من الأعمال بحيث لا يفوق حجم طاقته الإنتاجية بمعدل كبير.

• القيادة الحكيمة:

تهدف هذه المرحلة إلى تحفيز القوى البشرية العاملة والتأثير على سلوكها في الوظائف للوصول إلى الهدف، فهي تركز على توجيه وإدارة الأشخاص وليس المهام، يجب أن يتمتع المدير بالعديد من المهارات الأساسية مثل الاتصال والاستماع الفعال ليكون قادرًا على التواصل مع فريق العمل بفاعلية وتشجيعهم على القيام بالمهام على أكمل وجه وتوظيف كل ما لديهم من قدرات في اجتياز المشكلات التي تعترض عملية الإنتاج.

تكمن قوة المدير هنا في معرفة اللحظات المناسبة التي يكون فيها الموظف بحاجة إلى التوجيه والتشجيع للاستمرار وتقديم نوع من الثناء له عند القيام بعمل إيجابي وكيفية إيصال تلك الفكرة، كل ذلك يعزز من الروح المعنوية للفريق ويحقق إنتاج أعلى، بعيدًا عن مبدأ السلطة والرقابة المباشرة والقاسية.

للقيادة طرق متعددة لتتناسب مع إدارة أي موقف أو حالة مختلفة، منها التوجيه الإداري من خلال توجيه الموظفين عبر القرارات الاستراتيجية والأوامر الإدارية بناءّ على المبادئ العامة للشركة تعد هذه الطريقة مناسبة للموظفين الجدد بسبب حاجتهم إلى توجيه في مراحلهم الأولى، كذلك التدريب الإداري من خلال تقبل آراء الموظفين والعمل على تطويرها بشكل تعاوني.

يوجد أيضًا أسلوب الدعم الذي يركز على اتخاذ القرار من قبل كل من المدير وأعضاء الفريق معًا وهو مناسب للأشخاص الذين يتمتعون بمهارات متطورة لكنهم ليسوا متسقين في أدائهم بشكل كامل، أمّا التفويض فيقوم القائد بتقديم القليل من التوجيه لموظفيه ويترك لهم إدارة وتنفيذ العمليات والمهام اليومية بينما ينشغل هو في تحقيق رؤية المشروع والأهداف الادارية عالية المستوى، وهو مناسب للموظفين المتمكنين من عملهم.

• الرقابة والتحكم:

في هذه المرحلة يتم تقييم كيفية تنفيذ الخطط والإجراءات المحددة وإجراء أي تعديل ضروري على الأنشطة الاساسية بما يضمن تحقيق الغايات والأهداف التنظيمية، بما في ذلك إدارة ومراقبة وظائف وعمل الفرق وتقييم جودة العملية من خلال قياس الأداء عبر التقييمات واستطلاعات الرأي والنظر بتعليقات الموظفين.

يجب على المدراء تقديم أي ملاحظة إيجابية يجدونها واقتراح تحسينات على العملية وتقديم المكافآت والحوافز المالية للموظفين ذوي أفضل أداء والاستثمار في برنامج تدريبي لتطوير وتنمية قدراتهم الإدارية والقيادية، قد تتطلب الخطة إجراء بعض أو مجموعة من التعديلات، يمكن أن تكون التعديلات على الميزانية أو الموارد أو أسس التوظيف وغيرها.

هل أنت من الباحثين عن الخبرة والمعرفة في كيفية إدارة الشركات واستنباط الأفكار والخطط الإدارية ومعرفة حاجة تلك الخطط للتعديل ننصحك بالتسجيل في دورات تدريبية في الادارة في لندن، الدورة التدريبية متاحة دورة تدريبية صفية في العديد من المدن والعواصم حول العالم أو من خلال الدورات التدريبية الإلكترونية أونلاين عبر الإنترنت.

ما هي المستويات الرئيسية للإدارة في الشركات؟

أيًا يكن مجال ونوع عمل المنظمات والشركات فإنّ تصنيف المستويات الإدارية يشمل ثلاث مستويات رئيسية، وهي:

الإدارة العليا: وهي التي يكون لقراراتها تأثير مباشر على كامل الشركة بالرغم من عدم مشاركتها في المهام والعمليات اليومية في الكثير من الأحيان فهم المسؤولين عن وضع الخطط الإستراتيجية، غالبًا ما يكونون من أعضاء مجلس الإدارة للشركة ويتخذون اسم الرئيس التنفيذي.

الإدارة الوسطى: هم من يعملون مع الإدارة العليا ويشرفون على العمال والموظفين لتحقيق الإنتاجية، يتم تسميتهم عادةً بالمدراء العامين أو الإقليميين.

الإدارة المنخفضة أو الإدارة الدنيا: هم المستوى الأدنى من الإدارة وتكون مهامهم غالبًا إشرافية، يعملون مع الفرق لتنفيذ المهام التي حددتها الإدارة العليا، تأثيرهم على سياسة المنظمة قليل نسبيًا مقارنةً بالمستويات الأخرى للإدارة، غالبًا ما يكونون مدراء أفرع أو فرق أو مشرفين على المناوبات في المنشآت ويمتلكون نفس الفكر الإداري.

ختامًا،

الحكمة والتأني والصبر صحيح أنّها ليست من أساسيات الإدارة المباشرة مثل التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم إلا أنّها الأساس الغعلي لنجاح أي مؤسسة أو مشروع، لذا كن حكيمًا وصبورًا ومتأني في كل مرحلة من مراحل الإدارة لتصل إلى ما تحلم به من إدارتك.