تنظيم المؤتمرات والمعارض: كيف تتجنب الأخطاء الشائعة؟

نُشِر في Jan 06, 2025 at 07:01 PM

بات تنظيم المؤتمرات والمعارض في المملكة العربية السعودية عنصرًا مهمًا نظرًأ لأهميتها في مواكبة التحولات الاقتصادية والاجتماعية القائمة وشرح كل ما هو جديد على الساحة الإقليمية والدولية لتحقيق أهداف الرؤية 2030. 

إذ أصبحت المؤتمرات والمعارض وسيلة أساسية للتواصل وبناء العلاقات وتسويق الأفكار في سوق يتسم بالنمو السريع، إن النجاح في هذا المجال يتطلب فهمًا دقيقًا للتفاصيل وتنسيقًا متقنًا بين جميع الجوانب، لذا إن كنت مهتمًا بهذا القطاع الحيوي تابع معنا في دليل إتقان تنظيم المؤتمرات والمعارض للسوق السعودي المتاح أدناه ﻹﻗﺎﻣﺔ فعالية تلبي التوقعات وتتجنب الأخطاء الشائعة.

كيف يمكنني إتقان فن تنظيم المؤتمرات والمعارض؟     

إن كنت تسأل نفسك هذا السؤال الهام وأنت في تجربتك الأولى في إدارة وتنظيم مثل هذه الأحداث الكبيرة فإنّ الإجابة تكمن بأنّ تنظيم المؤتمرات والمعارض مهمة تتطلب إبداعًا وإتقانًا ونجاح المعرض أو المؤتمر يعكس صورة إيجابية لأي منظمة، لذلك يحتاج المنظمون إلى التخطيط الدقيق والإبداع في التنفيذ ومعرفة دقيقة في أساسيات تنظيم معارض ومؤتمرات، لذا إن كنت أحد أفراد التنظيم سوف تساعدك الخطوات التالية كثيرًا في هذه المهمة: وهي:

التخطيط الأولي:      

بداية أي مشروع هو معرفة الهدف والرسالة منه، لذا ابدأ بتحديد أهداف ورغبات مشروعك بوضوح، هل تهدف إلى إطلاق منتج جديد؟ أم تعزيز العلاقات التجارية وتحقيق مبيعات أعلى؟ أو بناء فرق عمل مناسبة لتطلعاتك؟ في السوق السعودي، يُفضل التركيز على الغايات والأهداف التي تتماشى مع رؤية 2030 مثل دعم التطور والابتكار أو تعزيز ريادة الشركات.

بعد ذلك انتقل لتحديد الخدمات التي سيتم تقديمها للفئة المستهدفة من المعرض واحتياجاتها، ومن ثمّ ابدأ بإعداد ميزانية شاملة تغطي جميع الجوانب للمعارض أو المؤتمرات التي تقوم بتنظيمها، بما في ذلك اختيار المواقع المتميزة مثل مراكز المؤتمرات في الرياض أو جدة، بالإضافة إلى خدمات الضيافة والنقل الداخلي.

تحديد المكان والخدمات اللوجستية:     

الخطوة الثانية بتنظيم المعارض والمؤتمرات تتمثل في تحديد المكان المناسب وهي خطوة حاسمة تضمن تميز ونجاح الفعالية، لذا اختر مكانًا يتناسب مع رسالة الحدث وحجم الجمهور المستهدف المتوقع حضوره في مؤتمر كهذا، تعتبر المواقع التي تجمع بين الطابع العصري والتراثي مثل قاعات الدرعية أو العلا خيارًا جذابًا للفعاليات المقامة على أرض السعودية، نظِّم زيارات ميدانية للتأكد من جاهزية الموقع من حيث المعدات التكنولوجية وشبكات الإنترنت، مع التخطيط اللوجستي الدقيق لتوزيع المساحات اللازمة لجميع الحشود وتنسيق النقل والإقامة.

إعداد جداول العمل والبرامج:     

في الخطوة الثالثة من الخطة عليك تصميم جدول أعمال واضحًا ومتنوعًا يتضمن كلمات رئيسية وورش عمل وفرص للتواصل لضمان التطبيق والتنفيذ الصحيح لكل خطوة، ومن ثمّ حدد المتحدثين الرئيسيين، يمكنك انتقاء متحدثين محليين و دوليين بارزين قادرين على تقديم قيمة مضافة للحضور، إن كنت تقيم مؤتمرك أو معرضك داخل المملكة يفضل التطرق إلى المواضيع المرتبطة بالابتكار الرقمي أو المشاريع الكبرى مثل نيوم والقدية، مع ضمان تجارب تفاعلية للحضور من خلال ورش عمل والاجتماعات النقاشية التي تهتم بكل جوانب المعرض.

التسويق والترويج للحدث:     

لتسويق الفعالية للجمهور السعودي، ركز على استخدام وسائل التواصل الاجتماعي الرائجة مثل تويتر وسناب شات، إلى جانب الحملات التسويقية الرقمية والإعلان التقليدي، انشئ هوية بصرية عصرية تحتوي مواد مرئية احترافية لتعكس هوية الحدث والثقافة العامة للمملكة، استخدم المحتوى التحضيري مثل المقابلات المتخصصة مع المتحدثين لإثارة الحماس بين الجماهير الحاضرة.

التسجيل وإدارة الحضور:     

استخدم منصات تسجيل إلكترونية تدعم اللغتين العربية والإنجليزية لتلبية احتياجات المشاركين المحليين والدوليين، أرسِل تحديثات منتظمة تتضمن تفاصيل الحدث اللازمة، مثل جدول الأعمال ومواقع القاعات، مع توفير تجربة تسجيل ميسرة تشمل مناطق استقبال واضحة وترحيب يعكس الضيافة  التقليدية.

التنفيذ:      

هنا يتم تحويل الخطط إلى واقع، تتطلب هذه المرحلة التنسيق مع فريق متعدد التخصصات للتأكد من سير العمل بسلاسة، من المهم أن تعكس ترتيبات المعرض أو المؤتمر القيم الثقافية المحلية للمملكة مع استخدام أحدث التقنيات لتقديم تجارب استثنائية للحضور، لا تنسى التأكد من اختبار المعدات الفنية المختلفة مسبقًا ومعالجة أي مشكلات بسرعة.

المتابعة حتى ما بعد الحدث:     

بعد انتهاء أي ﻣﺆﺗﻤﺮ أو معرض لا بدّ من تقييم إن كان ناجحًا أم لم يلبَِ التوقعات، يتم ذلك عبر جمع التعليقات من الحضور والمتحدثين لتقييم حجم النجاح وتحديد مجالات التحسين، كما يتوجب عليك إرسال رسائل شكر مميزة لجميع العملاء والرعاة والمتحدثين والحضور.

التطوير المستمر:     

ابقَ على اطلاع بأحدث الاتجاهات والتقنيات في تنظيم الفعاليات، وراجع خطة عملك بشكل دوري واستخدم الدروس المستفادة من الفعاليات السابقة لتطوير استراتيجيات تنظيمية مبتكرة.

كيف يفيد التدريب على تنظيم المعارض والمؤتمرات في تعزيز إمكانياتك؟     

يساهم التدريب الجيد على تنظيم المعارض والمؤتمرات في تمكينك في مجال تخطيط وﺗﻨﻈﻴﻢ المؤتمرات والمعارض وتطوير مهاراتك الإدارية والتخطيطية، كما يمنحك فرصة ذهبية لاكتساب أفضل الممارسات لتنظيم وإدارة الفعاليات بفعالية وكفاءة.

يوفر المحتوى التدريبي لك التعرف على أنواع المعارض ﻭﺍﻟﻤﺆﺗﻤﺮﺍﺕ لتطوير خطط تنظيمية فعّالة، وإدارة اللجان المشاركة وتحفيزها لتنسيق الفعاليات بنجاح ووضع استراتيجية ترويجية شاملة خطوة بخطوة لتعزيز صناعة المؤتمرات والمعارض والإلمام بكل جوانب إدارة المؤتمرات والمعارض، بما في ذلك الجوانب المالية والتنظيمية والتعامل مع الموارد البشرية وإدارة الوقت والمكان والمواد بشكل فعال وكيفية تقييم ومتابعة الأنشطة لضمان تحقيق الأهداف.

يعد هذا البرنامج التدريبي واحد من أهم دورات علاقات عامة في دبي التي يقدمها مركز لندن بريمير سنتر للتدريب صفيًا في المدينة القريبة للسوق السعودي من قبل مجموعة من الخبراء المتخصصين، وهو يجمع ما بين المحاضرات النظرية وتمارين لعب الأدوار والمناقشات ودراسة قضايا واقعية يواجهها المشاركون لتوفير تدريب عملي وفعال يطور من قدرات ومهارات المتدرب ويقدم له كل المعلومات التي يحتاجها، نقدم خدماتنا أونلاين أيضًا (Live online learning)، يمكنك الاطلاع على دورات خاصة في التدريب الذاتي التي يوفرها المركز عبر منصة (Self-learning) في العديد من المجالات الهامة.

تستهدف الدورة كلًا من المنظمين والمدراء والمشرفين المشاركين في تنظيم وتخطيط وإدارة الاجتماعات الرسمية الكبيرة والفعاليات الرئيسية، إضافة إلى العاملين في العلاقات العامة، ويتوقع أن يكتسبوا في نهايتها خبرة في التخطيط والتنظيم والقيادة الإستراتيجية والتحليل، إضافةً إلى امتلاك مهارات التواصل وبناء العلاقات ومعرفة كيفية متابعة الآراء بفعالية.

هل تعلم هذه الحقائق حول تنظيم المؤتمرات والمعارض؟     

باتت اليوم عملية تنظيم فعاليات ناجحة أكثر تعقيدًا من أي وقتٍ مضى لكنها أيضًا ذات تأثير أكبر، إليك عشر حقائق جوهرية متعلقة بهذه الصناعة تساعد على نجاح أي مؤتمر ومعرض  بشكل عام:     

• استخدام التكنولوجيا والتقنيات الحديثة يزيد الحضور بنسبة 20% ويُحسن الإنتاجية بنسبة 27%، كما يخفض التكاليف بنسبة 30%.     
• تعد المعارض الدولية والمحلية خيارًا اقتصاديًا للتواصل وتوسيع شبكة العلاقات.     
• تجذب المعارض عملاءً جددًا بنسبة تزيد عن 50%، إذ تكون معظم هذه النسبة من المشاركين في مثل هذه المعارض لأول مرة.     
• حوالي 54% من الحضور في مثل هذه الفعاليات يقومون عادةً بتنصيب التطبيقات الخاصة بالمعارض أو المؤتمرات على هواتفهم الذكية.     
• وجود المنافسين في مكان واحد يعزز من قدرة الحاضرين على اتخاذ قرارات شراء مدروسة، حيث أكد 91% من الأشخاص الذين شاركوا في المعارض بأنّها ساعدتهم في ذلك.     
• تعتبر المؤتمرات والمعارض فرصة ذهبية للرعاة إذ يبحث 75% منهم عن شراكات جديدة في مثل هذه الأحداث.
• مدة العروض المثالية هي بين 20-30 دقيقة فهي تحافظ على انتباه الحضور قبل أن يبدؤوا بالشعور بالملل.
• قبول المدفوعات الرقمية ضروري في أي مؤتمرات ومعارض وجزء أساسي من نجاحها،    
• 70% من المنظمين يقيسون النجاح عبر التفاعل الرقمي.
• 77% من صناع القرار وجدوا موردًا جديدًا في آخر حدث قاموا بالمشاركة فيه.   

ختامًا،     

لا يمكن اعتبار تنظيم المؤتمرات والمعارض بالمملكة مجرد إنجاز لحظي، بل هو استثمار في مستقبل الشركة وتوجهاتها الاستراتيجية الشاملة، ومن خلال تخطيط دقيق وتنفيذ احترافي يمكن لأي جهة منظمة محلية كانت أو عالمية تحويل تلك الأحداث الحيوية إلى حقيقة ملهمة تدعم تطلعات الرؤية 2030 المرجوة وتعزز مكانتها في السوق الوطني التنافسي وتفتح لها أفق عملية لم تكن بالحسبان.