تحسين المشتريات: أفضل الممارسات لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتوفير التكاليف

منهجية تحسين المشتريات من أكثر الأمور أهميةً للحفاظ على تقدم الشركات التجارية وإعطائها ميزة تنافسية، خاصةً الناشئة، لأنّ عدم تحصيل أقصى عائد من نفقات المشتريات ينعكس مباشرةً على الأرباح النهائية ويزيد من التكاليف.

لذا سنقدم في مقالنا التالي تعريف بعمليات تحسين المشتريات العامة والعواقب والفوائد المتعلقة بها، مع استعراض عدد من سبل التحسين التي من شأنها مساعدتك في الوصول إلى إدارة تحسين مشتريات فعالة.

ماذا يعني تحسين المشتريات (Procurement Optimisation)؟

يشير مصطلح تحسين المشتريات إلى نظام أو نهج جماعي تقوم به الإدارات للاستفادة المثلى من عمليات الشراء الخاصة بها في محاولة لتقليل تكاليف الإنتاج وتعظيم الكفاءة، مع المحافظة على نفس مستوى جودة المنتجات والخدمة، يتم ذلك من خلال الاستثمار في التكنولوجيا والأشخاص والعمليات لتعزيز عمليات الشراء وشبكات الموردين.

تهدف عمليات الشراء إلى توفير جميع قوائم الاستراتيجيات والإجراءات المعتمدة من قبل الشركة لتأمين المواد والسلع والخدمات اللازمة لإتمام العمليات والمهام اليومية، بما في ذلك مناقشة وتحديد مصادر الشراء وعمليات التفاوض على المناقصات والأسعار وعمليات الاستلام والموافقة وحفظ السجلات الداخلية والخارجية.

لا يتوقف دور المشتريات عند هذا الحد بل يمتد دورها على المستوى العالمي ليشمل تحسين عمليات الشركة لتعظيم الكفاءة وخلق قيمة تجارية مهمة.

تمس عملية الشراء جميع الأقسام التنظيمية وتؤثر بشكل مباشر على الإيرادات، وبالتالي من الواجب المحافظة على سير العملية بسلاسة باستخدام المراجعات المنتظمة لكل ما يعمل بشكل جيد وما يحتاج إلى حلول بهدف تحقيق كفاءة أكبر.

يضيف تحسين المشتريات قيمة ملحوظة على عمل المؤسسة ككل ويضمن تحقيق الكفاءة في الشراء الأمر الذي له تأثير أحجار الدومينو لردود الفعل الإيجابية داخل المؤسسة بأكملها.

ما هي عواقب عدم تحسين المشتريات؟

تجاهل أنظمة تحسين المشتريات يعني ظهور المشاكل في أداء وظائف قسم المشتريات، قد تأتي المشاكل من أي جانب، وهذه نبذة عن بعض منها:

• التواصل الخاطئ ضمن القسم الواحد أو بين عدة أقسام، الأمر الذي قد ينتج عنه عمليات إشراف خاطئة أو ازدواجية العمل.
• التتبع السيء للطلبات، هذا يعني تأخير في جدول التسليم.
• صعوبة العثور على المستندات، مثل العقود والفواتير والقرارات وغيرها، مما يعني هدر وقت الموظفين.
• سوء تحديد معايير اختيار الموردين، مما قد يعني أنّ المنتج أو الخدمة لن تلبي متطلبات الشركة.
• تعدد الطلبات بدون رقابة أو تحسين الذي يسبب زيادة في تكاليف الشراء.

ما هي فوائد تحسين المشتريات؟

من مصلحة الشركات الاستثمار في خطوات تحسين المشتريات في سبيل تحقيق فوائد تعود عليها، يمكن من خلال التسجيل في دورة من دورات تدريبية في المشتريات في لندن الحصول على تدريب كافٍ وتعزيز معرفتك في مجال المشتريات وتحسينها والحماية من نقص الإمدادات:

- خفض الإنفاق:

يعلم الموظفون المطلعون على سياسة مشتريات الشركة جيدًا ما يحتاجون إليه حقًا للقيام بمهامهم، بالتالي فإنّ جميع طلباتهم ستكون تحت السيطرة، إضافةً إلى ذلك يمكّن التوريد الذكي قسم المشتريات من تنظيم الموردين الجدد ووضعهم في خانة المنافسة لتوفير أفضل قيمة ممكنة مقابل المال.

- زيادة الهامش:

تحقق النفقات المنخفضة وفورات مالية للشركات تمنحها نفوذًا حقيقيًا، إذ بمجرد خفض التكاليف يرتفع صافي هامش الربح الإجمالي بشكل أكبر مما لو كان حجم المبيعات قد ارتفع.

- زيادة الإنتاجية:

تُبسط أدوات التحسين الرقمية من التفاعلات وتعزيز الإنتاجية فهي تقوم بإدارة الطلبات المدمجة في عمليات الطلب والتفاوض وتساعد في اتخاذ قرار الموافقة على الطلبات وفقًا للميزانية المخصصة، مع تقييم الموردين وإدارة المدفوعات وما إلى ذلك من أعمال.

- منع المخاطر:

يخفف تحسين المشتريات بعض المخاطر، فهو يضمن المراقبة الصحيحة لعمليات التسليم وعدم تعطل سلاسل التوريد، كما يضمن الدفع للموردين وفق الجداول المحددة، وبالتالي تجنب النزاعات، علاوةً على إمكانية تحديد التجاوزات في الميزانية وأعطال النظام والتعامل معها بسرعة.

- خلق القيمة:

في المؤسسات التي تستثمر في تحسين المشتريات يخلق قسم المشتريات قيمة كبيرة لها، فهو يُعد نظامًا كاملًا لخدمة مصالح الشركة، سواء من خلال تقديم منتجات وخدمات ذات جودة عالية أو باعتماد استراتيجيات المسؤولية المجتمعية للشركات.

ما هي أفضل استراتيجيات تحسين المشتريات بالنسبة للشركات؟

لتحقيق أقصى استفادة من إدارة تحسين المشتريات يجب اتباع السبع ممارسات الرئيسية التالية:

- تحديد الأهداف:

تحقيق الأهداف غير ممكن دون تحديدها، يحب أن تسأل نفسك ما هي أهدافك الشاملة؟ وما هي الإجراءات التي تساعد في تحقيقها؟ عند الحصول على إجابة على تلك الأسئلة يمكنك وضع خطة واضحة لما تريد تحقيقه وتركز على تطويرها.

- تحديد احتياجات الشراء:

الخطوة الأهم في سبيل تحسين المشتريات هي تحديد متطلبات واحتياجات المؤسسة، قم بالإجابة على الأسئلة التالية لوضع تصور أوضح:

• ما هو الهدف من العمل؟ وما الشيء المراد تحقيقه بتلك المشتريات؟
• من هم المستفيدون من المشتريات، هل هم العملاء أم الموظفون أم المساهمون؟ ما هي حاجة كل مجموعة؟
• من هم الموردون القادرون على تقديم أفضل قيمة مقابل المال بناء على استراتيجية التسعير والإطار الزمني للتسليم ومعايير الجودة وظروف السوق الحالية (الطلب) وغيرها من العوامل الأخرى؟
• ما هي العوامل المساهمة في ملاءمة المورد للأهداف رفيعة المستوى أو تنتقص منها؟

- العثور على الموردين المناسبين:

العثور على المورد المناسب يعتبر أمر بالغ الأهمية في التحسين المستمر، لذا يجب التركيز على إيجاد المورد الأنسب لمتطلبات العمل والميزانية والموقع والأهداف ومستوى الجودة، مع مراعاة نوع القطاع الصناعي الذي تعمل به ونموذج عملك، يضمن ذلك استخدام أحدث التقنيات والمنتجات، بالتالي زيادة في الأرباح.

- تحليل التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) للمشتريات:

يشمل مفهوم التكلفة الإجمالية للملكية إجمالي تكاليف امتلاك منتج أو خدمة، بما فيها التكاليف الأولية للملكية وغيرها من الرسوم الجارية فهو يشمل كل شيء من الإهلاك إلى المصاريف التشغيلية إلى الصيانة، تبرز أهمية (TCO) من قدرتها على مقارنة القيم النسبية للخيارات المختلفة ضمن العمل.

- التحقق من البيانات:

التحقق من دقة البيانات واتساقها خطوة هامة في التحسين، يمكن القيام بذلك من خلال استخدام أداة للتحقق من صحة المعلومات والبيانات للتأكد من الإدخال الصحيح لجميع البيانات في النظام، ومن ثمّ التأكد من وضوح تلك البيانات الصحيحة أو غير الصحيحة عن طريق إجراء عملية تدقيق شاملة مع أصحاب العلاقة الداخليين قبل المتابعة.

- استخدم الأتمتة:

تفيد الأتمتة في تبسيط العمليات وتقليل الوقت اللازم لإكمال المهام وتقليل الأخطاء البشرية والاحتيال، مع المساعدة في إدارة كميات كبيرة من البيانات والتحكم بها التي قد تفيد عند محاولة إيجاد طرق جديدة لإدارة الموردين وممارسة الأعمال وتحسين سلسلة التوريد.

- الاستثمار في نموذج متطور لإدارة العلاقة مع الموردين (SRM):

تساعد إدارة العلاقة مع الموردين SRM المتطورة في تحقيق وتطوير الهدف الاستراتيجي للشركة، فهي جزء أساسي من نموذج عمل كل شركة وتضمن حلاً شاملاً لإدارة المشتريات.

يجب أن تتضمن كافة الأدوات المطلوبة لإدارة كامل العملية من المصدر إلى الدفع، والذي يمكن أن تشمل كل من شراء السلع أو الخدمات نيابةً عن الشركة والتفاوض على السعر والشروط مع الموردين ومناقشة العطاءات من البائعين أو الموردين المحتملين والتعاقد معهم بحسب الحاجة، إضافةً إلى إدارة العلاقات القائمة مع هؤلاء البائعين وتتبع الأداء مقابل الأهداف.

ختامًا،

إنّ برنامج تحسين المشتريات عنصر هام واستراتيجي في تطوير الأعمال، ويحتاج إلى تخطيط شامل وبحث جيد والكثير من الخطأ والتجربة لبناء برامج شراء مضمونة.