دور ممارسات اختيار البائعين في رفع مستوى "إدارة مشتريات المشروع"
نُشِر في Jul 23, 2023 at 10:07 AM
تلعب عملية اختيار البائعين دوراً أساسياً في إدارة مشتريات المشروع؛ حيثُ أنها تؤثر بشكل كبير على احتمالية نجاح المشروع أو فشله، لذلك ظهرت ممارسات عديدة يجب الانتباه لها عند إدارة المشتريات في أي مشروع.
في هذا المقال سنتعرف معاً على أهم 7 ممارسات يمكن تنفيذها، لتحسين إدارة مشتريات المشروع، تفضل بالقراءة..
ما هي أفضل ممارسات إدارة مشتريات المشروع؟
يوجد عدد كبير من الممارسات الفعالة لإدارة مشتريات المشروع، وتعتبر قائمة الممارسات التالية أكثرها أهميةً:
- إجراء بحث شامل عن السوق:
إن إجراء مجموعة من الأبحاث الشاملة للسوق التي تريد الدخول إليها يعتبر من أهم ممارسات إدارة مشتريات المشروع؛ حيثُ تتضمن هذه المرحلة إجراء تحليل ودراسة مفصلة للأسواق بهدف تحديد البائعين المحتملين (الذين يمكن التعامل معهم) وجمع المعلومات عنهم وعن المنتجات والخدمات التي يقدمونها.
تقدم هذه الدراسة والأبحاث لمديري المشاريع القدرة على فهم كيفية التنافس بين البائعين، من حيث الجودة أم من حيث التكلفة أم غيرها، بالإضافة إلى معرفة اتجاه الصناعة وكيفية التسعير، وتحديد ماهية المخاطر المحتملة المرتبطة بإدارة المشتريات أو المبيعات، تذكر أنه من دون هذه الأبحاث لا يستطيع المديرون إدارة المشاريع، أو اتخاذ القرارات الصحيحة، أو اختيار البائعين المناسبين للمشاريع.
- تحديد متطلبات المشروع بوضوح:
يتم في بداية إدارة المشروعات التخطيط بشكل شامل لتحديد ما هي متطلبات المشروع بالتفصيل، وذلك لكي يستطيع البائع فهم ما هو مطلوب منه، تتضمن هذه الممارسة تحديد وإدارة المواصفات القياسية للمشروع واحتياجاته بشكل أكثر تفصيلاً، وتشمل هذه المرحلة ما يلي:
- معايير الجودة.
- المتطلبات الفنية.
- الجدول الزمني للمشروع.
بالإضافة إلى أي معيار يتعلق بالمشروع قد يجده البائعون (أو قسم إدارة مشتريات المشروع) ضروري.
تساعد متطلبات المشروع المفصلة والدقيقة على التخلص من الارتباك والقلق الذي قد يشعر به البائع أو الأعضاء العاملون في قسم إدارة المشتريات، أضف لذلك فإنَّ المتطلبات الواضحة تسمح للبائعين بتقديم مقترحاتهم لتحسين إدارة مشتريات المشروع، وتسليم ما هو مطلوبٌ منهم في الوقت المحدد.
- تحسين عملية التواصل الفعال:
يعد التواصل الفعال مع البائعين المفتاح الرئيسي في إدارة الشراء الفعالة والناجحة؛ يجب على فريق المشروع إنشاء قنوات اتصال واضحة مع البائعين أو الموردين، بالإضافة إلى ضرورة الحفاظ على اتصال شامل ومنتظم معهم، وذلك خلال كامل فترة عملية الشراء الخاصة بالمشروع.
يجب أن تحتوي عملية التواصل مع البائعين على ما يلي:
- تزويد البائعين بكافة المعلومات حول المشروع ومتطلباته والتوقعات الموضوعة حوله.
- الرد بشكل مباشر وفوري على جميع أسئلتهم ومخاوفهم.
- حل المشكلات التي قد يثيرها أحد البائعين بشكل فوري.
تذكر أنه من خلال تطوير عملية التواصل مع البائعين، يمكن لأي مدير مشروعات إنشاء علاقات مهنية تعاونية مع البائعين، مع ضمان الاستمرارية والنجاح لكلا الطرفين.
قد تضطر في بعض الأحيان إلى إجراء دورات تدريبية مثل دورات إدارة الموارد البشرية ودورات إدارة المشاريع لندن بغرض تحسين مهارات الإدارة والتواصل لدى موظفيك.
- إجراء مفاوضات فعالة للوصول إلى عقود مرضية:
عند التفاوض مع البائعين بهدف إنشاء العقود لا بدَّ من تطوير المرحلة السابقة (التواصل الفعّال)، بحيث يجب على مديري المشاريع الانخراط في عمليات التفاوض للوصول إلى عقد يضمن تحقيق المنفعة لمشروعات الشركة من جهة، وللبائعين من جهة أخرى.
تتضمن عملية التفاوض مع البائعين تحديد عدة أشياء مهمة، لعلَّ أبرزها ما يلي:
- التسعير المناسب لـ ميزانية المشروع.
- نظام الدفع وشروطه (شيكات، كاش، تقسيط، وغيرها).
- الجداول الزمنية اللازمة لاستلام متطلبات المشروع من البائعين.
- توثيق العقد وتوفير جميع الضمانات لكِلا الطرفين.
-
تحديد وإدارة حقوق الملكية، مع وضع آلية مناسبة لحل الخلافات والنزاعات.
تعتبر مهارة التفاوض مع البائعين من الأمور المهمة جداً، والتي تساعد مديري المشاريع على توفير نماذج عروض متميزة للمشروع، بالإضافة إلى إدارة المخاطر التي قد تنشأ، وتقليلها قدر الإمكان.
- تشكيل إدارة خاصة للعقود:
بعد إبرام عقود المشاريع، لا بدَّ من إعداد إدارة فعالة وخاصة بالعقود، وذلك بهدف ضمان امتثال البائعين لمتطلبات المشروع، تتضمن هذه الممارسة أو المرحلة العديد من الإجراءات، منها:
- توثيق الالتزامات بالعقد بين كلا الطرفين.
- مراقبة أداء البائعين، ومقارنته مع المعايير المتفق عليها.
- إدارة التغيرات والاختلافات التي قد تحصل في كمية الشراء أو في مضمون العقد بنجاح.
تهدف هذه الممارسة إلى تقليل المخاطر التي قد تنشأ في المستقبل إلى حدّها الأدنى، وضمان عدم تغيير البائعين بالتزاماتهم تجاه برنامج المشروع، وتحقيق علاقات مثمرة وودية معهم.
- مراقبة وتقييم أداء البائع:
تعد مراقبة وتقييم أداء البائعين من الأمور الأكثر أهمية في عملية إدارة مشتريات المشاريع؛ وذلك لكي تستطيع ضمان التزام البائعين ووفائهم لجميع بنود العقد دون الإخلال بأي منها، بالإضافة إلى تقديم خدمات وسلع ومنتجات بأسعار مناسبة وجودة عالية.
لا يمكن إعداد تقييم لأداء البائعين دون صياغة مفهوم مهم؛ وهو مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)؛ حيثُ تفيد هذه المؤشرات في قياس أداء البائع ومعرفة الاتجاه الذي يسلكه في التعامل مع المشروع، ومن جهة أخرى، تسمح هذه المؤشرات بتحديد المجالات التي يمكن التحسُّن بها في المشروع، مع إمكانية تقديم النصيحة والملاحظة الفعالة للبائع لتحسين العمل التنظيمي معه.
- إجراء تدقيق وتقييم دوري لعمليات الشراء في المنظمة:
تساهم عمليات التدقيق والتقييم الدورية في رفع مستوى إدارة مشتريات المشروع بشكل كبير، فهي تسمح بتحديد نقاط الضعف والقوة التي تملكها الشركات، وتحديد مجالات التحسن، ويمكن اعتبار ما يلي هو أهم الإجراءات ضمن هذه الممارسة:
- تحليل ودراسة مؤشرات قياس الأداء الرئيسية الموضوعة في الخطوة السابقة.
- تنفيذ مراجعة ومتابعة دورية لعمليات أو طلبات شراء المواد التي تحدث في الشركة (مثل إدارة العقود، واختيار البائعين، وأداء المشتريات العام، وغيرها).
- تقييم مدى فائدة مهام الشراء المختلفة، والتي يقوم بها أي قسم في الشركة.
تذكر أنه باستخدام هذه الممارسة، يمكن تحديد نقاط الضعف ومعالجتها، وتعزيز نقاط القوة، وزيادة كفاءة دورة إدارة المشتريات وأصحاب المصلحة في الشركة.
في الختام، نجدُ أنَّ اتّباع ممارسات اختيار البائعين السابقة من أهم البنود التي يجب وضعها بعين الاعتبار عند إدارة مشتريات المشروع، ولكن تذكر أنه لا يمكن حصر عملية اختيار البائعين وفق هذه الممارسات، بل هناك عدد كبير منها يمكن تنفيذه بواقعية، ولكنَّ ذلك يتمُّ بناءً على طبيعة برامج الشركات ومشاريعها وأهدافها.
