كيف ساعدت مراحل إدارة المشروع في التحكم بالمشروعات ونجاحها؟

لا تنجح جميع عمليات المشاريع بشكل دقيق دون تنفيذ مراحل إدارة المشروع الأساسية، إذ أن الهدف من هذه المراحل ضمان دقة التخطيط للمشروع والمراقبة لجميع العمليات اللازمة، للوصول إلى مرحلة تسليم مشروع ناجح.

تتضمن مراحل إدارة المشروع الرئيسية من خمس مراحل أو خطوات، متمثلةً في دورة حياة المشروع كاملًا. تابع القراءة لتتعرف على هذه المراحل وكيف يتم تطبيق كل مرحلة.

لماذا مراحل إدارة المشروع الخمسة مهمة؟

تتمثل أهمية مراحل الإدارة للمشروع في وضع تقسيم لجميع المهام بالمشروع، أي أنه يحقق تنظيم العمل وفق خطوات واضحة أساسية، ووضع جدول زمني دقيق للبدء والانتهاء من التنفيذ، فهي تساعد مدير المشروع على ضمان تحقيق الإنجازات المُرادة، وفيما يلي عدة نقاط تبرز الأهمية لمراحل إدارة المشاريع:

• إنها تساعد في تحديد منهجية العمل والتخطيط وإعداد الاستراتيجية التي يتم اتباعها من الفرق، وهذا يسهّل على المدير التنفيذ والتحكم بالعمل.
  
  
• إنشاء تخطيط خاص بنتائج المشروع، ليتم دراسة تقييم هذه النتائج.
  
  
• مراقبة أداء المشروع باستمرار، وذلك يساعد في التحكم بالمشروع والاستمرار في تطوير العمل، ووضع التقييم لكل خطوة يمر بها المشروع.
  
  
  

ما هي خطوات إدارة المشاريع الخمس Project Management Phases) )؟

لإدارة المشروع الكثير من المسؤوليات والمهام التي تستند إلى خبرة المدير. وتحتاج هذه المهام إلى مجموعة من المهارات المتاح تعليمها ضمن دورات إدارة المشاريع لندن ودول غيرها يتاح فيها دورات مماثلة.

قبل بداية تنفيذ أول عملية من المشروع يتم تحديد أهداف رئيسية للوصول إليها في نهاية المشروع وخطة ممنهجة للسير وفقها، فهذا ما يحتاج إليه نجاح المشروع، ومن ثم يتم البدء في إطلاق أول مرحلة من مراحل إدارة ﺍﻟﻤﺸﺭﻭﻉ، والتي تتضمن كالتالي:

- مرحلة بدء المشروع:

وهي المرحلة الأولى، وتتمثل في تحويل فكرة المشروع إلى هدف حقيقي، ويتم تنفيذ هذه المرحلة من خلال إعداد خطة شاملة، ودراسة الجدوى، وتعيين المدير وفريق العمل، وتحديد فترة زمنية متوقعة، وتحديد المخاطر، وعدة تفاصيل أخرى تكون مجمّعة ضمن وثيقة واحدة تسمى ميثاق المشروع. الخطوة التالية يتم اختيار أصحاب المصلحة المعنيين بهذا المشروع والتواصل معهم وإشراكهم في جميع التفاصيل. وتهدف هذه المرحلة إلى التأكد من كون المشروع يلائم احتياج العمل.

- مرحلة تخطيط المشروع:

المرحلة الثانية يتم من خلالها دراسة إدارة المشروع عن طريق وضع الخطط لجميع التفاصيل فيه، مثل تحديد وتوزيع مهام العمل على أعضاء الفريق، ووضع إطار زمني لكل مهمة، وتفصيل المهام للأعضاء بتنظيمها ضمن قائمة، ويضع المدير التصميم الخاص بالمشروع. كما يكون فريق العمل مسؤولًا عن تنظيم وإدارة الموارد.

- مرحلة التنفيذ:

المرحلة الثالثة يتم فيها البدء بالتنفيذ باتباع ما تم التخطيط له، إذ يبدأ فريق العمل في إنجاز المهام الموكلة إليهم، ويعمل مدير المشروع في تتبع العمل وإدارته مع مراقبة الجودة والالتزام بالجدول الزمني والتقيد بالميزانية، والاستمرار في التواصل مع أصحاب المصلحة، ومحاولة ضبط جميع الأمور لتكون تحت السيطرة.

- مرحلة المراقبة والتحكم:

تتمثل هذه المرحلة في مراقبة المشروع والإسراع إلى حل المشاكل بطريقة مناسبة تلائم سير العمل، فقد يواجه الفريق مثلًا مشكلة تؤدي إلى الانحراف عن المدة الزمنية الموضوعة في الخطة، أو عدم تطور المشروع على النحو المخطط له، لذا يعمل المدير على مراقبة جميع تفاصيل المشروع للتحكم بأي مشكلة تظهر بسرعة.

- مرحلة إغلاق المشروع:

بعد إنهاء جميع مهام المشروع يتم إغلاقه وتسليمه، وهي المرحلة الأخيرة من مراحل إدارة المشروع، ويتم فيها اجتماع الفرق مع المدير لمناقشة المشروع من حيث نجاحه أو فشله، فذلك يساعد في زيادة خبرة الموظفين وإنتاجيتهم، والتعلم من الأخطاء التي وقعوا بها خلال التنفيذ، فذلك سيكون مفيدًا في زيادة نجاح الشركة.

في الختام، تعد مراحل إدارة المشروع مهمة في تنفيذه والتحكم في جميع تفاصيله وإدارته بحسب الخطة الموضوعة، وتحقيق الأهداف التي وُضعت في المشروع بدقة أكبر.