أكبر 7 تحديات في إدارة المرافق وكيف تتغلب عليها

نُشِر في Jan 15, 2023 at 08:01 PM

من الطبيعي أن تواجهك عدّة تحديات في إدارة المرافق إن لم تكن منظّماً ومتابعاً لكلّ ما يمتّ إلى هذا المجال من دورات تدريبية ومعلومات، لذا فإنّ هذا المقال كُتِبَ خصيصاً ليرشدك ويساعدك في التغلب على تحديات إدارة المرافق وتجاوزها بسهولة.

لكن في البداية، ما المقصود بإدارة المرافق؟ وما التحديات التي يمكن أن تواجهك عند تصدّيك لهذه المهمة؟

ما هو مفهوم إدارة المرافق والعقارات (Facilities Management)؟

يُشير مصطلح إدارة المرافق إلى نظام إدارة احترافي يركّز على تقديم الخدمات اللوجستية، بالإضافة إلى خدمات الدعم الأخرى بكفاءة وفعالية، خاصة فيما يتعلق بكل من العقارات والمباني.

في الحقيقة،لا تتوقف مهمة مديري المرافق من مبانٍ وغيرها على العناية بالمبنى نفسه وتأثيثه أو صيانته، بل تتطلّب التعامل مع كل المستجدات والإصلاحات التي يحتاجها المرفق، فضلاً عن ضرورة تطويره وتحسينه بشكل دائم، إذ أنّ مديري المرافق مسؤولون عن خلق بيئة عمل آمنة ومريحة وصحية لموظفيهم وللزوّار أيضاً.

لك أن تتخيّل حجم التحديات اليومية التي تبزغ أمام أيّ مدير يحتاج إلى إدارة مؤسسة أو مرفق خدمي، وهذا ما يحتّم عليه أن يخطّط وينظّم ويفهم كل حيثيات إدارة المرافق ليتمكن من التغلب على أيّةِ صعوبات قد يتعرّض لها.

أكبر 7 تحديات في مجال إدارة المرافق

تواجه صناعة إدارة المرافق تحديات كبيرة يتطرق إليها أصحاب المؤسسات ومدراؤها، نعمد إلى إطلاعك على أبرزها لتستطيع الإحاطة بالجزء الأكبر منها والتصدي له:

1- ضبط الميزانية والتكاليف:

يطالب أصحاب المرافق مدراءها بتخفيض التكاليف إلى أقصى حد، ويتطلّب تخفيض التكاليف الاستعانة بالحلول الأكثر فائدة والأقل سعراً في كل المستلزمات، وهذا يحتاج إلى دراسة الميزانية جيداً والتخلي عن كل ما يرتفع سعره أو استبداله ببدائل أقل سعراً، لذا على مدير المرافق أن يتحلّى بمهارات التفاوض من أجل الحصول على أفضل عروض الأسعار من المورّدين.

2- صيانة المعدّات القديمة:

من حُسن إدارة المرافق أن يلتفت المدير والكادر الإداري والتنظيمي للمرفق أو المؤسسة إلى الأعطال التي يمكن إصلاحها، خاصة أن بعض الأصول والمعدّات تتطلب صيانة بسيطة لا تستدعي استبدالها بأخرى أبهظ منها ثمناً، وفي هذه الحالة على المدير أن يتمتّع بالمتابعة الدقيقة لكل تفاصيل العمل الدقيقة، وهذا يتطلّب تركيزاً عالياً للنجاح في تجاوز العقبات والتحديات لإدارة المرافق التي يسعى إلى إنجاحها وإطالة عمرها.

3- التمتع بالقدرة على التنسيق وإدارة تعدّد المهام:

يعدّ المدير المؤتمن على قطاع إدارة المرافق مع فريق عمله عقدة الحلّ لأيّ مشكلة تطرأ في العمل، لذا لا بدّ من القدرة على التنسيق وتوزيع المهام بين الأفراد، ولتحقيق أعلى درجات التنسيق في توزيع المهام يُفترض أن يلجأ المدير إلى اعتماد أنظمة وبرامج حاسوبية على شبكة الإنترنت لتنظيم العمل وإدارة المرافق على الوجه المطلوب.

إذ أنّ التعامل مع فريق العمل وضمان إنتاجيته يعتبر تحدياً حقيقياً لإنجاح إدارة أي مؤسسة أو مرفق عام، وهذا ما يوصل إلى التحدي الرابع من تحديات إدارة المرفقات العامة، وهو إدارة الوقت.

4- كفاءة إدارة الوقت:

لا شيء أثمن من الوقت، فهو الوقود الحقيقي للإنتاج، ويتطلّب تحقيق الأرباح والتميز لأي شركة أو مؤسسة أن يكون الالتزام بالوقت على رأس أولوياتها من صاحبها إلى أقل موظف فيها.

أي لا بد أن يتمتع المسؤول عن خدمات إدارة المرافق بـ مهارات تنظيم الوقت والتخطيط لمهامه ومهام فريقه، وينبغي الاستعانة بكل ما من شأنه أن يساعد على تنظيم الوقت من تطبيقات تجعل المهام محددة بالوقت، فتوفير الوقت هو توفير للمال دون شك.

5- القدرة على اتخاذ قرار بشأن استبدال المعدّات التقنية:

حيث يمكن لبعض الاستبدالات أن تؤدي إلى خلل في الميزانية المرصودة لعمل المرفقات ككل، حيث يؤدي التخطيط المُحكم إلى الحدّ من النفقات غير الضرورية والاستفادة من تجهيزات المرافق العامة أو الخاصة إلى أقصى حد، من هنا يجب دائماً الاحتفاظ بجزء من الميزانية لعمليات الإصلاح الضرورية والطارئة.

6- الحفاظ على نتائج أعلى مع ضغط العمل الكبير:

يقع على مدير المرافق تحديات كبيرة في طريقة تشغيل وإدارة المرافق بصورة ناجحة، لا سيما نتيجة مطالبته من قِبَل رؤسائه بمراقبة كل تفاصيل العمل، بالإضافة إلى أداء مهماته كلها على أكمل وجه، وحتى يستطيع أن ينجوَ من التقصير في أداء عدد كبير من المهام، يحتاج إلى تخطيط دائم.

7- العزلة والحياة الاجتماعية بدرجة صفر:

هذا التحدي من أكبر تحديات إدارة المرافق ويعتبر نتيجة للعمل الشاق والمسؤوليات الكبيرة التي تترتّب على عاتقك كمدير للمنشأة بأسرها، مِمّا يجعلك مضطراً للاعتذار عن كثير من المناسبات الاجتماعية من أجل إكمال متطلبات العمل.

في الحقيقة قد يتعرّض المسؤول عن إدارة الأصول والمرافق لصعوبات وتحديات كبيرة في كل مفاصل العمل، لكن لا شكّ أنّ هناك طريقاً للهروب، والهروب يكون بحل المشكلات والتغلب عليها، فكيف يمكن التغلب على تحديات إدارة المرافق؟

كيفية التغلّب على صعوبات إدارة المرافق:

يقول ديل كارنيجي: "الإدارة هي لعبة فكرية، فكلّما فكّرتَ بطريقة أفضل حقّقتَ نتائج أعظم. لذا فكّرْ جيّداً وانتقِ مَنْ يفكّر واعمل مع مَنْ يفكّر".

هذه النصيحة تلخّص الحلّ للتغلب على صعوبات وتحديات إدارة المرافق، إذ أنها تقوم على التخطيط السليم والتفكير المنطقي وتنظيم الأعمال، كما تتطلب توفر عدة مهارات في إدارة المرافق أهمها: مهارة التواصل، وإدارة الفريق والوقت والتنظيم، لذا فإنّ أبرز النصائح للتغلب على كل صعوبات وتحديات إدارة المرافق هي:

أتمتة صيانة المرافق:

لأنّ الاعتماد على الذكاء الاصطناعي في إدارة المرافق يجعل العمل منظماً وواضحاً، كما أنه يؤدي إلى تحسين كفاءة المنشأة.

تخصيص عمليات إدارة المرافق بما يتناسب مع احتياجات مؤسستك:

حيث يجب أن ينتبه المدير إلى إنفاق المال في الموضع المناسب، سواء كان الهدف صيانة المرافق أو إدارتها أو جدولة المهام.

إجراء الصيانة الوقائية بشكل دوري:

إنّ تنفيذ خطة الصيانة الوقائية PM لمنشأتك، يطيل عمر أجهزتك ويقلّل وقت العطالة عن العمل.

استخدام أحدث المعلومات والبيانات لقياس الأداء وتتبع عمليات إدارة المرافق:

يجب جمع معلومات متكاملة للعمليات المستدامة في قطاع إدارة المرافق مثل: الإصلاحات الطارئة، والرقم التسلسلي، ومعلومات الضمان للمعدّات، بالإضافة إلى تتبع ساعات عمل الموظفين، وهذا يعطي صورة واضحة على ما ستجنيه المنشأة من أرباح أو خسائر.

الاستفادة من معطيات وإنجازات إنترنت الأشياء:

إن إدخال التقنية والتكنولوجيا إلى العمل يضمن نجاحه، لذا فإنّ القدرة على توظيف معطيات إنترنت الأشياء سيؤدي إلى تجاوز كثير من التحديات التي تواجه أي مدير في إدارة المرافق أو المباني، إذ تعمل إنترنت الأشياء على تغيير الطريقة التي يفكر بها قادة المنشآت.

إنّ تطبيق هذه الحلول اليوم يسهم بشكل فعّال في توفير الوقت وخفض التكاليف وتحقيق أرباح أكثر للمنشأة والوصول إلى التغلب على التحديات التي تواجه إدارة المرافق بأنواعها.

ختامًا

لا بدّ أن العلم والتنظيم ينتصر في النهاية ويعطي نتائج أفضل، لذا فإنّ حضور دورات احترافية في سوق إدارة المرافق سيكون لها أكبر الأثر على نجاحك في إدارة منشأتك.

تأسيسًا على ذلك يدعوكم مركز LPC للتدريب لحضور دورات تدريبية في إدارة المرافق ببرشلونة، حيث تشتمل الدورة على عدة محاور مهمة، يمكنك التأكد بعد اجتيازها من أن منشأتك ستصبح على ما يرام بأكبر عوائد ربحية وبأقل مستوى من المشكلات.