استراتيجيات العمل: 6 استراتيجيات مثبتة لتحسين الإنتاجية
نُشِر في Oct 10, 2023 at 12:10 PM
استراتيجيات العمل غير الفعالة وسير العمل الخاطئ قادرة على تدمير الأحلام التي يصبو إليها أصحاب الأعمال من حيث الإنتاجية والفعالية لدرجة لا يمكن تخيلها، إذ أوجدت بعض الدراسات أن خسائر الشركات التجارية بسبب عدم الكفاءة تصل إلى 20-30% من إيراداتها.
لذا فإنّ إدخال بعض التحسينات البسيطة على استراتيجيات العمل وسيره يجعلها أكثر كفاءة، يُعرِِف المقال التالي بعملية سير العمل مع توضيح بعض الاستراتيجيات الفعالة للأعمال لضمان زيادة الإنتاجية.
ما هي عملية سير العمل (Workflow Strategies) ؟
مصطلح سير العمل من حيث التعريف هو مجموعة متعددة من الخطوات المتخذة لإكمال مشروع أو مهمة محددة، بما في ذلك تحديد المهام وتتبع التقدم والموافقة أو رفض العمل المكتمل، لذا عند إعداد استراتيجية سير عمل موحدة وموثوقة يمكن ضمان إكمال جميع المهام بفعالية وكفاءة.
يجب أن تتضمن استراتيجية سير العمل عددًا من العوامل، وهي:
- ما هي الخطوات المتخذة لإكمال المشروع أو المهمة؟
- من المسؤول عن تنفيذ كل خطوة؟
- ما هو المدة المحددة لإنجاز كل خطوة؟
- كيف يمكن تتبع تقدم تنفيذ المهام والإبلاغ عنها؟
بالرغم من أنّ استراتيجيات تحسين سير العمل قد تبدو وكأنّها استراتيجيات حديثة إلا أنّها بالفعل قديمة وتعود إلى بدايات ظهور خطوط التصنيع، حيث كان كل عامل مسؤول عن إنجاز مهمة مختلفة كجزء من أجزاء العملية الكلية، لتتعلم كيف تكون مساعد إداري ناجح تابع معنا في الفقرة القادمة للاطلاع على أهم استراتيجيات العمل التي من شأنها تعزيز الإنتاجية.
ما هي أهم استراتيجيات العمل لتحسين الإنتاجية؟
تعتبر استراتيجيات العمل أمرًا ضروريًا في بيئة العمل الحديثة لإنجاز المهام بكفاءة وفعالية، فيما يلي بعض الاستراتيجيات الفعالة للعمل، وهي:
- تقييم العمليات المستخدمة حاليًا:
بدايةً يجب وضع قائمة تحدد جميع العمليات المنفذة حاليًا، قد تشتمل القائمة على كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني أو طرق تتبع وإدارة المهام أو آلية التواصل مع الآخرين في الفريق وغيرها، بمجرد إعداد القائمة يجب تجميع جميع العمليات المتشابهة مع بعضها ليتم بعدها تقييم أداء كل منها بناء على الكفاءة، يتم الأمر من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
- ما هو الهدف والوقت اللازم لكل عملية؟
- ما هي نقاط الضعف المحتملة؟
- هل يمكن الاستغناء عن أي خطوة أو أتمتتها؟
- ما هي طرق تبسيط تلك العمليات؟
من خلال الإجابة على تلك الأسئلة يمكن تحديد المجالات التي تتطلب تحسين في الشركة، يمكن إيجاد عملية ما تتطلب وقتًا أقل مما هو موضوع لها أو يمكن تبسيط هذه المهمة أو أتمتتها.
- تعلم تحديد الأولويات بشكل فعال:
واحد من أهم دروس الإدارة هو تعلم تحديد الأهداف والأولويات بشكل فعال، وهو أحد أهم المهارات التي يجب تعلمها، بعض الأمور لا تحتمل التأجيل، بينما بعضها الآخر يمكن تنفيذه بغضون ساعات أو أيام أو أشهر، يجب أخذ الوقت الكافي لتقييم جميع المهام والأهداف المطلوبة وتحديد أولوية تنفيذها من الأكثر إلحاحًا إلى الأقل.
يوجد العديد من الأساليب التي تساعد في تحديد الأولويات، من أكثر الأساليب شيوعًا هو أسلوب Eisenhower Matrix الذي يساعد في تقسيم المهام إلى أربع فئات:
- مهام عاجلة ومهمة.
- مهام هامة لكنها ليست عاجلة.
- مهام عاجلة لكنها ليست مهمة.
- مهام غير عاجلة وغير مهمة.
عن طريق فرز المهام على الفئات الأربع يمكن تحديد أولوياتها وسرعة تنفيذ كل منها، أحد الأساليب الأخرى الشائعة هو أسلوب ABCDE والذي يقسم المهام على 5 فئات وفق الآتي:
- مهام من الدرجة (A) وهي ذات أولوية عاجلة تتطلب التنفيذ فورًا.
- مهام من الدرجة (B) وهي ذات أولوية متوسطة لكنها تتطلب التنفيذ قريبًا.
- مهام من الدرجة (C) وهي مهام ذات أولوية صغيرة تتحمل التأجيل لبعض الوقت.
- مهام من الدرجة (D) وهي مهام يمكن استبعادها بشكل تام.
- مهام من الدرجة (E) مهام جانبية غير متعلقة بشكل مباشر بالعمل.
- التعرف على القوى العاملة المتوفرة:
الشخص المناسب في المكان المناسب، هذه هي الطريقة الأفضل للمحافظة ﻋﻠﻰ كفاءة القوى العاملة في أي فريق عمل، لذا يجب أخذ الوقت الكافي لمعرفة كل من مهارات وقدرات الموظفين الخاصة ونقاط القوة والضعف لديهم وأساليب العمل المفضلة وما هي الأمور التي من شأنها تحفيزهم ودفعهم للأمام وما هي المهام التي أثبتوا جدارتهم بتنفيذها.
عند الحصول على كل تلك البيانات يمكن حينها اتخاذ القرار من أجل اختيار الموظف المناسب وتمييز الفرق بين الموظفين وتحديد دور كل موظف منهم وتحقيق أقصى استفادة من نقاط قوته ومهاراته، والبدء بإنشاء فريق عمل فعال ومتحمس.
في أي عمل عند وضع الشخص في مكانه الصحيح والمناسب له فإنّ ذلك سيكون بمثابة فوز بالنسبة له ولفريق العمل، وبالتالي سوف يقوم الموظف بتقليل الموارد الضائعة والوقت المهدور ويعزز من شعور التقدير والرضا لديه.
- إتقان استراتيجيات الاتصال:
التواصل الجيد هو مفتاح النجاح، بغض النظر عن نوع العمل المنجز عندما يكون أعضاء الفريق قادرين على الاتصال فيما بينهم بشكل فعال ستكون النتائج أفضل، ذلك يعني ضرورة إعداد بروتوكولات للاتصال والتحقق من فهم جميع أعضاء الفريق لها.
لكي يتم تطوير إستراتيجية تواصل فعالة يجب اتباع النصائح التالية:
- تحديد خطوط اتصال واضحة للمهام المختلفة، يساعد ذلك في التأكد من وجود الجميع وتحديد من المسؤول عن الإجابة على كل سؤال أو مشكلة معينة.
- اعتماد تطبيقات المراسلة وأدوات الدردشة والاجتماعات مثل Slack أو Google Hangouts أو Microsoft Teams لتسهيل التواصل.
- تشجيع الجميع على التفاعل والتواصل مع الآخرين بصدق وصراحة، بما في ذلك تقديم العون للآخرين وعدم الحرج عند طلب المساعدة.
- التأكد من معرفة الجميع بالأوقات المحددة للاستجابة للأنواع المختلفة من الاتصالات، مثل عند إرسال سؤال سريع من قبل أحد الأشخاص، قد لا يتطلب ردًا سريعًا لكن عند حدوث مشكلة يجب إجراء معالجة سريعة لها.
- وضع بروتوكولات تصعيد عند انقطاع الاتصال، حيث قد يساعد وضع خطة توضح خطوات معالجة مشكلة ما، وإعادة الجميع إلى الطريق الصحيح في بعض حالات التواصل غير فعال.
- التحقق المستمر من مدى راحة الموظفين مع استراتيجيات الاتصال المستخدمة لإجراء أي تعديلات مطلوبة عليها.
- استخدام الأدوات المتاحة:
يوجد اليوم أدوات وتطبيقات لكل مرحلة من مراحل العمل، بدءًا من الاتصالات إلى إدارة المهام والتصميم والنماذج الأولية، يفيد استخدام التطبيق المناسب لكل مرحلة في زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت وتخفيف الصداع من إجراءات تتبع تنفيذ المهام يدويًا.
على سبيل المثال، عند العمل مع فريق عمل تتيح الأداة Asana إنشاء وتعيين المهام مع مشاركة الملفات والتواصل فيما بينهم في الوقت الفعلي، وكذلك عند العمل على مشروع تصميمي قد يكون استخدام تطبيق Sketch أفضل من برنامج Photoshop للميزات العديدة التي يقدمها.
تفيد الأدوات في التخلص من التخمين خلال تنفيذ العمليات وتساعد في التحرك للأمام بسرعة وكفاءة أكثر، الأمثلة على الأدوات التي يمكن استخدامها كثيرة ومنها: Adobe Photoshop وAdobe Illustrator وInVision وTrello وغيرها الكثير.
- مراجعة سير العمل باستمرار:
الإدارة الناجحة هي التي تبقى في حالة بحث مستمر عن تحسينات أخرى، وهذا يجب تطبيقه أيضًا على سير العمل، يجب تحليل ومراجعة العملية بشكل دائم للتأكد من فعاليتها، هل يوجد أي خطوات يمكن تجميعها أو إلغاءها؟ هل يوجد أي مهام قابلة للأتمتة؟ هل يمكن تبسيط أي عملية؟ جميعها أسئلة تستحق الاستكشاف.
من الطرق المناسبة لضمان البقاء في حالة مراجعة وتحديث مستمر هو تحديد يوم محدد من كل أسبوع لإجراء البحث عن أي جديد والعمل على تحديث أي شيء يحتاج لذلك، يضمن ذلك سلاسة أكثر في تشغيل العمليات.
ختامًا،
هذه كانت أهم نصائح واستراتيجيات اﻟﻌﻤﻞ التي من شأنها رفع الكفاءة والإنتاجية فيما إذا نفذت بالشكل الصحيح، للمزيد من الأفكار في مجال الإدارة إليك تدريب إدارة المكاتب أونلاين.
