7 حيل حول كيفية كتابة تقرير احترافي
نُشِر في Jun 29, 2022 at 10:06 PM
تعد الطريقة الجيدة في كتابة تقرير احترافي "Professional Report" واحدة من أساسيات العمل ضمن مختلف أنواع الوظائف في الشركات والمؤسسات والقطاعات الحكومية أو الجامعية التي تحتاج بشكل دائم إلى كتابة تقارير ذات كفاءة عالية حول المواضيع المتعلقة بالعمل.
فالتقرير الجيد والاحترافي هو عبارة عن محتوى يُلخص أهم الأفكار حول موضوع أو حدث أو مشكلة ما، وذلك من خلال كتابة تقرير احترافي يوصل المعلومة بشكل جيد وسلس من قبل موظف الشركة، وهو ليس بالأمر الصعب، كما أنه ليس بهذه السهولة أيضًا.
فهناك بعض النماذج والحيل الأساسية ستجدها في هذا المقال، تعلمك كيفية كتابة التقارير بشكل احترافي في أي مجالٍ كان، بالإضافة إلى خطوات تجعل تقريرك مفهوم بطريقة أفضل وجاهزًا للتقديم.
ما هو التقرير الاحترافي؟
بدايةً، هناك العديد من التعاريف للتقرير بشكل عام، ولكن يمكن القول بأنه سرد لكتابة أو شرح لموضوع ما أو مشكلة معينة سواء كان ذلك في في شركة، محكمة قانونية، مدرسة، جامعة، وغيرها من مؤسسات القطاع العام والخاص.
وهي عادةً ما تكون مستندات رسمية يقدمها الموظف أو المسؤول عن هذا الحدث، بهدف تعزيز تطوير الموظفين في العمل، بحيث يجب أن تحتوي هذه المستندات على كل من تحليل تفاصيل الحدث، تقييمات إحصائية، تحليلات، تفسيرات، تنبؤات ونصائح.
وعلى الرغم من أنها تتطلب سرد تفاصيل الحدث وبعض التفسيرات المتعلقة به وجميع ما ذُكر أعلاه، إلا أن التركيز الأكبر والأهم هو حول محتويات الحقائق التي تتعلق به ليصبح هدف التقرير مفهومًا، وذلك عن طريق كتابة تقرير احترافي بالفعل.
كيفية كتابة تقرير احترافي
إن عملية كتابة تقرير احترافي هي مثل ملء نموذج، بحيث يتم إعداد وتصميم العناوين الفرعية والتنسيقات بطريقة احترافية، بالإضافة إلى تحديد الهدف من هذه المعلومات.
مع الأخذ بعين الاعتبار أهمية كل من الشروط المرجعية، الهيكل الأساسي للتقرير، اختصار أهم معلومات التقرير، اقتراح نصائح، استخدام مهارات الكتابة وتحليل وذكر ما هي الأهداف وراء جميع هذه البيانات التي ستُقدم للباحث.
وأهم ما يجب وجوده في هذا التقرير هو أن يحتوي على جدول محتويات وعناوين فرعية لكل موضوع، وذلك ليسهل على القارئ مهمة معرفة عما يدور الموضوع حوله عند كتابة تقرير المعلومات هذا.
أهم الحيل حول كتابة تقرير احترافي
من الضروري معرفة أهم الخطوات والحيل عند كتابة جميع أنواع التقارير للحصول على النتائج الجيدة المطلوب، مثل ملء نموذج عمل جاهز يعكس الأفكار والمواضيع، ويحتوي على أهم ما يتطلبه أي تقرير احترافي، فما هي هذه الحيل؟
1. خطّط قبل أن تكتب
قبل أن تبدأ بكتابة تقرير ما، قم بعمل أبرز الأبحاث حول المواضيع والمشاكل التي سوف تطرحها من خلاله، عن طريق البحث عن موسوعة كاملة مثلًا حول الموضوع، مما يفيد في كتابة تقرير شامل أيضًا.
وقد يتضمن هذا البحث إجراء مقابلة مع بعض الأشخاص أو حتى إجراء بعض التجارب، فمن المهم أن تخطط وترسم أفكارك قبل أن تبدأ كتابة تقرير احترافي لأن الكتابة العشوائية قد تجعل منه تقرير غير احترافي أو غير منظم.
2. حدد هيكل الكتابة
قم بتحديد النموذج أو الشكل الخارجي للتقرير، من أجل تنظيم أفكارك عند كتابته، وذلك عن طريق استخدام العناوين الفرعية وتقسيم الأمور الأساسية به، وجعلها على هيئة ملف واضح احترافي وسلس يفهمه القارئ بدون تعقيدات.
يمكنك أولًا تصميم وكتابة الأساسيات من أجل إنشاء الهيكل الخارجي ليصبح واضحًا للقارئ، كما يمكنك وضع أكثر من قسم في التقرير وتنظيمه بشكل احترافي.
3. ركز على الهدف
خلال كتابتك لتقرير ما، استمر بسؤال نفسك ما هي أهمية كتابتك له، ما هو الهدف من كتابته، وما الذي عليك إبرازه أكثر ليصبح تقريرًا عالي الدقة، مع كيفية القيام بذلك.
حيث أن التحضير المسبق والتركيز على الهدف الرئيسي باستمرار، يساعد على تعريف عناصر ونقاط التقرير للقارئ بشكل سليم ومميز.
4. استخدم لغة واضحة ومفهومة
إن اللغة المفهومة والكلمات البسيطة تساعد الكاتب على كتابة تقرير احترافي خالي من الأخطاء اللغوية أو الكتابية، وتساعد أيضًا القارئ على فهمه لهذا التقرير دون تعقيدات ببعض المفاهيم المطلوبة والمحددة ضمن التقرير.
حيث أن الفقرات المكتوبة بطريقة جيدة تعتبر من الأساسيات التي تُعبر عن مدى فن واحترافية الكاتب ومدى اتباعه للقواعد، مع اتباع آلية عرض المفاهيم والمواضيع المطروحة واحترافيته في ذلك.
5. استخدام المعايير الأساسية عند كتابة تقرير احترافي
تكمن المعايير الأساسية في كتابة تقرير احترافي لشركة أو مؤسسة ما مثل:
- تقسيم التقرير إلى عناوين أساسية وفرعية.
- ألا يزيد طول الفقرات عن خمس جمل.
- أن يحتوي على مقدمة تتحدث عن الفكرة الرئيسية من التقرير.
- توضيح الأفكار في العرض، وإضافة معلومات وبيانات داعمة لها.
- كتابة خاتمة مع بعض الاقتراحات والنصائح.
6. اتبع القواعد التحريرية في الكتابة
هناك أيضًا بعض القواعد التي تساعدك على كتابة تقرير احترافي، تكمن في استخدام الكتابة الإبداعية التي تجعل التقارير قابلة للقراءة بشكل أفضل، على سبيل المثال أن تجعل الجمل قصيرة وذات معلومات قيمة في نفس الوقت.
وأن تلتزم بوضع علامات الترقيم بالأماكن الصحيحة، واستخدام جمل الربط والكلمات الانتقالية، مع تجنب استخدام المبني للمجهول بشكل مبالغ فيه، وغيرها من هذه القواعد.
7. مراجعة وتحرير التقرير
بعد أن تنتهي من كتابة التقرير، قم بقراءته مرة أخرى لتتأكد ما إذا كان هناك أي أخطاءً إملائية أو نحوية، وما إذا كان التقرير مختصرًا وسهل القراءة أم لا.
وتأكد من أن جميع النقاط والأفكار مرتبطة ببعضها ومدعومة بالأدلة والبيانات التي تثبت حقيقتها ومن مراجع موثوقة، وأن التقرير حصل على هدفه النهائي الذي يحتاج إليه القارئ.
وإذا أردت المزيد من الحيل والنصائح حول كيفية كتابة تقرير احترافي وتحقيق أفضل النتائج سواء لقطاع حكومي أم جامعة أو أي مجال آخر، ننصحك بحضور دورات إدارة الأعمال في لندن التي سوف تطلعك على أهمها.
